How do I use tags with expiration dates in Resource Planning?

Tags are specific criteria that can be created and added to both people and projects in Resource Planning. For people, tags can store expiration dates which can help track when actions need to be taken, such as when a person needs to attend a training or update a certification. Common tags include.

You can configure notification profiles to receive alerts about tags that are expiring, or track expiration dates using the Tags Requiring Action Report.

To use tags with expiration dates, follow these steps:

1. Configure Tags for Resource Planning

2. Assign Tags to People

3. Configure and Assign Notification Profiles

4. Assign Notification Profiles to People

5. Export the Tags Requiring Action Report

1. Configure Tags for Resource Planning

First, create the tags that you want to track. When configuring the tag, mark the checkbox to track the expiration date and enter a number of days to be warned ahead of the tag expiring.

1. Acesse a ferramenta Planejamento de recursos de nível de empresa.

2. Clique no ícone Configurar definições .

3. Clique em Tags.

4. Opcional: Para agrupar tags em categorias, clique no botão Agrupar tags em categorias? alterne para ATIVADO.

   1. Para criar uma nova categoria de tag, clique em Novo na seção "Categorias".

   2. Insira o nome da categoria.

   3. Clique em Salvar.

5. Na seção Marcas, clique em Novo.

6. Configure sua tag com as seguintes propriedades:

   1. Nome. Digite o nome da tag.

   2. Cor. Insira a cor da tag.

   3. Exigir data de validade. Marque essa caixa de verificação se a tag exigir um data de vencimento.
      Nota: Se precisar de um data de vencimento, será necessário adicionar o data de vencimento ao adicionar a tag ao perfil de uma pessoa. Isso é comumente usado para rastrear as certificações de uma pessoa. Para obter mais informações, consulte

   4. # Dias de aviso antes do vencimento. Insira o número de dias com antecedência com que a pessoa será notificada quando sua tag expirar.

   5. Globalmente acessível a todos os grupos. Marque essa caixa de verificação se quiser disponibilizá-la em todos os grupos. Consulte Configurar grupos para planejamento de recursos.

   6. Grupos. Se você optar por não disponibilizar a tag para todos os grupos, selecione quais grupos devem ter acesso à tag.

   7. Abreviações (5 caracteres). Insira a abreviação da tag.

   8. Categorias. Se você optar por categorizar suas tags, selecione as categorias nas quais a tag deve aparecer.

7. Clique em Salvar.

2. Assign Tags to People

Next, assign the tag to people and enter the expiration date. The expiration date could be the date by which a person needs to take a class, or the date that their certification is expiring.

Você pode executar as seguintes ações nas seguintes ferramentas:

• Planejamento de Recursos

  • Adicionar tags para pessoas

  • Editar tags para pessoas

  • Editar tags em massa para pessoas

  • Remover tags para pessoas

• Diretório da Empresa

  • Adicionar tags para pessoas

  • Editar tags para pessoas

  • Remover tags para pessoas

Gerenciar tags da ferramenta Planejamento de recursos

Adicionar tags para pessoas

1. Acesse a ferramenta Planejamento de recursos de nível de empresa.

2. Clique em Pessoas e selecione Lista de pessoas.

3. Clique no nome da pessoa.

4. Na guia "Visão geral", localize a seção "Tags".

5. Clique em Adicionar tags.

6. Selecione as tags.

   1. Se a tag exigir um data de vencimento, adicione a Data de vencimento.
      Nota: Isso é comumente usado ao adicionar tags para certificações.

7. Opcional: Clique em Carregar arquivo para adicionar anexos, por exemplo, prova de certificação.

8. Clique em Salvar.

Editar tags para pessoas

1. Acesse a ferramenta Planejamento de recursos de nível de empresa.

2. Clique em Pessoas e selecione Lista de pessoas.

3. Clique no nome da pessoa.

4. Na guia "Visão geral", localize a seção "Tags".

5. Clique no ícone editar .

6. Atualize as informações da tag.

7. Clique em Salvar.

Editar tags em massa para pessoas

1. Acesse a ferramenta Planejamento de recursos de nível de empresa.

2. Clique em Pessoas e selecione Lista de pessoas.

3. Marque as caixas de seleção dos usuários que deseja editar.

4. Clique no ícone editar .

5. Selecione a tag .

6. Se solicitado, adicione o data de vencimento.

7. Clique em Salvar.

Remover tags para pessoas

1. Acesse a ferramenta Planejamento de recursos de nível de empresa.

2. Clique em Pessoas e selecione Lista de pessoas.

3. Clique no nome da pessoa.

4. Na guia "Visão geral", localize a seção "Tags".

5. Clique em Adicionar tags.

6. Clique no ícone excluir .

7. Clique em Excluir para confirmar.

Gerenciar tags da ferramenta Diretório da empresa

Adicionar tags para pessoas da ferramenta Diretório da empresa

1. Acesse a ferramenta Diretório de nível de empresa.

2. Clique na guia Usuários .

3. Opcional: clique em Adicionar filtro e selecione Planejamento de recursos.

4. Clique em Visualizar ao lado do nome da pessoa.

5. Clique na guia Planejamento de recursos .

6. Clique em Adicionar tags na seção "Tags".

7. Selecione as tags.

   1. Se a tag exigir um data de vencimento, adicione a Data de vencimento.
      Nota: Isso é comumente usado ao adicionar tags para certificações.

8. Opcional: Clique em Carregar arquivo para adicionar anexos, por exemplo, prova de certificação.

9. Clique em Salvar.

Editar tags para pessoas da ferramenta Diretório da empresa

1. Acesse a ferramenta Diretório de nível de empresa.

2. Clique na guia Usuários .

3. Opcional: clique em Adicionar filtro e selecione Planejamento de recursos.

4. Clique em Visualizar ao lado do nome da pessoa.

5. Clique na guia Planejamento de recursos .

6. Clique no ícone de edição ao lado da tag na seção "Tags".

7. Atualize as informações da tag.

8. Clique em Salvar.

Remover tags de pessoas da ferramenta Diretório da empresa

1. Acesse a ferramenta Diretório de nível de empresa.

2. Clique na guia Usuários .

3. Opcional: clique em Adicionar filtro e selecione Planejamento de recursos.

4. Clique em Visualizar ao lado do nome da pessoa.

5. Clique na guia Planejamento de recursos .

6. Clique no ícone excluir ao lado da tag na seção "Tags".

7. Clique em Excluir para confirmar.

3. Configure and Assign Notification Profiles

To receive alerts about expiring tags, create or update an existing notification profile and assign that profile to the users that should receive the alerts.Note: Users can only have one notification profile at a time.

1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.

2. Click the Configure Settings icon.

3. Select Notification Profiles.

4. Click New.

5. Enter the Name of the notification profile.

6. Select the desired notifications about tags that the user should receive:

   • People in User's Groups. These notifications are sent about people that are in the user's groups.

   • Applied Tag Warning. Move the toggle to the ON position to send notifications when a person's tag is within the warning range of expiring.

   • Applied Tag Expiring. Move the toggle to the ON position to send notifications the day that a person's tag expires.

7. Click Save.

4. Assign Notification Profiles to People

After you configure the Notification Profile, assign it to the user that should receive the alert. See Edit People in Resource Planning.

5. Export the Tags Requiring Action Report

To see a report of tags that are expired or within their warning window, you can export the Tags Requiring Action report.

1. Acesse a ferramenta Planejamento de recursos de nível de empresa.

2. Clique em Relatórios e selecione Tags que precisam de ação.

3. Na lista suspensa, escolha a Categoria das tags.

4. Marque as caixas de seleção das Tags a serem incluídas no relatório.
   Nota: Você só pode escolher tags configuradas com um data de vencimento.

5. Configure seu relatório com as seguintes opções:

   • Para "Incluir tags que não expiraram, mas estão dentro do intervalo de aviso", mova o seletor para a posição ATIVADO.
     Nota: Se essa alternância estiver DESATIVADA, apenas as tags expiradas serão incluídas no relatório.

   • Para "Mostrar número do funcionário", mova o seletor para a posição ATIVADO.

   • Para "Mostrar cargo do funcionário", mova o seletor para a posição ATIVADO.

   • Selecione se deseja exibir a tag por Nome, Abreviação ou Ambos.

   • Para "Mostrar data de vencimento", mova o seletor para a posição ATIVADO.

   • Para "Mostrar tempo até a expiração", mova o seletor para a posição ATIVADO.

6. Clique no ícone de exportação e selecione para fazer download de um CSV ou PDF.

   • Se estiver exportando um PDF, selecione a orientação da página e o tamanho do papel.

7. Clique em Exportar CSV ou Exportar PDF.