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Fondo
Con tantas formas de compartir documentos y comunicaciones digitalmente, puede ser difícil mantener un registro claro de las comunicaciones de un proyecto. Adjuntar manualmente y enviar documentos por correo electrónico fuera de Procore aumenta el riesgo de hacer referencia a revisiones obsoletas y dificulta la búsqueda y consulta las comunicaciones cuando sea necesario.
La herramienta de correspondencia de Procore sirve como un lugar central para compartir documentos del proyecto y mantener un registro formal de la comunicación. Los archivos de administración de documentos se pueden adjuntar y vincular directamente en un ítem de correspondencia desde la web o el dispositivo móvil, lo que proporciona un fácil acceso a los documentos junto con un historial claro de comunicación.
Cómo funciona
Cuando necesite distribuir o discutir cualquier cosa relacionada con sus documentos, puede utilizar la herramienta de correspondencia de Procore para adjuntar y compartir documentos desde la herramienta de administración de documentos. Por ejemplo, puede crear un tipo de correspondencia para que los transmittals compartan paquetes de planos aprobados.
Compartir documentos a través de un ítem de correspondencia ayuda a garantizar que se mantenga un sistema formal de registro a través de Procore. Los archivos adjuntos (no las copias) se vinculan directamente desde la herramienta Administración de documentos, lo que significa que se conservan el historial completo, el contexto y los permisos de los documentos.
Vídeo
Prácticas recomendadas
Antes de configurar plantillas de correspondencia para su proyecto, tenga en cuenta lo siguiente:
¿Qué tipos de comunicaciones formales sobre documentos de construcción requiere su equipo del proyecto y cuándo podrían necesitar emitirlas?
¿Está familiarizado con la herramienta Correspondencias? Si es así, ¿cómo lo está usando hoy y cómo podría cambiar una vez que comience a usar la herramienta Administración de documentos?
¿Quién debe enviar y gestionar las comunicaciones?
Tenga en cuenta los permisos necesarios para la herramienta de correspondencia: permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del ítem. O Permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del ítem con el permiso granular "Crear ítem" habilitado en su plantilla de permisos.
Example
Let's consider M's Mechanical, a mechanical subcontractor who has successfully gained approval for a package of mechanical shop drawings. It's crucial for them to distribute this information to their field team. This ensures that all project members are well informed about the latest issued drawing and can work with the most current set of plans.
To accomplish this, M's Mechanical will create a new correspondence type in the Company level Admin tool for transmittals. After entering the details, they’ll assign this correspondence type to the project.
In the Correspondence tool, they’ll create a new correspondence item and select the Transmittal type. They’ll fill in the necessary information and attach the approved mechanical shop drawings.
After the correspondence has been created and issued, these newly approved drawings will be promptly distributed, via email, to every project team member who has the appropriate Document Management permissions. For example, correspondence assignees must have access to approved mechanical shop drawings to be able to access the attached documents.