L’outil de gestion de documents est disponible dans certains pays. Il n’est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre point de contact Procore.
Vous pouvez utiliser l’outil Correspondance pour créer un élément de correspondance afin de partager facilement des documents à partir de l’outil Gestion de documents. Les fichiers joints sont liés directement à partir de l’outil Gestion de documents, ce qui garantit que l’historique complet, le contexte et les autorisations des documents sont conservés.
In order to see the Correspondence tool in the project and create a correspondence item, a correspondence type must exist in the Company level Admin tool. See Create a New Correspondence Type.
To learn more about the Correspondence tool, see Correspondence User Guide.
Autorisations utilisateur requises :
Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » pour l’outil de gestion de documents du projet.
ET
Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » sur le type de correspondance de l’élément OU autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l’élément avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans le modèle d’autorisation.
Informations complémentaires:
Assurez-vous que les utilisateurs sont ajoutés aux groupes d’autorisations nécessaires dans l’outil Gestion de documents afin qu’ils puissent accéder aux fichiers que vous joignez. Voir Afficher et gérer les autorisations de documents.
Après avoir joint un fichier de gestion de documents à un document de correspondance, un lien vers le document de correspondance apparaît dans le 
panneau Informations du fichier dans l’outil Gestion de documents, ce qui permet aux utilisateurs de suivre le partage de fichiers.
Découvrez comment les pièces jointes de Gestion de documents se comportent différemment : Quelle est la différence entre les pièces jointes de Gestion de documents et les pièces jointes d’autres outils ?
À l’heure actuelle, les conditions suivantes sont réunies :
Les utilisateurs doivent se connecter à Procore pour afficher ou télécharger les pièces jointes de Gestion de documents.
Les fichiers de gestion de documents ne peuvent pas être joints à des champs personnalisés ou à des réponses utilisateur dans un document de correspondance.
Création ou modification d’un document de correspondance
Envoi d’e-mails avec des fichiers de gestion de documents
Make sure that users are added to the necessary permission groups in the Document Management tool so that they can access the files that you attach. See View and Manage Document Permissions.
Accédez à l’outil Correspondance du projet.
Effectuez l’une des opérations suivantes :
Pour créer un nouvel élément de correspondance, cliquez sur le menu Créer et sélectionnez un type de correspondance disponible.
Pour ajouter des fichiers à un document de correspondance existant, cliquez sur Modifier pour cet élément.
Ajoutez ou modifiez des informations sur le document de correspondance si nécessaire.
Dans la section Pièces jointes, cliquez sur Joindre des fichiers.
Cliquez sur Gestion des documents.
Recherchez les fichiers que vous souhaitez partager. Les actions suivantes sont disponibles :
Utilisez la barre de recherche et les menus de filtrage pour filtrer par mot-clé et attributs de fichier.
Cliquez sur le bouton à bascule à côté de Afficher les révisions pour afficher les révisions précédentes.
Cliquez sur les en-têtes de colonne pour modifier le tri des fichiers.
Cliquez sur l’icône points de suspension 
verticaux dans une colonne pour l’épingler, la redimensionner automatiquement ou la trier en fonction d’une colonne.
Cochez la case à côté de chaque fichier que vous souhaitez joindre ou cochez la case en haut pour sélectionner les fichiers disponibles.
Cliquez sur Joindre.
Les documents joints sont affichés dans le tableau de données de l’outil Gestion de documents.
Vous pouvez réviser ou modifier les documents joints selon vos besoins :
Cliquez sur un nom de fichier pour l’ouvrir dans la visionneuse.
Si vous devez supprimer des fichiers :
Pour supprimer un fichier, passez la souris sur le fichier et cliquez sur l’icône Supprimer 
.
Pour supprimer plusieurs fichiers, cochez la case à côté de chaque fichier et cliquez sur l’icône Supprimer au-dessus du tableau.
Lorsque vous êtes prêt à enregistrer l’élément de correspondance :
Pour un nouveau document de correspondance, cliquez sur Créer et envoyer ou Enregistrer comme ébauche.
Si vous avez modifié un élément existant, cliquez sur Enregistrer.
Note: Après avoir joint le fichier à un document de correspondance, un lien vers le document de correspondance apparaît dans le panneau Informations du fichier dans l’outil Gestion des documents, ce qui permet aux utilisateurs de suivre le partage de fichiers.
L’outil Correspondance vous permet d’envoyer automatiquement ou manuellement des e-mails contenant des liens sécurisés vers des fichiers de Gestion de documents pour que les utilisateurs puissent les consulter et les télécharger.
Procore envoie des notifications par e-mail lorsque certaines actions sont effectuées sur des éléments de correspondance dans l’outil Correspondance du projet. Si des fichiers de gestion de documents sont joints au document de correspondance, les liens vers ces fichiers sont inclus dans le résumé de l’e-mail, ainsi que l’identifiant de révision et le statut de chaque fichier au moment de la livraison.
Pour transmettre manuellement des fichiers à partir de l’outil Correspondance, procédez comme suit :
Accédez à l’outil Correspondance du projet.
Ouvrez l’élément de correspondance approprié.
Cliquez sur l’icône points de 
suspension
Sélectionnez E-mail.
Remplissez le formulaire d’e-mail et joignez les fichiers de gestion des documents auxquels vous souhaitez que l’utilisateur accède.
Pour plus d’informations sur la façon dont les utilisateurs peuvent afficher ou télécharger des pièces jointes dans un document de correspondance et à partir d’e-mails de correspondance, voir Afficher et télécharger des fichiers de gestion de documents dans un document de correspondance.
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