Configurer et utiliser le rôle de commentateur dans les flux de travail au niveau entreprise

Le rôle de commentateur permet aux personnes assignées de fournir des commentaires, des pièces jointes et des annotations sur une étape du flux de travail sans sélectionner de statut de décision formel (tel que Approuver ou Rejeter). Cela garantit que les contributions consultatives critiques sont saisies directement dans le flux de travail Procore sans attribuer la responsabilité de la prise de décision aux réviseurs consultatifs.

• Pour l’administration des modèles : autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Niveau entreprise Flux de travail.

• Pour la modification du flux de travail à la volée : autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil parent ou droits de gestionnaire de flux de travail désignés.

• Exigences du rôle : Chaque étape du flux de travail doit avoir au moins un intervenant affecté. Une étape ne peut pas être entièrement composée de commentateurs.

• Progression du flux de travail :

  • Sur les étapes de décision de plusieurs intervenants , les commentateurs requis doivent soumettre leur contribution avant que l’étape puisse avancer, bien que leurs commentaires n’affectent pas le routage directionnel.

  • Sur les étapes du premier intervenant décide , les commentateurs sont facultatifs par définition, et l’étape avance dès que le premier intervenant soumet une décision.

• Affectation à double rôle : Si vous êtes assigné à une étape à la fois en tant que répondant et en tant que commentateur dans différents rôles, l’affectation de répondant est prioritaire. La soumission d’une seule réponse satisfait aux deux tâches.

• Suivi des tâches : les commentateurs requis voient les tâches de flux de travail en attente dans leur liste Web Mes éléments ouverts. Facultatif : les commentateurs ne voient pas les tâches en attente dans Mes éléments ouverts.

• Outils pris en charge : Paiements, Budget, Gestion documentaire, Facturation, Contrats principaux, Engagements (ordres de changement à un seul niveau, ordres de changement potentiels) et coûts directs.

Ajouter un rôle de commentateur à un modèle de flux de travail

1. Accédez à l’outil Flux de travail au niveau entreprise.

2. Cliquez sur Modifier à côté du modèle de flux de travail que vous souhaitez modifier. 

3. Sélectionnez l’étape de réponse cible. Le panneau « Étape de réponse » s’ouvre sur le côté de l’écran.

4. Cliquez sur Gérer les personnes assignées. Le panneau Gérer les personnes assignées s’ouvre.

5. Ajoutez ou sélectionnez un rôle de personne assignée, puis configurez le rôle de commentateur en fonction du type de décision d’étape :

   • Pour plusieurs intervenants, décidez des étapes : Sélectionnez Tous les membres, Au moins un membre ou Aucun membre dans le menu déroulant Type sous la section Commentateur. Ceux-ci obtiendront l’autorisation de commenter en conséquence.

   • Pour les étapes à suivre par le premier intervenant : Cochez la case à cocher Commentaire uniquement à côté du rôle de la personne assignée. Le rôle sélectionné est mis à jour pour désigner ses membres en tant que commentateurs.

Remarque : Un commentateur ne peut pas déplacer ou acheminer un flux de travail vers une autre étape. Si une étape nécessite l’intervention d’un commentateur, le flux de travail s’interrompt automatiquement jusqu’à ce que cette entrée soit fournie. 

1. Vérifiez qu’au moins un rôle assigné reste défini en tant que répondeur. Le modèle satisfait à la règle exigeant au moins un décideur par étape.

2. Cliquez sur Enregistrer les modifications. La fenêtre se ferme et vos mises à jour s’appliquent au canevas visuel.

3. Cliquez sur Enregistrer et publier.

Remarque : L’historique du flux de travail affiche une icône distincte pour les intervenants et une étiquette distincte pour les commentateurs. En fonction des exigences de réponse, la visibilité de l’historique du flux de travail change. Par exemple, si tous les membres ou au moins un membre doivent répondre en tant que commentateurs. 

Gérer les commentateurs sur un flux de travail en cours

1. Accédez au flux de travail actif.

2. Ouvrez le panneau latéral Flux de travail et cliquez sur les points de suspension verticaux. 

3. Sélectionnez Gérer les personnes assignées. La fenêtre Gérer les personnes assignées s’ouvre.

4. Effectuez l’une des actions suivantes selon vos besoins :

   • Changer le type d’un rôle existant entre Répondeur et Commentateur.

   • Ajoutez des utilisateurs individuels en tant que commentateurs dans la section « Personnes assignées supplémentaires ». Les affectations d’utilisateur ou de rôle mises à jour sont répertoriées dans la fenêtre.

5. Cliquez sur Enregistrer les modifications. La fenêtre se ferme et un e-mail de notification est automatiquement envoyé à tous les commentateurs nouvellement assignés. 

Envoyer des commentaires en tant que commentateur sur le Web

1. Accédez à l’élément ou ouvrez la tâche à partir de Mes éléments ouverts. Les détails de l’élément et le formulaire de réponse du flux de travail s’affichent. Le menu déroulant Statut/Réponse de décision est masqué.

2. Saisissez vos commentaires dans le champ « Commentaires ». Votre texte apparaît dans la zone de saisie de commentaire.

3. Facultatif : Chargez des fichiers ou ajoutez des annotations à l’aide de la superficie « Joindre un fichier ». Les fichiers joints ou les documents annotés apparaissent répertoriés dans la section Pièces jointes.

4. Cliquez sur Soumettre. Vos dossiers de soumission. Une nouvelle saisie étiquetée avec votre rôle apparaît dans le panneau Historique du flux de travail, et les commentateurs requis verront l’élément effacé de leur liste Mes éléments ouverts.