L’outil de gestion de documents est disponible dans certains pays. Il n’est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre point de contact Procore.
L’outil de gestion de documents de Procore permet aux utilisateurs d’organiser, d’accéder, de collaborer, d’approuver et de gérer les autorisations pour les documents tout au long du cycle de vie de la construction. Voir Gestion de documents, Gestion de documents (iOS) et Gestion de documents (Android).
Vous trouverez ci-dessous une liste de FAQ générales pour la version limitée (bêta) de l’outil de gestion de documents. Pour des articles plus détaillés, consultez l’onglet FAQ .
Bien que l’outil Documents original de Procore soit toujours largement salué dans l’industrie pour sa capacité à servir plusieurs parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet, les besoins des clients de Procore évoluent rapidement. Certains de ces besoins sont motivés par des exigences réglementaires telles que les normes ISO 19650 et 9001. D’autres besoins sont motivés par le désir d’optimiser les flux de travail pour faciliter l’accès à l’information et la collaboration avec celle-ci.
L’objectif de cette nouvelle solution est non seulement de répondre aux besoins des clients en matière de conformité et de flux de travail, mais aussi de le faire d’une manière entièrement intégrée à la plateforme et aux outils de Procore. Cela permettra aux clients de véritablement gérer leurs informations tout au long du cycle de vie du projet, de la pré-construction à la clôture.
Pour une comparaison des deux outils, voir Quelle est la différence entre les outils « Documents » et « Gestion de documents » dans Procore ?
Les utilisateurs mobiles peuvent afficher les documents approuvés dans l’outil de gestion de documents sur les applications mobiles Procore pour iOS et Android. Vous pouvez restreindre leur accès aux seuls documents approuvés. Lorsqu’un utilisateur ouvre un document pour l’afficher, celui-ci est téléchargé sur son appareil à ce moment-là.
Seules les personnes assignées du flux de travail peuvent ajouter une annotation à un .pdf Document. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents.
Les dossiers ne sont pas pris en charge dans l’outil de gestion de documents, car ils peuvent augmenter le risque qu’un document perde sa source unique de vérité.
Pour organiser les fichiers de manière visuelle similaire à celle des dossiers, vous pouvez créer des « vues enregistrées » qui permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques. Voir Créer une vue enregistrée dans l’outil Gestion de documents. Contrairement aux dossiers traditionnels, les vues enregistrées affichent automatiquement les documents pertinents en fonction des filtres appliqués et des autorisations de document, tout en préservant une source unique de vérité pour chaque document.
Vous pouvez créer des « vues sauvegardées » personnalisées pour accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques à tout moment. Voir Créer une vue enregistrée dans l’outil Gestion de documents. Tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres vues personnelles, et les utilisateurs disposant d’autorisations « Admin » dans l’outil de gestion de documents peuvent créer des vues que tous les membres du projet pourront utiliser.
Outre les vues enregistrées, il existe également plusieurs façons de parcourir vos documents :
Appliquez des filtres et triez les résultats. Vous pouvez même filtrer par « Moi » pour voir les documents que vous avez créés ou mis à jour. Voir Rechercher et filtrer des documents dans l’outil de gestion de documents.
Afficher, masquer ou réorganiser n’importe quelle colonne de données. Voir Configurer votre affichage dans l’outil de gestion de documents.
Les utilisateurs assignés à une étape du flux de travail d’approbation seront avertis par e-mail lorsque ce sera leur tour d’approuver un document. En outre, les administrateurs de l’outil Gestion de documents peuvent choisir d’informer des individus ou des groupes de distribution des nouveaux documents dans l’onglet Chargements ou lorsque quelqu’un charge une nouvelle révision de document qui répond à des critères d’affichage enregistrés particuliers. Par exemple, informez une équipe lorsque quelqu’un charge une nouvelle version d’un plan électrique approuvé. Les destinataires cliquent sur un lien dans la notification par e-mail pour afficher efficacement le plan mis à jour.
Oui, les administrateurs et les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent afficher toutes les modifications apportées aux attributs et aux métadonnées d’un document, ainsi que la date à laquelle ces modifications ont eu lieu. Voir Afficher l’historique des changements des documents dans l’outil Gestion de documents.
Oui, vous pouvez ouvrir des fichiers de gestion de documents dans l’outil Plans. Au lieu de faire passer le même document par le processus de chargement complet dans les deux outils, faites-le une seule fois dans l’outil de gestion de documents. Ensuite, à partir du sélecteur de fichiers de l’outil Plans, recherchez ce document et importez-le rapidement avec toutes les métadonnées jointes. Pour en savoir plus, consultez Que se passe-t-il lorsque j’importe un fichier de gestion de documents dans l’outil Plans ?
Bien qu’il n’y ait pas encore d’intégrations avec des applications tierces, nous travaillerons en étroite collaboration avec nos partenaires tiers pour créer de nouvelles intégrations avec l’outil de gestion de documents.
Non, il n’y a pas d’intégration avec les outils Documents au niveau entreprise ou projet.
Non, il n’y aura pas de migration automatisée des données entre l’outil Documents et l’outil Gestion de documents. Si vous souhaitez transférer des données entre les deux outils, vous devrez télécharger des documents à partir de l’outil Documents et les charger dans l’outil de gestion de documents.
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