Overview
Contexte
Avec autant de façons de partager des documents et des communications par voie numérique, il peut être difficile de conserver une trace claire des communications d’un projet. Le fait de joindre manuellement et d’envoyer des documents par courriel en dehors de Procore augmente le risque de référencer des révisions obsolètes et rend difficile la recherche et la référence aux communications en cas de besoin.
L’outil Correspondance de Procore sert d’endroit central pour partager les documents du projet et maintenir un registre formel des communications. Les fichiers de gestion de documents peuvent être directement joints et liés dans un item de correspondance à partir du Web ou d’un mobile, ce qui permet un accès facile aux documents ainsi qu’un historique clair de la communication.
Comment cela fonctionne-t-il?
Lorsque vous avez besoin de distribuer ou de discuter de tout ce qui concerne vos documents, vous pouvez utiliser l’outil Correspondance de Procore pour joindre et partager des documents à partir de l’outil de gestion de documents. Par exemple, vous pouvez créer un type de correspondance pour les transmissions afin de partager des paquets de plans approuvés.
Le partage de documents par le biais d’un item de correspondance permet de garantir qu’un système d’enregistrement formel est conservé par Procore. Les fichiers joints (et non les copies) sont liés directement à partir de l’outil de gestion de documents, ce qui signifie que l’historique complet, le contexte et les autorisations des documents sont préservés.
Vidéo
Meilleures pratiques
Avant de configurer des modèles de correspondance pour votre projet, tenez compte des points suivants :
De quels types de communications formelles sur les documents de construction votre équipe de projet a-t-elle besoin, et quand pourrait-elle avoir besoin de les émettre?
Connaissez-vous l’outil Correspondance? Si oui, comment l’utilisez-vous aujourd’hui et comment cela pourrait-il changer une fois que vous commencerez à utiliser l’outil de gestion de documents?
Qui doit envoyer et gérer les communications?
Tenez compte des permissions requises pour l’outil Correspondance : permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur le type de correspondance de l’item. OU Permissions de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l’item avec la permission granulaire « Créer un item » activée sur votre modèle de permissions.
Example
Let's consider M's Mechanical, a mechanical subcontractor who has successfully gained approval for a package of mechanical shop drawings. It's crucial for them to distribute this information to their field team. This ensures that all project members are well informed about the latest issued drawing and can work with the most current set of plans.
To accomplish this, M's Mechanical will create a new correspondence type in the Company level Admin tool for transmittals. After entering the details, they’ll assign this correspondence type to the project.
In the Correspondence tool, they’ll create a new correspondence item and select the Transmittal type. They’ll fill in the necessary information and attach the approved mechanical shop drawings.
After the correspondence has been created and issued, these newly approved drawings will be promptly distributed, via email, to every project team member who has the appropriate Document Management permissions. For example, correspondence assignees must have access to approved mechanical shop drawings to be able to access the attached documents.