NetSuite (en anglais)®

Considérations

• L’intégration NetSuite (en anglais)® nécessite des paramètres de configuration Admin spécifiques NetSuite (en anglais)® qui seront fournis par le spécialiste de la mise en œuvre de l’intégration Procore (IIS). Calance, partenaire Procore, gérera la connexion d’intégration.

Limitations

• L’intégration est limitée à (1) NetSuite (en anglais)® entreprise (1 filiale) par (1) site Procore.

• Data from these Procore tools and items do NOT sync with NetSuite (en anglais)®:

  • Contrats principaux/ordres de changement au contrat principal (OCCP)

  • Factures et paiements du contrat principal

  • Budgets

  • Engagements (contrats de sous-traitance et bons de commande)/ordres de changement de l’engagement (OCE)

  • Pointages/Feuilles horaires

Informations complémentaires

• DONNÉES IMPORTABLES : Le calendrier de synchronisation automatique en arrière-plan est une fois par jour des synchronisations de travaux (coûts du projet) pour les projets intégrés.

  • Des synchronisations à la demande peuvent être lancées dans Procore pour les projets, les fournisseurs, les coûts du projet et les paiements de factures de sous-traitants importables.

• DONNÉES EXPORTABLES : Toutes les informations exportables (codes de coût, projets, factures des fournisseurs et des sous-traitants) doivent être approuvées/acceptées par un approbateur de comptabilité, qui est le seul utilisateur à pouvoir initier l’exportation de Procore vers NetSuite (en anglais)®.

  • Les exportations se font instantanément après approbation par le ou les utilisateurs de la comptabilité de votre organisation. Les importations se font à la suite de demandes qui peuvent être effectuées par vos équipes de projet et de comptabilité directement dans Procore.

Considérations

• Les codes SDP du projet (codes de coût + type de coût) dans Procore correspondent au type d’élément Autres frais dans votre NetSuite (en anglais)® liste de produits et d’articles.

• Il y aura (1) une liste de codes de coût au niveau entreprise à utiliser avec tous les NetSuite (en anglais)® projets intégrés dans Procore. Au fur et à mesure que des codes SDP (codes de coût + type de coût) sont ajoutés en tant que postes budgétaires sur un projet intégré dans Procore, l’intégration crée automatiquement les autres éléments de charge spécifiques au projet correspondants dans NetSuite (en anglais)®.

  • Le format de ces autres éléments de charge sera [numéro de projet dans Procore]-[code de coût].[ Type de coût]

• Les segments SDP personnalisés SONT pris en charge. Si des segments SDP personnalisés sont utilisés dans un projet intégré, ils seront intégrés dans le nom de l’élément NetSuite (en anglais)® Autres frais dans le même ordre que celui dans lequel ils sont organisés dans Procore.

• Seuls les codes de coût figurant dans le budget et/ou exportés via la facture de sous-traitant créeront un NetSuite (en anglais)® élément de code de coût de projet/coût Autres charges.

Limitations

• Les codes de coût à un seul niveau ne sont PAS pris en charge. Les NetSuite (en anglais)® codes de coût standard de l’intégration ERP de votre site Procore doivent être au format 2 niveaux (ou plus).

• Les sous-projets ne sont PAS pris en charge.

• Synchronisation des codes SDP du projet Procore avec NetSuite (en anglais)® des éléments de tout autre type (inventaire, hors inventaire, etc.)

• Les codes de coût de projet nouvellement créés NetSuite (en anglais)® sont affectés au code de dépense GL par défaut. Un type de coût Procore peut être affecté à un NetSuite (en anglais)® compte de dépenses GL identifié par le client. Il existe un maximum de dix (10) types de coûts qui peuvent être utilisés de cette manière. Votre spécialiste de la mise en œuvre de l’intégration (IIS) travaillera avec vous pour réviser ce paramètre de configuration.

• Les projets dans Procore doivent être associés à la NetSuite (en anglais)® liste Codes de coût standard pour pouvoir être exportés vers NetSuite (en anglais)®.

• Les projets importés à partir de NetSuite (en anglais)® sont automatiquement associés à la NetSuite (en anglais)® liste Codes de coût standard.

Considérations

• Les entreprises de l’annuaire Procore peuvent être synchronisées avec les fournisseurs de NetSuite (en anglais)® différentes manières :

  • NetSuite (en anglais)® Les fournisseurs peuvent être importés dans Procore pour créer une nouvelle entreprise dans l’annuaire Procore.

  • NetSuite (en anglais)® Les fournisseurs peuvent être liés à une entreprise existante dans l’annuaire Procore lors de l’importation.

  • Les entreprises de l’annuaire Procore peuvent être exportées pour créer un nouveau fournisseur dans NetSuite (en anglais)®.

Informations complémentaires

• L’entreprise figurant dans l’annuaire Procore doit être synchronisée avec un NetSuite (en anglais)® fournisseur avant qu’une facture associée à cette entreprise dans Procore puisse être exportée vers NetSuite (en anglais)®.

Limitations

• Les modifications apportées à un fournisseur dans NetSuite (en anglais)® mettront à jour l’entreprise synchronisée dans Procore. Les modifications apportées à une entreprise dans Procore ne mettront pas à jour le fournisseur synchronisé dans NetSuite (en anglais)®.

• Les entreprises de l’annuaire Procore ne peuvent pas être exportées vers NetSuite (en anglais)® en tant que clients.

Considérations

• Les projets en cours ou créés avant la connexion de l’intégration ne peuvent pas être synchronisés. Des services professionnels pour l’aide à l’intégration des dossiers de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.

• Cochez la case sur le projet - « Autoriser la synchronisation du projet avec ERP »

  • Si la liste des codes de coût standard au niveau entreprise n’est pas activée, cette tâche est automatiquement activée par défaut pour NetSuite (en anglais)® l’utilisation de la liste des codes de coût standard.

• Cochez la case sur le projet - « Activer la synchronisation des transactions de coût du projet ERP »

  • Cela permettra d’importer des entrées de NetSuite (en anglais)® coûts directs.

• Tous les codes de coût doivent avoir au moins une (1) affectation de type de coût avant que le projet Procore puisse être envoyé au système ERP et exporté pour créer un nouveau projet dans NetSuite (en anglais)®.

• Vous pouvez ajouter un NetSuite (en anglais)® seul code de coût ou tous les NetSuite (en anglais)® codes de coût à un projet. Seuls les codes de coût utilisés dans l’exportation d’une facture de sous-traitant et/ou dans le budget créeront un nouveau NetSuite (en anglais)® code de coût de projet pour Autre élément de charge.

Informations complémentaires:

• Avant de pouvoir synchroniser les données du projet entre les deux (2) systèmes, votre point de contact Procore doit activer le privilège « Envoyer à la comptabilité » pour les approbateurs de comptabilité de votre entreprise. Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Standard » dans l’outil Intégrations ERP sont ainsi autorisés à accepter ou à rejeter les données synchronisées entre Procore et NetSuite (en anglais)®.

• Une fois le projet exporté avec succès, un nouveau champ Admin Procore nommé NetSuite (en anglais)® ID sera créé et affichera le numéro du NetSuite (en anglais)® projet.

• Le NetSuite (en anglais)® client assigné au projet peut être sélectionné manuellement dans NetSuite (en anglais)® après l’exportation.

• Une option peut être activée dans l’outil Intégration ERP permettant de sélectionner un client lors de l’exportation. Il ne peut y avoir qu’un maximum de 10 NetSuite (en anglais)® clients identifiés à ce moment-là si ce champ est découvert lors de l’intégration. IIS fournira des informations supplémentaires sur cette option de configuration si nécessaire.

Considérations

• Les factures des sous-traitants doivent être approuvées, puis envoyées à l’ERP et exportées vers NetSuite (en anglais)® pour créer une facture fournisseur AP.

  • The approved Subcontract or Purchase order is required to be approved, but not required to be exported to NetSuite (en anglais)®.

  • Les factures de sous-traitant sont des factures saisies sur des engagements (contrats de sous-traitance et bons de commande) dans Procore.

• The cost code(s) on the Subcontractor Invoice will create a new Project cost code item in NetSuite (en anglais)® if it has not already been created through an ERP cost code sync update when the cost code is on the Project Budget.

• Les informations de paiement pour les factures de sous-traitants synchronisées seront importées dans Procore. Les informations de paiement seront affichées dans l’onglet Engagements → Paiements dans Procore.

Informations complémentaires

• L’entreprise de l’engagement doit être synchronisée avec NetSuite (en anglais)® avant que la facture puisse être exportée vers NetSuite (en anglais)®.

• A negative subcontractor invoice can be exported to NetSuite (en anglais)®. This will create a Negative Vendor Credit in NetSuite (en anglais)®. In a NetSuite (en anglais)® Bill Payment task, the Negative Vendor Credit can be selected to offset an existing Vendor Bill.
  Note: Creating a Procore Negative Vendor Credit can be used in favor of creating a Commitment Change Order to reduce an existing Commitment if existing exported Invoices have already been paid.

• Lorsqu’une facture de NetSuite (en anglais)® sous-traitant est payée, les informations de paiement apparaissent dans l’onglet Paiement des engagements Procore.

Considérations

• Les transactions de coût du projet directement saisies doivent NetSuite (en anglais)® être codées dans Autres éléments de frais spécifiques au projet qui ont été créés par l’intégration pour que l’intégration puisse les récupérer.

• Cochez la case du projet « Activer la synchronisation des transactions de coût du projet ERP » pour voir ces transactions à partir de NetSuite (en anglais)®.

• Dans le filtre de l’outil Coûts directs, tapez, excluez la facture de sous-traitant. En effet, ce type de factures est déjà affiché dans le budget du projet en tant que coût réel, et non en tant que coûts directs.

Informations complémentaires

• Les coûts du projet qui sont saisis directement dans NetSuite (en anglais)® sont classés comme coûts directs dans Procore et seront affichés en tant que transactions détaillées dans l’outil Coûts directs de Procore.

• Ces coûts directs synchronisés seront importés avec un statut Approuvé et ne seront pas modifiables dans Procore.

  • Si des ajustements doivent être apportés au coût direct synchronisé, le coût direct doit être supprimé dans NetSuite (en anglais)®, puis supprimés dans l’outil Coût direct. L’autre option consiste à créer une entrée de coût direct compensatoire dans NetSuite (en anglais)® pour suivre correctement les transactions.

Limitations

• Les transactions qui sont codées avec des éléments de code de coût de NetSuite (en anglais)® projet non synchronisés ne seront pas récupérées par l’intégration pour être affichées en tant que coût direct dans Procore.

• A NetSuite (en anglais)® Les comptes généraux (p. ex. écritures de journal) peuvent être récupérées par l’intégration pour être affichées en tant que coûts directs dans Procore.

  • Votre IIS fournira les exigences de configuration pour suivre correctement les entrées de journal.

• NetSuite (en anglais)® Les transactions qui ont déjà été synchronisées en tant que coûts directs dans Procore et supprimées dans NetSuite (en anglais)® ne seront pas détectées et ne seront pas supprimées automatiquement dans l’outil Coût direct de Procore. Ils peuvent être supprimés manuellement.

Considerations

• Owner Invoices are invoices entered on Prime Contracts in Procore. These can be exported to NetSuite (en anglais)® to create Customer Invoices.

• The Billing Date in Procore will populate the Invoice Date in NetSuite (en anglais)®. If the Billing date is left blank in Procore, the Invoice Date in NetSuite (en anglais)® will be populated with the Procore Billing Period End Date.

• During the Owner Invoice configuration process, your team will select a Service Item from your NetSuite (en anglais)® Products and Services list to be used for the Subtotal amount due, and another Service Item to be used for the Retainage held/released. You can choose to use the same Service Item for both of these summary values if you prefer.

Additional Information

• The invoice must be in an 'Approved' status to export successfully.

• The invoice lines in Procore are summarized on the NetSuite (en anglais)® invoice:

  • Subtotal amount due

  • Retainage held/released (if applicable)

• If you need to unlink an invoice that is already synced with NetSuite (en anglais)® you must first delete the invoice in NetSuite (en anglais)®.

Limitations

• The 'Send to ERP' button is only available when opted in to the Modernized Owner Invoice Beta experience.