Materials User Guide Without Financials

When you receive a shipment that has unacceptable, damaged, over, or short materials (UOSD), you can create a UOSD defect and manage the resolution in Procore.

• Required User Permissions

• 'Unresolved' statuses do not impact inventory.

• Create a Defect

• If you received replacement materials from the vendor, you must first have a receipt associated with the line item. See .

• If you are returning materials to the vendor or working with a third party, you must first Issue Materials for Handover.

1. Navigate to the project's Materials tool.

2. Click the Control tab.

3. Click the UOSDs sub tab.

4. Click the UOSD ticket number.

5. Optional:

6. If receiving or returning materials to the vendor, take the following steps. Otherwise go to step 7.

   • Receive from Vendor Afficher /Masquer les étapes

     1. Suivez les étapes pour .

     2. Suivez les étapes de pour retirer les matériaux endommagés/inacceptables de l’inventaire. Note: Si vous avez reçu des matériaux pour résoudre un USOD/défaut court, ne créez pas d’ajustement. L’état de résolution ajuste de manière appropriée votre inventaire.

     3. Mettez à jour le « Statut de résolution » sur Résolu > reçu du fournisseur.

   • RReturn to Vendor Afficher /Masquer les étapes

     1. Cochez la case du poste.

     2. Dans l’en-tête « Postes de documents », cliquez sur l’icône en forme de hamburger et sélectionnez Envoyer les éléments sélectionnés au fournisseur.

     3. Saisissez les informations dans le formulaire et cliquez sur Créer un ticket d’émission.

     4. Suivez les étapes pour .

     5. Mettez à jour le « Statut de résolution » sur Résolu > retour au fournisseur.
        Note: Vous ne pouvez définir ce statut qu’une fois que les matériaux ont été retournés au fournisseur et que le billet d’émission a été marqué comme « Terminé ».

7. Update the 'Resolution Status'.
   

   

   • If managing the UOSD/defect through a third party, take the following steps:

     1. Click the 'Resolution Status' field for the line item to Transfer and Custody.
        Note: This adds the material to inventory so that it can be issued to a third-party for further resolution.

     2. Follow steps to .

   • For all other use cases, click the 'Resolution Status' field and update the status for each line item:

     • Resolved > Add to Stock. This automatically adds the stock to your inventory and resolves the defect.

     • Resolved > Repaired on Site. This automatically adds the stock to your inventory and resolves the defect.

     • Resolved > Vendor Provided Credit. This removes the short quantity from your inventory count, and resolves the defect.

     • Transfer and Custody. This adds the material to inventory so that it can be issued to a third-party for further resolution.