Élever un problème de coordination à une DDR

Au cours de la phase de coordination d’un projet, les conflits et autres problèmes de construction sont souvent identifiés et suivis comme des problèmes de coordination. Cela permet aux équipes de projet de collaborer et de résoudre les conflits de conception de manière informelle et efficace. Il s’agit d’un moyen efficace de gérer les allers-retours quotidiens nécessaires pour affiner le modèle de bâtiment.

Cependant, certains problèmes ne peuvent pas être résolus à l’amiable ou peuvent nécessiter une réponse formelle et contractuelle d’un membre de l’équipe de conception ou d’une autre partie prenante clé. Lorsqu’un problème de coordination nécessite une question et une réponse officielles et documentées, il doit être transformé en demande de renseignements (DDR). Cela garantit que la requête fait l’objet d’un suivi formel dans l’outil DDR du projet et que la réponse fait partie du dossier officiel du projet, fournissant ainsi les éclaircissements nécessaires susceptibles d’avoir un impact sur les coûts, le calendrier ou la portée.

Le statut du problème est automatiquement mis à jour en fonction de la progression de la DDR :

• Élevé: le statut du problème passe à « Élevé » dès qu’il est lié à une DDR. Le statut revient à Élevé si la DDR est rouverte sans réponse officielle.

• Publié: le statut passe à « Publié » après que quelqu’un a ajouté une réponse « officielle » à la DDR. Le statut reste Libéré si la DDR est rouverte une fois que la réponse « officielle » est enregistrée.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Vous avez besoin des deux éléments suivants :

    • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Problèmes de coordination du projet.

    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil DDR du projet. Note: Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Standard » dans les outils Problèmes de coordination et DDR du projet peuvent transformer les problèmes qu’ils ont créés en DDR.

• Informations complémentaires :

  • Vous pouvez élever un problème de coordination à une nouvelle ébauche de DDR ou le lier à une DDR existante. Une fois élevée, vous ne pouvez pas la fermer ou l’élever à nouveau tant que la DDR liée n’est pas fermée. Un problème ne peut être élevé qu’une seule fois. Si vous devez annuler cette action, vous pouvez dissocier la DDR du problème.

Follow these steps to elevate an issue to a new or existing RFI.

1. Navigate to the project's Coordination Issues tool.

2. Click the Issue link to open it in the Issue [#] panel.

Elevate to RFI

1. Click the icon and choose Elevate to RFI > Elevate to New RFI.

2. In the New RFI panel, complete the required fields and add optional information as needed.

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   This table details the fields in the New RFI panel.

   Field Label	Description	Required Field?	Action/Notes
   Subject	Enter a clear, descriptive title for the RFI.	Yes	This title identifies the RFI in the main list.
   Question	Provide the detailed question.	Yes	Include all necessary context to help assignees and reviewers provide an accurate answer.
   Drawings	Link relevant project drawings from the Drawings or Document Management tool.	No	If using Drawing Areas, select the area first, choose the drawings, and click Add.
   Attachments	Upload supporting files or photos	No	Any existing views or attachments will be automatically linked to the RFI.
   Location	Select the specific project location from the dropdown.	No	To create new options, refer to Add Locations to a Project.
   RFI Manager	Assign the RFI Manager for this request	Yes	Select from users with 'Admin' permissions on the RFIs tool. The default project manager will auto-populate, if available. See What is the RFI Manager role?

3. Click Create Draft.
   A confirmation banner appears with a link to the draft. An 'Admin' on the RFIs tool must set the RFI's status to Open to start the workflow. You cannot close or re-elevate the original issue until the new RFI is closed.

Elevate to Existing RFI

1. Click the icon and choose Elevate to RFI > Elevate to Existing RFI.

2. In the Select an RFI panel, search for the RFI by number or subject.

3. Click the desired RFI in the list.

4. Click Elevate to this RFI.

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