Overview
Antecedentes
Con tantas formas de compartir documentos y comunicaciones digitalmente, puede ser difícil mantener un registro claro de las comunicaciones de un proyecto. Adjuntar y enviar documentos por correo electrónico manualmente fuera de Procore aumenta el riesgo de hacer referencia a revisiones desactualizadas y dificulta encontrar y consultar las comunicaciones cuando sea necesario.
La herramienta Correspondencia de Procore sirve como un lugar central para compartir documentos del proyecto y mantener un registro formal de la comunicación. Los archivos de gestión de documentos se pueden adjuntar y vincular directamente en un elemento de correspondencia desde la web o movil, que proporciona un fácil acceso a los documentos junto con un historial de comunicación claro.
Cómo funciona
Cuando necesite distribuir o discutir algo relacionado con sus documentos, puede usar la herramienta Correspondencia de Procore para adjuntar y compartir documentos desde la herramienta Gestión de documentos. Por ejemplo, puede crear un tipo de correspondencia para transmittals para compartir paquetes de planos aprobados.
Compartir documentos a través de un elemento de correspondencia ayuda a garantizar que se mantenga un sistema formal de registro a través de Procore. Los archivos adjuntos (no las copias) se vinculan directamente desde la herramienta Gestión de documentos, lo que significa que se conservan el historial completo, el contexto y los permisos de los documentos.
Vídeo
Mejores prácticas
Antes de configurar las plantillas de correspondencia para el proyecto, tenga en cuenta lo siguiente:
¿Qué tipos de comunicaciones formales sobre documentos de construcción requiere su equipo de proyecto y cuándo podrían tener que emitirlas?
¿Está familiarizado con la herramienta Correspondencia? En caso afirmativo, ¿cómo la utiliza actualmente y cómo podría cambiar eso una vez que empiece a utilizar la herramienta Gestión de documentos?
¿Quién debe enviar y gestionar las comunicaciones?
Tenga en cuenta los permisos necesarios para la herramienta Correspondencia: Permisos de nivel estándar o superiores en el tipo de correspondencia del elemento. O BIEN Permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del elemento con el permiso pormenorizado "Crear elemento" habilitado en su plantilla de permisos.
Example
Let's consider M's Mechanical, a mechanical subcontractor who has successfully gained approval for a package of mechanical shop drawings. It's crucial for them to distribute this information to their field team. This ensures that all project members are well informed about the latest issued drawing and can work with the most current set of plans.
To accomplish this, M's Mechanical will create a new correspondence type in the Company level Admin tool for transmittals. After entering the details, they’ll assign this correspondence type to the project.
In the Correspondence tool, they’ll create a new correspondence item and select the Transmittal type. They’ll fill in the necessary information and attach the approved mechanical shop drawings.
After the correspondence has been created and issued, these newly approved drawings will be promptly distributed, via email, to every project team member who has the appropriate Document Management permissions. For example, correspondence assignees must have access to approved mechanical shop drawings to be able to access the attached documents.