Configurer une vue du budget pour les rapports personnalisés

Arrière-plan

À l’aide de la fonction de vue du budget de l’outil administrateur Procore de Procore, vous pouvez créer une vue du budget qui peut ensuite être utilisée comme source pour créer personnalisé rapports budgétaires avec l’outil Rapports. L’utilisation de cette approche vous aidera à générer des rapports personnalisés significatifs que vous pourrez adapter pour répondre aux besoins commerciaux spécifiques de votre entreprise.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisation utilisateur requise:

    • Pour créer personnalisé rapport budgétaire et accéder aux données budgétaires d’un projet, vous avez besoin des deux:

      • « Admin » dans l’outil Admin de l’entreprise

      • « Standard » ou supérieur dans l’outil Budget du projet.

    • Pour exécuter un personnalisé rapport budgétaire et afficher le budget d’un projet données:

      • « Admin » dans l’outil Admin de l’entreprise.

  • Informations complémentaires:

    • Comme détaillé ci-dessous, vous devez d’abord configurer une nouvelle vue du budget à utiliser avec les rapports personnalisés. Pour que celle-ci soit facilement reconnaissable, il est recommandé d’ajouter « Vue des rapports personnalisés » au titre de la vue du budget.

    • Si vous renommez votre vue personnalisée, recherchez l’info-bulle en regard du nom de la vue dans la liste Vues du budget. Le message suivant s’affiche lorsque vous passez le curseur de votre souris dessus : « Budget Personnalisé Reporting utilisera les colonnes de cette vue. Les colonnes peuvent être configurées selon les besoins.

    • Votre « Vue des rapports personnalisés » peut ensuite être utilisée pour créer vos rapports budgétaires personnalisés. Il est recommandé d’utiliser la vue personnalisée au lieu du rapport de synthèse des postes financiers.

  • Limites:

    • Vous ne pouvez créer qu’une (1) vue des rapports personnalisés par compte d’entreprise Procore.

    • Pour les projets non intégrés à ERP, une colonne source Coûts directs extrait les données de l’outil Coûts directs lorsque cet outil a été activé, et elle extrait les données des éléments modifiables en ligne Coûts directs lorsque l’outil Coûts directs est désactivé. Veuillez noter que le rapport n’extrait que les valeurs des coûts directs d’un projet en fonction de la configuration actuelle des coûts directs pour ce projet particulier.

    • Si la vue des rapports personnalisés utilise le format « Pourcentage » pour une colonne, ces valeurs ne seront pas résumées dans le rapport personnalisé.

  • Pour les entreprises utilisant l’outil Intégrations ERP:

    • Si votre entreprise a activé l’outil Intégrations ERP, suivez les étapes décrites dans Configurer une nouvelle vue du budget pour les rapports personnalisés avec Intégrations ERP ci-dessous.

Conditions préalables

Escalier

  • Configurer une nouvelle vue du budget à utiliser avec les rapports personnalisés

  • Configurer une nouvelle vue du budget pour les rapports personnalisés avec Intégrations ERP

Configurer une nouvelle vue du budget à utiliser avec les rapports personnalisés

  1. Accédez à l’outil Admin de l’entreprise.

  2. Sous Paramètres des outils, cliquez sur Budget.

  3. Cliquez sur Configurer une nouvelle vue du budget.

  4. Sous Vues standard, sélectionnez le Budget standard Procore (vue des rapports personnalisés).

     Notes

    • Par défaut, les colonnes disponibles dans le « Budget standard Procore (vue des rapports personnalisés) » correspondent exactement à celles de la « Vue standard Procore » par défaut.

    • Les modifications que vous apportez dans une vue ne sont PAS automatiquement reflétées dans l’autre. Par exemple, si vous modifiez le « Budget standard Procore (vue des rapports personnalisés) », ces modifications ne sont PAS automatiquement reflétées dans la vue « Budget standard Procore ».

    Set Up Budget View

  5. Modifiez le « Budget standard Procore (vue des rapports personnalisés) » si nécessaire.

     Notes

    • Pour en savoir plus sur les options dont vous disposez lors de la modification d’une vue du budget, voir Configurer une nouvelle vue du budget.

    • Toutes les colonnes ajoutées à une vue du budget sont disponibles lors de la création d’un rapport personnalisé. Cela inclut les colonnes qui sont à la fois masquées, visibles et masquées. Il est courant que les colonnes soient masquées lorsque la valeur associée à la colonne est requise pour effectuer une opération définie dans une colonne calculée visible.

  6. Cliquez sur Terminé.
    Ainsi, toutes les modifications que vous avez apportées au « Budget standard Procore (vue des rapports personnalisés) » sont immédiatement disponibles pour une utilisation dans l’outil Rapports.

    Exemple

    L’illustration ci-dessous vous montre où vous pouvez trouver les colonnes de données pour votre « Budget standard Procore (vue des rapports personnalisés) » dans l’outil Rapports.

    Custom Budget Report

Bêta Définir une colonne de budget pour les flux de travail

La colonne sélectionnée sera utilisée par les flux de travail personnalisés pour déterminer si une étape conditionnelle est vraie ou fausse par rapport au budget. Voir Quels sont les différents types d’étapes dans un flux de travail personnalisé ?

  1. Accédez à la vue du budget des rapports personnalisés.

  2. Sous Configuration des colonnes , choisissez une colonne Budget pour les flux de travail.
    Remarque: Une colonne doit être ajoutée à la vue du budget des rapports personnalisés avant d’apparaître comme une option.
    Budget View Workflow Column

Configurer une nouvelle vue du budget pour les rapports personnalisés avec Intégrations ERP

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer une nouvelle vue du budget pour les rapports personnalisés lorsque le compte Procore de votre entreprise utilise l’outil Intégrations ERP. Gardez à l’esprit que les étapes ci-dessous dépendent du fait que tous ou certains des projets du portefeuille de votre entreprise utilisent l’outil Intégrations ERP pour synchroniser les données de Procore avec un système ERP intégré.

  • Pour les comptes où tous les projets utilisent l’intégration ERP, voir Vue des rapports personnalisés avec tous les projets ERP.

  • Pour les comptes où certains projets utilisent l’intégration ERP et d’autres non, voir Vue des rapports personnalisés avec des projets ERP mixtes.

Vue des rapports personnalisés avec tous les projets ERP

Suivez ces étapes lorsque tous les projets de construction du compte Procore de votre entreprise sont synchronisés avec un système ERP intégré. Si vous avez un mélange de projets synchronisés et non synchronisés, consultez plutôt la rubrique Vue des rapports personnalisés avec des projets ERP mixtes.

  1. Suivez les étapes décrites dans Configurer une vue du budget pour les rapports personnalisés.

     Note

    Avant de pouvoir créer les colonnes calculées présentées dans ce tutoriel, vous devez d’abord ajouter les colonnes source ERP. Pour plus d’informations, voir Créer une colonne source.

  2. Configurez les colonnes suivantes :

    • Coûts du projet ERP à ce jour

    • Engagement ERP facturé

    • Coûts directs ERP

    • Coûts prévus

    • Facultatif. Supprimer les colonnes non ERP

    • Facultatif. Réorganiser les colonnes de la vue du budget

Coûts du projet ERP à ce jour

Ceci ajoute une colonne calculée nommée « Coûts du projet ERP à ce jour ».

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres de la colonne

  1. Cliquez sur Créer une colonne calculée.

  2. Sous Nouvelle colonne calculée, procédez comme suit :

    • Nom de la colonne. Entrez le nom : Coûts du projet à ce jour ERP

    • Format de colonne. Devise

    • Calcul de la colonne. Voir la colonne Paramètres.

  3. Placez une coche dans la case Coûts du projet à ce jour ERP.

  4. Cliquez sur Créer.

Détail des coûts directs ERP (+) Ajouter Factures de sous-traitants

Engagement ERP facturé

Ceci ajoute une colonne source nommée « Engagement ERP facturé ».

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Cliquez sur Créer une colonne source.

  2. Sous Nouvelle colonne source, procédez comme suit :

    • Nom de la colonne. Saisissez le nom : Engagement ERP facturé

    • Source de la colonne. Coûts du projet ERP

  3. Cochez la case Engagement ERP facturé.

  4. Cliquez sur Créer.

N/A

Coûts directs ERP

Ceci ajoute une colonne calculée nommée « Coûts directs ERP ».

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Cliquez sur Créer une colonne calculée.

  2. Sous Nouvelle colonne calculée, procédez comme suit :

    • Nom de la colonne. Entrez le nom : Coûts directs ERP

    • Format de colonne. Devise

    • Calcul de la colonne. Voir la colonne Paramètres.

  3. Cliquez sur Créer.

Coûts du projet ERP à ce jour (-) Moins Engagement ERP facturé

Coûts prévus

Ceci ajoute une colonne calculée nommée « Coûts prévus ».

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Cliquez sur Créer une colonne calculée.

  2. Sous Nouvelle colonne calculée, procédez comme suit :

    • Nom de la colonne. Entrez le nom : Coûts prévus

    • Format de colonne. Devise

    • Calcul de la colonne. Voir la colonne Paramètres.

  3. Cliquez sur Créer.

Coûts engagés (+) Ajouter Détail des coûts directs ERP (+) Ajouter Changements de coûts en attente

Optionnel. Supprimer les colonnes non ERP

Ensuite, supprimez les colonnes non ERP :

  • Dans la barre latérale, sélectionnez Coûts des projets à ce jour (non-ERP) et cliquez sur Supprimer.

  • Dans la barre latérale, sélectionnez Coûts directs (non-ERP) et cliquez sur Supprimer
    Remarque: si vous ne pouvez pas supprimer cette colonne initialement, fermez d’abord la vue du budget en cliquant sur Terminé. Une fois que vous avez rouvert la vue des rapports personnalisés et accédé à « Configurer les colonnes », cette colonne peut être supprimée.

  • Dans la barre latérale, sélectionnez Factures de sous-traitant (non-ERP) et cliquez sur Supprimer.

Optionnel. Réorganiser les colonnes de la vue du budget

Vous pouvez ensuite réorganiser les colonnes comme vous le souhaitez par glisser-déposer sur les colonnes de la vue du budget. Une fois la configuration de votre vue du budget terminée, assurez-vous de cliquer sur Terminé. Vous pouvez désormais utiliser votre nouvelle « Vue du budget ERP (vue des rapports personnalisés) » lorsque vous créez un rapport personnalisé en utilisant l’outil Budget comme source de données. Voir Créer un rapport d’entreprise personnalisé.

Vue des rapports personnalisés avec des projets ERP mixtes

Si, pendant la durée de vie d’un projet, des coûts directs ont été créés dans Procore, puis qu’il a été décidé d’intégrer le projet et de désactiver l’outil Coûts directs, il se peut que des valeurs provenant des deux sources apparaissent encore pour le projet donné.

  1. Suivez les étapes décrites dans Configurer une vue du budget pour les rapports personnalisés.

  2. Configurez les colonnes suivantes :

    • Coûts du projet ERP à ce jour

    • Engagement ERP facturé

    • Coûts directs ERP

    • Coûts prévus

    • Facultatif. Supprimer les colonnes non ERP

    • Facultatif. Réorganiser les colonnes de la vue du budget

Coûts du projet ERP à ce jour

Ceci ajoute une colonne calculée nommée « Coûts du projet ERP à ce jour ».

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres de la colonne

  1. Cliquez sur Créer une colonne calculée.

  2. Sous Nouvelle colonne calculée, procédez comme suit :

    • Nom de la colonne. Entrez le nom : Coûts du projet à ce jour ERP

    • Format de colonne. Devise

    • Calcul de la colonne. Voir la colonne Paramètres.

  3. Placez une coche dans la case Coûts du projet à ce jour ERP.

  4. Cliquez sur Créer.

Détail des coûts directs ERP (+) Ajouter Factures de sous-traitants

Engagement ERP facturé

Ceci ajoute une colonne source nommée « Engagement ERP facturé ». Si vous souhaitez faire correspondre le nom de la version non ERP de cette colonne, nommez-la Facture de sous-traitant ERP.

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Cliquez sur Créer une colonne source.

  2. Sous Nouvelle colonne source, procédez comme suit :

    • Nom de la colonne. Saisissez le nom : Engagement ERP facturé

    • Source de la colonne. Coûts du projet ERP

  3. Cochez la case Engagement ERP facturé.

  4. Cliquez sur Créer.

N/A

Coûts directs ERP

Ceci ajoute une colonne calculée nommée « Coûts directs ERP ».

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Cliquez sur Créer une colonne calculée.

  2. Sous Nouvelle colonne calculée, procédez comme suit :

    • Nom de la colonne. Entrez le nom : Coûts directs ERP

    • Format de colonne. Devise

    • Calcul de la colonne. Voir la colonne Paramètres.

  3. Cliquez sur Créer.

Coûts du projet ERP à ce jour (-) Moins Engagement ERP facturé

Coûts prévus

Ceci ajoute une colonne calculée nommée « Coûts prévus ».

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Cliquez sur Créer une colonne calculée.

  2. Sous Nouvelle colonne calculée, procédez comme suit :

    • Nom de la colonne. Entrez le nom : Coûts prévus

    • Format de colonne. Devise

    • Calcul de la colonne. Voir la colonne Paramètres.

  3. Cliquez sur Créer.

Coûts engagés (+) Ajouter Coûts directs ERP (+) Ajouter Changements de coûts en attente

Optionnel. Renommer les colonnes non ERP

Si vous souhaitez distinguer davantage les colonnes non ERP des versions ERP similaires, renommez les colonnes non ERP :

  • Dans la barre latérale, sélectionnez Coûts des projets à ce jour (non ERP), cliquez sur Modifier, renommez-le Coûts des projets non-ERP à ce jour, cliquez sur Mettre à jour.

  • Dans la barre latérale, sélectionnez Coûts directs (non-ERP), cliquez sur Modifier, renommez-le Coûts directs non-ERP, cliquez sur Mettre à jour.

  • Dans la barre latérale, sélectionnez Factures de sous-traitant (non-ERP), cliquez sur Modifier, renommez-le Factures de sous-traitant non-ERP, cliquez sur Mettre à jour.

Optionnel. Réorganiser les colonnes de la vue du budget

Vous pouvez ensuite réorganiser les colonnes comme vous le souhaitez par glisser-déposer sur les colonnes de la vue du budget. Une fois la configuration de votre vue du budget terminée, assurez-vous de cliquer sur Terminé. Vous pouvez désormais utiliser votre nouvelle « Vue du budget ERP (vue des rapports personnalisés) » lorsque vous créez un rapport personnalisé en utilisant l’outil Budget comme source de données. Voir Créer un rapport d’entreprise personnalisé.

Voir aussi

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