À propos des comptes de bénéficiaire
Lorsque vous utilisez Procore Pay pour payer un Une facture de sous-traitant est une demande de paiement soumise par une entreprise ou un particulier qui a conclu un accord contraignant avec une autre partie contractante. Dans Procore, une facture de sous-traitant est un terme équivalent à une facture à payer. Un administrateur des factures est une personne ou un groupe de personnes responsable de la collecte, de la vérification et de la création des factures dans Procore. Un administrateur des factures peut être toute personne de votre organisation (par exemple, un chef de projet, un comptable ou une équipe de comptables) qui a reçu les autorisations appropriées pour gérer les factures relatives à vos contrats et/ou financements. Un contact de facturation est une personne qui s'assure qu'une facture est soumise à un sous-traitant en amont pour paiement. Dans Procore, un contact de facturation est toujours un employé de l'« entreprise sous-traitante » désignée sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. L'entreprise sous-traitante est la partie responsable de l'exécution des travaux et/ou de la fourniture des matériaux pour un projet. Pour les clients aux États-Unis utilisant l'outil Facturations proportionnelles de Procore, ce terme est synonyme de « contact de facturation proportionnelle ». Dans Procore, un engagement est un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Les deux types d'engagements sont des contrats qui représentent un accord financier juridiquement exécutoire entre deux parties. Dans Procore Pay, un bénéficiaire est un entrepreneur spécialisé qui reçoit les paiements de factures d'un entrepreneur général. Également appelé bénéficiaire. Dans Procore Pay, un compte bénéficiaire est un compte bancaire dans lequel l’argent est détenu par une institution financière et contrôlé par le bénéficiaire. Il s’agit du compte bancaire « Pay To ».
Une autre méthode pour inviter les bénéficiaires à rejoindre Procore Pay est également disponible dans l’onglet Bénéficiaires de l’outil Paiements. Avec cette méthode, un Dans Procore Pay, un administrateur des paiements est un utilisateur Procore désigné qui administre l'outil de paiements au niveau de l'entreprise pour le compte Procore de cette entreprise. En règle générale, un (1) ou un petit nombre d’utilisateurs de confiance sont désignés pour effectuer les tâches associées à ce rôle. Dans Procore Pay, un approbateur de bénéficiaires de paiements est un utilisateur autorisé à approuver et à gérer les comptes des bénéficiaires dans l'outil de paiements au niveau de l'entreprise. L'approbation d'un compte bénéficiaire permet aux destinataires de recevoir des paiements.
Le flux de travail de vérification et d’approbation
Pour renforcer la sécurité et atténuer le risque de fraude aux paiements, Procore Pay a mis en place un processus de vérification rigoureux en plusieurs étapes.
Dépistage initial : Une fois qu’un bénéficiaire ajoute ou met à jour un compte bancaire, Procore filtre automatiquement le compte pour confirmer que le nom correspond, que le compte est actif et qu’il est capable de recevoir des fonds.
Initiation au micro-dépôt : Une fois le filtrage réussi, le statut du compte sera mis à jour à « Micro-dépôt en cours ». Procore effectuera ensuite de petits virements sur le compte du bénéficiaire.
Validation de la sécurité : Une fois les fonds réglés, le payeur doit faire preuve de diligence raisonnable pour confirmer le compte :
Méthode standard : Contactez directement le sous-traitant (via un numéro de téléphone connu et fiable) pour demander les montants exacts du micro-dépôt.
Méthode alternative : S’il n’est pas possible de vérifier les microdépôts (p. ex., pour les sous-traitants qui ont déjà été payés par l’entremise du système), les quatre derniers chiffres du numéro de compte peuvent être utilisés à des fins de vérification.
Approbation finale : Après avoir confirmé les détails du compte, un Admin des paiements ou un Approbateur du bénéficiaire des paiements doit « approuver » manuellement le compte dans l’outil Paiements pour permettre les décaissements.
Par la suite, dans le cadre du processus de facture standard, les administrateurs peuvent continuer à inviter des contacts en aval à soumettre leurs factures via l’outil Engagements.