Créer et gérer des tâches dans l’outil Réunions

Vous pouvez désormais créer, afficher et gérer des tâches dans l’outil Réunions. Les personnes assignées reçoivent des notifications pour les tâches créées à partir de réunions. Les équipes de projet peuvent facilement suivre l’avancement de la tâche à l’aide de notifications en temps opportun.

L’outil Réunions offre un flux de travail intégré plus compétitif par rapport à Excel et au suivi par e-mail. Il augmente la visibilité et la responsabilité des éléments d'action.

Remarque: tous les éléments de réunion (tels que les éléments de réunion ouverts et en attente) ne sont plus visibles dans la liste Mes éléments ouverts de votre page d’Accueil Procore au niveau Entreprise. Vous pouvez créer des tâches pour les éléments de réunion dont vous souhaitez assurer le suivi dans Mes éléments ouverts, en veillant à ce que chaque élément d’action soit représenté une fois et suivi avec précision.
Vous bénéficiez d’une vue claire et fiable de vos éléments d'action en cours, avec une précision de reporting et une visibilité de l’équipe améliorées. Voir Afficher les éléments ouverts d’un projet à partir de la vue d’ensemble de l'Aperçu du projet.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Réunions du projet.
    OU

  • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Réunions du projet avec l’autorisation granulaire « Gérer les éléments de réunion » activée dans le modèle d’autorisations. Voir Réunions - autorisations.

Remarque: vous devez également activer les autorisations nécessaires dans l’outil Tâches. Voir Tâches - Utilisateur autorisations.

Conditions préalables

Avant de créer et de gérer des tâches à partir de l’outil Réunions, vous devez effectuer les opérations suivantes :

• Créer une réunion

• Créer une catégorie de réunion

• Ajouter un élément de réunion

1. Accédez à l’outil Réunions du projet.

2. Cliquez sur un titre de réunion que vous avez déjà créé et accédez à la section Ordre du jour .

3. Sélectionnez un élément de réunion et recherchez la section Tâches.

4. Pour créer une tâche directement à partir de l’élément de réunion, cliquez sur Créer une tâche dans la section Tâches.
   L’écran Créer une nouvelle tâche apparaît dans le panneau latéral droit. Pour plus d’informations sur la création de tâches, voir Ajouter une tâche.
   Remarque: l’outil Réunions étant intégré directement à l’outil Tâches, toutes les tâches créées à partir de la section Ordre du jour sont également renseignées dans l’outil Tâches.

5. (Facultatif) Pour gérer les paramètres de suivi de réunion pour les tâches, procédez comme suit :

   1. Accédez à la page Réunions > Paramètres.

   2. Faites défiler jusqu’à la section Paramètres de suivi de réunion.
      L’option Report de toutes les tâches est désactivée par défaut. Ceci indique que seules les tâches ouvertes sont reportées aux réunions de suivi.

   3. Si vous activez l’option Reporter toutes les tâches, toutes les tâches (initiées, fermées, annulées, en cours et prêtes pour révision) sont reportées aux réunions de suivi.

6. Pour gérer une tâche à partir du élément de réunion, procédez comme suit dans la section Ordre du jour :

   1. Cliquez sur le titre d’une tâche dans la section Tâches.
      Les informations relatives à la tâche s’affichent dans le panneau latéral droit.

   2. Cliquez sur l’icône points de suspension verticaux .
      Vous pouvez utiliser les options suivantes pour gérer les tâches :

      • Page Afficher les tâches: utilisez cette option pour afficher les informations générales de la tâche dans l’outil Tâches. Vous pouvez également afficher la source d’origine de la tâche.

      • Modifier la tâche. Utilisez cette option pour modifier les détails de la tâche à partir de l’outil Réunions.

      • Supprimer la tâche. Utilisez cette option pour supprimer la tâche de l’outil Réunions.