Créer et lier un nouvel élément de correspondance à partir d’une réponse de correspondance

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur le type de correspondance utilisé pour créer le nouvel élément avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » activée sur votre modèle d’autorisation.
    OU

  • Autorisations de niveau « Admin » sur le type de correspondance utilisé pour créer le nouvel élément.

• Informations complémentaires :

  • Certaines informations de l’élément de correspondance source sont automatiquement incluses lorsqu’un nouvel élément de correspondance est créé à partir de sa réponse.

  • Les éléments de correspondance créés à partir des réponses sur les éléments de correspondance « Privé » ne sont pas automatiquement définis comme « Privé ».

Répondre à un élément de correspondance

1. Accédez à l’outil Correspondance du projet.

2. Cliquez sur l’onglet Liste .

3. Cliquez sur le numéro à côté de l’élément de correspondance avec la réponse que vous souhaitez créer et auquel vous souhaitez lier un nouveau document de correspondance.

4. Dans la section Activité , localisez la réponse que vous souhaitez créer et à laquelle vous souhaitez lier un nouveau document de correspondance.

5. Cliquez sur Lier et sélectionnez « Créer et lier un nouvel élément ».

6. Sélectionnez le type de correspondance dans la section « Types de correspondance » de la liste.
   Vous êtes redirigé vers la page Nouveau [type de correspondance] pour votre nouveau document de correspondance.
   Ces champs contiennent automatiquement les informations suivantes :

   • Le champ Objet comprend le numéro de document de correspondance source et le numéro de réponse source.

   • Le champ Personne assignée inclut la personne qui a publié la réponse source.

   • Le champ Description comprend le numéro de la réponse source, le nom de la personne qui a publié la réponse source, l’horodatage de la réponse source et le texte intégral de la réponse source.

      Note

     If the correspondence type used for the new correspondence item has a Default Description configured (see Configure Advanced Settings: Correspondence), the new correspondence item's Description will match the correspondence type's Default Description instead of the additional information from the source response.

   • Les pièces jointes chargées dans la réponse source sont incluses en tant que pièces jointes à ce nouveau document de correspondance. Le nombre maximal de pièces jointes pour chaque document de correspondance est de 2 500 fichiers. Les pièces jointes incluses dans les futures réponses à ce nouveau document de correspondance ne sont pas prises en compte dans le calcul de ce maximum.

7. Optionnel: Mettez à jour les informations dans les champs Objet, Personne assignée et Description si nécessaire.

8. Terminez la création du document de correspondance. Voir Créer un document de correspondance.
   La section Liens est visible lors de l’affichage du document de correspondance nouvellement créé et comprend un lien vers le document de correspondance source. La section Liens du document de correspondance source comprend un lien vers le nouveau document de correspondance.