Meilleures pratiques pour appliquer les changements de modèle de plan d’action

Mettre à jour un modèle vous permet d’apporter des améliorations à des centaines de plans actifs à la fois. Étant donné que les changements peuvent affecter le travail en direct et effacer certaines signatures, l’utilisation de ces bonnes pratiques contribuera au bon déroulement de votre projet sans surprendre votre équipe.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau Admin dans l’outil Admin au niveau entreprise (pour gérer les modèles de projet)

  • Autorisations de niveau Standard ou Admin sur l’outil Plans d’action du projet (avec autorisation de modifier les plans d’action).

• Champ d’application : S’applique uniquement aux modèles de plan d’action au niveau projet.

• Limite : Les mises à jour traitent jusqu’à 1 000 plans ouverts/ébauches éligibles à la fois (traités à partir du plus récemment créé).

• Impact sur la signature : les signatures de l’approbateur et du plan d’action terminé sont effacées sur les plans ouverts mis à jour et doivent être signées à nouveau.

• Plans fermés : Les plans fermés ne sont jamais modifiés.

• Prévenez votre équipe : Informez les gestionnaires de plan et les personnes assignées avant de mettre à jour un modèle. Dites-leur ce qui change et rappelez-leur que les approbations de plan devront être signées à nouveau.

• Recherchez les éléments que vous prévoyez de supprimer : La mise à jour d’un modèle appliquera les modifications aux éléments ouverts, même s’ils ont une progression. Toutefois, si les modifications de votre modèle incluent la suppression d’éléments ou de sections, Procore ignorera la suppression de tout élément qui a déjà progressé (signatures, pièces jointes ou un statut autre que celui par défaut). Pour supprimer ces éléments, les équipes de chantier doivent d’abord effacer la progression.

• Choisissez un moment calme pour mettre à jour : Appliquez les modifications lorsque l’équipe ne travaille pas activement dans l’outil pour éviter de confondre quiconque pendant qu’il essaie d’approuver des tâches.

1. Accédez à l’outil Plans d’action du projet.

2. Cliquez sur l’icône Paramètres des plans d’action.

3. Cliquez sur l’onglet Modèles .

4. Sélectionnez le modèle au niveau projet que vous souhaitez modifier.

5. Apportez les mises à jour nécessaires à l’en-tête, aux sections, aux éléments ou aux exigences.

6. Cliquez sur Enregistrer.

7. Sélectionnez l’une des options suivantes dans la fenêtre de confirmation « Enregistrer les modifications ? » :

   • Enregistrer le modèle : Enregistre uniquement les modifications apportées au modèle (les plans existants restent inchangés ; les plans futurs utiliseront le modèle mis à jour).

   • Enregistrer et mettre à jour les plans d’action : enregistre les modifications apportées au modèle et les applique immédiatement à tous les plans d’action ouverts/ébauches éligibles.

8. Cliquez sur Enregistrer et mettre à jour les plans d’action.

9. Passez en revue le rapport de modification en masse (.xlsx) joint au e-mail d’achèvement envoyé à votre boîte de réception pour vérifier les mises à jour du chantier et inspecter les éléments ignorés.

10. Collectez à nouveau les signatures requises au niveau du plan auprès des approbateurs désignés et des destinataires du plan d’action terminé sur les plans mis à jour.

• Consultez vos e-mails pour le rapport de synthèse : après avoir appliqué les modifications, Procore vous envoie un rapport de feuille de calcul par e-mail (Modifier le rapport en masse).

  • Consultez l’onglet Résumé pour vous assurer que tous vos plans ont été mis à jour.

  • Examinez l’onglet Changements sur le chantier et filtrez par Ignoré pour voir quels éléments ont été laissés seuls parce que le travail avait déjà commencé.

• Attention à la limite de 1 000 plans : Procore peut mettre à jour jusqu’à 1 000 plans à la fois (en commençant par le plus récent). Si vous avez plus de 1 000 plans actifs, vérifiez votre rapport pour voir si vous devez mettre à jour à nouveau les plans plus anciens.

• Vérifier à l’aide de l’historique des changements : Vous pouvez ouvrir n’importe quel plan individuel et consulter son onglet Historique des changements pour voir une liste claire de toutes les mises à jour effectuées par le modèle.