Ajouter un membre à l’équipe de l’espace d’appels d’offres dans Gestion financière du portefeuille

L’espace d’appels d’offres de Gestion financière du portefeuille est un portail partagé entre le maître d’ouvrage et les candidats. Avant de pouvoir envoyer et gérer des offres, vous devez configurer l’espace d’appels d’offres. La page de configuration de l’opération est l’endroit où vous entrerez les informations et téléchargerez la documentation afin que vos candidats puissent soumettre leurs offres avec précision.

L’équipe de l’espace d’appels d’offres comprend le groupe de personnes de votre équipe qui collaborent avec vous sur un appel d’offres. Les membres de l’équipe de l’espace d’appels d’offres sont automatiquement ajoutés à l’équipe de projet et pourront afficher et comparer les offres, publier et répondre aux DDR, apporter des modifications au formulaire d’appel d’offres et récompenser le candidat gagnant. Les membres de l’équipe de l’espace d’appels d’offres recevront également des notifications par e-mail concernant toutes les activités de l’espace d’appels d’offres, par exemple lorsque les candidats publient des DDR ou soumettent des offres.

• Autorisations utilisateur requises:

  • Accès « limité » au projet ou supérieur.
    Note: Les utilisateurs ayant un accès « limité » doivent faire partie de l’équipe de l’espace d’appels d’offres pour le projet.

• Informations complémentaires:

  • L’équipe de l’espace d’appels d’offres n’est PAS l’endroit où vous invitez des candidats. C’est là que vous ajoutez des collègues qui géreront et apporteront des modifications au processus d’appel d’offres.

  • L’utilisateur qui configure l’espace d’appels d’offres est automatiquement désigné comme le gestionnaire de l’espace d’appels d’offres. La seule différence entre ce rôle et ceux disposant d’un « accès complet » est que le gestionnaire peut débloquer des offres dans le cadre d’un processus d’appel d’offres sous scellé.

1. Accédez à l’espace d’appels d’offres auquel vous souhaitez ajouter un membre.

2. Faites défiler jusqu’à la section Équipe de l’espace d’appels d’offres .

3. Ajoutez des membres à l’équipe de l’espace d’appels d’offres si nécessaire.

    Caution

   The Bid Room Team is NOT where you invite bidders; it is where you add colleagues that will manage and make changes to the bidding process.

   • Ajouter de nouvelles personnes à l’équipe de l’espace d’appels d’offres:

     1. Cliquez sur le bouton plus .
        
        Remarque: une liste de collègues disposant d’un compte Gestion financière du portefeuille peut être sélectionnée. Si vous avez déjà demandé à un consultant externe de collaborer avec vous sur le processus d’appel d’offres dans Gestion financière du portefeuille, il sera également disponible pour la sélection.

     2. Cochez la case à côté des noms des membres de l’équipe que vous souhaitez ajouter.
        Conseil ! Cochez la case à côté de Notifier par e-mail pour envoyer une notification par e-mail aux personnes que vous invitez.

     3. Cliquez sur Ajouter.

   • Facultatif: si vous souhaitez inviter un collaborateur dans l’équipe de l’espace d’appels d’offres qui n’a pas encore de compte dans Gestion financière du portefeuille:

     1. Cliquez sur + Inviter un nouveau membre de l’équipe.

     2. Saisissez le prénom, le nom et l’adresse e-mail de la personne.

     3. Cliquez sur le menu déroulant Autorisations de l’espace d’appels d’offres :

        • Sélectionnez les autorisations « Masquer les informations de l’appel d’offres » si vous ne souhaitez pas partager les informations financières de l’appel d’offres avec eux. Cela leur permettra de continuer à recevoir des e-mails et à répondre aux DDR.

        • Sélectionnez « Accès complet » si vous souhaitez qu’ils puissent collaborer pleinement sur cette offre.

     4. Pointe! Cochez la case à côté de Notifier par e-mail pour envoyer une notification par e-mail aux personnes que vous invitez.

     5. Cliquez sur Envoyer l’invitation.

• Create a Bid Form for a Bid Room