Overview
Hintergrund
Bei so vielen Möglichkeiten, Dokumente und Kommunikation digital auszutauschen, kann es schwierig sein, eine klare Aufzeichnung der Kommunikation für ein Projekt zu führen. Das manuelle Anhängen und Versenden von Dokumenten außerhalb von Procore per E-Mail erhöht das Risiko, auf veraltete Revisionen zu verweisen, und macht es schwierig, Mitteilungen zu finden und bei Bedarf darauf zurückzugreifen.
Das Korrespondenz-Tool von Procore dient als zentraler Ort für den Austausch von Projektdokumenten und die formelle Aufzeichnung der Kommunikation. Dokumentenmanagement-Dateien können direkt angehängt und in einem Korrespondenzelement aus dem Web oder dem Handy verknüpft werden, was einen einfachen Zugriff auf die Dokumente zusammen mit einem klaren Kommunikationsverlauf ermöglicht.
So funktioniert's
Wenn Sie irgendetwas im Zusammenhang mit Ihren Dokumenten verteilen oder besprechen müssen, können Sie das Korrespondenz-Tool von Procore verwenden, um Dokumente aus dem Dokumentenmanagement-Tool anzuhängen und zu teilen. Sie können z. B. einen Korrespondenztyp für Übermittlungen erstellen, um genehmigte Zeichnungspakete freizugeben.
Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten über einen Korrespondenzposten trägt dazu bei, dass ein formelles Aufzeichnungssystem über Procore geführt wird. Angehängte Dateien (keine Kopien) werden direkt aus dem Dokumentenmanagement-Tool verknüpft, was bedeutet, dass der vollständige Verlauf, der Kontext und die Berechtigungen für Dokumente erhalten bleiben.
Video
Bewährte Methoden
Bevor Sie Korrespondenzvorlagen für Ihr Projekt konfigurieren, sollten Sie Folgendes beachten:
Welche Arten von formeller Kommunikation über Bauunterlagen benötigt Ihr Projektteam und wann muss es diese möglicherweise herausgeben?
Sind Sie mit dem Korrespondenz-Tool vertraut? Wenn ja, wie nutzen Sie es heute und wie könnte sich das ändern, wenn Sie mit dem Dokumentenmanagement-Tool beginnen?
Wer soll die Mitteilungen versenden und verwalten?
Beachten Sie die Berechtigungen, die für das Korrespondenz-Tool erforderlich sind: Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für den Korrespondenztyp des Postens. ODER Berechtigungen der Stufe "Nur Lesen" für den Korrespondenztyp des Postens mit der granularen Berechtigung "Posten erstellen", die in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert ist.
Example
Let's consider M's Mechanical, a mechanical subcontractor who has successfully gained approval for a package of mechanical shop drawings. It's crucial for them to distribute this information to their field team. This ensures that all project members are well informed about the latest issued drawing and can work with the most current set of plans.
To accomplish this, M's Mechanical will create a new correspondence type in the Company level Admin tool for transmittals. After entering the details, they’ll assign this correspondence type to the project.
In the Correspondence tool, they’ll create a new correspondence item and select the Transmittal type. They’ll fill in the necessary information and attach the approved mechanical shop drawings.
After the correspondence has been created and issued, these newly approved drawings will be promptly distributed, via email, to every project team member who has the appropriate Document Management permissions. For example, correspondence assignees must have access to approved mechanical shop drawings to be able to access the attached documents.