Por que e como crio uma descrição personalizada de código de orçamento para as ferramentas Finanças do Projeto do Procore?

Fundo

O recurso "Criar código de orçamento" nas ferramentas Finanças do Projeto do Procore permite que sua equipe crie descrições personalizadas de código de orçamento para atender a diferentes casos de uso. Alguns exemplos incluem:

  • Capturar detalhes granulares sobre um único código de orçamento

  • Melhorar a legibilidade das descrições de seus códigos de orçamento

  • Encurtar as descrições de código de orçamento para economizar espaço

Para saber como criar descrições personalizadas de código de orçamento, consulte a resposta abaixo.

Capturar detalhes granulares sobre um único código de orçamento

Se quiser capturar detalhes mais granulares sobre um único código de orçamento, veja este exemplo.

Example

Let's assume your Procore project is using only the default segment items in Procore's Work Breakdown Structure (WBS). In the 'Cost Code' segment, which is based on the CSI ), there is an existing cost code segment item for contingencies (17-010 - Contingency). While the money in your contingency fund comes from the same budget code, it is important for your team to ensure that your coding system accurately records and tracks the following:

  • When the budget code for a financial line item is associated with an allowance
    An allowance is an amount included in a contract sum to cover the costs of any items not specified in the contract.

  • When the budget code for a financial line item is associated with a contingency
    A contingency is an amount set aside in a contract to cover the costs of any additions to the scope of work due to unknown risk factors.

To address this scenario, you can use Procore's custom budget code description option to create two (2) descriptions for a single budget code. This allows your team to distinguish between the budget code is used for an allowance versus when its used for a contingency. In the illustration below:

  • The budget code is: F1.17-010.M

  • The custom budget code description is: Floor1.Allowance.Materials

  • The default budget code description is: Floor1.Contingency.Materials

You can also create additional budget code descriptions for each budget code to suit your organizations specific needs.

allowance-vs-contingency-custom-budget-code.png

Melhorar a legibilidade das descrições de seus códigos de orçamento

Ao criar segmentos usando o do Procore, é importante observar que os segmentos estratificados são delimitados por um traço (-) e os segmentos são delimitados por um ponto (.) por padrão. Alguns clientes do Procore preferem usar códigos de orçamento delimitados com espaços (ou caracteres diferentes) para simplificar as descrições e melhorar a legibilidade.

Example

Using the same example as above, you can also use Procore's custom budget code description option to simplify and improve readability of your budget codes. This can improve readability of your budget codes, as shown in the illustration below:

  • The budget code is: F1.17-010.M

  • The custom budget code description is: Flr 1 Materials Allowance

  • The custom budget code description is: Flr 1 Materials Contingency

The illustration below shows you how the custom descriptions can improve readability.

custom-budget-code-description-readable.png

Encurtar as descrições de código de orçamento para economizar espaço

Se quiser encurtar as descrições do código de orçamento para economizar espaço na interface do usuário e em seus relatórios, veja este exemplo.

Example

In this example, let's assume your Procore project is also using the default segment items in Procore's Work Breakdown Structure (WBS). However, you want the budget code descriptions to be shorter than the default length.

To address this scenario, you would create custom budget codes for any codes that you wanted to shorten. For example:

  • The budget code is: F1.07-015.SVC

  • The default custom budget code description is: Floor1.Basic Thermal and Moisture Protection Materials and Methods.Professional Services

  • The shortened budget code description that you would prefer to use instead is: F1.BTMPMM.ProServ

You can also create additional budget code descriptions for each budget code to suit your organizations specific needs. This illustration shows you the difference between two descriptions in the budget. The illustration below shows how shortening a budget code description conserves space. This also helps readers when generating reports.

shortened-custom-budget-code-description.png

Responder

Agora que você entende a utilidade das descrições personalizadas de código de orçamento, é possível usar dois (2) métodos para criá-las no Procore:

  • Com o recurso Criar código de orçamento no Finanças do Projeto

  • Com o aplicativo Procore Imports

Com o recurso "Criar código de orçamento" no Finanças do Projeto

Você pode adicionar uma descrição personalizada de código de orçamento ao usar o recurso "Criar código de orçamento" na ferramenta Finanças do Projeto do Procore. Ao criar o código, certifique-se de escolher o botão de opção Personalizado, conforme mostrado abaixo. Em seguida, digite a descrição personalizada na caixa de texto, conforme mostrado abaixo. Para obter instruções passo a passo, consulte Criar códigos de orçamento nas Ferramentas Finanças do Projeto do Procore.

Capturar detalhes granulares sobre um único código de orçamento Este exemplo mostra um único código de orçamento com uma descrição personalizada que diferencia quando o código é usado para um subsídio em um item de linha financeiro.

Melhorar a legibilidade das descrições de seus códigos de orçamento Este exemplo mostra como você pode usar descrições personalizadas de código de orçamento em nosso ambiente para simplificar seus códigos e melhorar a legibilidade.

Encurtar as descrições de código de orçamento para economizar espaço Este exemplo mostra um único código de orçamento com uma descrição personalizada que foi reduzida para economizar espaço na interface do usuário e nos relatórios.

custom-allowance-vs-contingency.png

create-budget-code-readable.png

custom-vs-concatenated-description.png

Com o recurso de importação na ferramenta Orçamento

Se você já tiver criado o estrutura de códigos de orçamento do ato e adicionado itens de linha de código de orçamento, poderá fazer download do modelo do Microsoft Excel na ferramenta Orçamento do seu projeto. Isso fornece uma lista de todos os itens de linha de código de orçamento existentes no seu projeto. Em seguida, basta abrir o modelo de orçamento no Microsoft Excel (ou outro programa de planilha terceiro) e atualizar as entradas existentes na coluna "Descrição".

  1. Acesse a ferramenta Orçamento do projeto.

  2. No menu Visualizar , selecione a visualização do orçamento. Neste exemplo, estamos trabalhando com a visualização "Orçamento padrão do Procore".

  3. No painel direito, em "Importar orçamento", clique no link Fazer download de modelo do Excel .

    import-budget-download-excel-template.png

    O Procore fará download de uma cópia do arquivo para o local de download do seu navegador Web.

  4. Abra o arquivo de modelo no Microsoft Excel (ou em um programa de planilha compatível).

  5. Localize a coluna "Descrição" na planilha.

     Note

    The position of the 'Description' column in the spreadsheet depends on the project's budget code structure and the budget view you selected in the 'View' menu. Each project can be different.

  6. Digite sobre os valores existentes na coluna "Descrição" da planilha. O exemplo abaixo mostra mais detalhes sobre como esse processo funciona.

    Example

    In this example, you can see that the budget code description has been circled. Notice how its being clipped in the 'Description' column of the Project level Budget tool? You can create a budget code description to shorten it.

    budget-line-before-in-app.png

    Below is an example of the corresponding row in the budget import template when viewed in a Microsoft Excel spreadshee. It shows the 'Description' column and the value we want to change.

    budget-excel-template-value-before.png

    Below is an example of the custom budget code description. It shows the 'Description' column and the new value that we entered.

    budget-excel-template-value-updated.png

    Below is an example of how the custom budget code description will appear in the the project's Budget tool, after your complete the steps and import the template.

    budget-line-item-updated.png

  7. Salve o arquivo de modelo.

  8. Em "Importar orçamento", clique no botão Escolher arquivo .

  9. Navegue até o arquivo de modelo que você salvou e selecione-o.

  10. Quando estiver pronto para continuar, clique em Importar.

  11. Na janela "Confirmar importação", clique em Confirmar importação.
    Um banner VERDE de sucesso aparecerá quando o processo de importação for concluído.

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