Créer un rapport de facturation dans Gestion financière du portefeuille et Planification des immobilisations

Le rapport de facturation vous permet d’établir des rapports sur les factures soumises par les fournisseurs dans n’importe quel projet. Ceci est utile si vous voulez savoir combien vous avez été facturé au cours d’un mois donné, ou si vous voulez voir quelles factures du mois précédent sont encore en attente d’approbation.

• Autorisations utilisateur requises:

  • « Accès complet » au projet ou supérieur.
    Note: Les utilisateurs disposant d’autorisations « Accès complet » ne peuvent créer des rapports de facturation que pour les projets auxquels ils ont accès.

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur l’onglet Rapports .
   Remarque : L’outil Rapports ouvre automatiquement l’onglet Rapports personnalisés.

2. Cliquez sur le menu déroulant Rapport par et sélectionnez Facture.
   
   
   

3. Cliquez sur l’icône des filtres pour développer le panneau Filtres.

4. Cliquez sur Colonnes.
   C’est ici que vous allez sélectionner les points de données spécifiques que vous souhaitez inclure dans votre rapport (voir l’exemple ci-dessous).
   

   • Pour sélectionner des colonnes:

     1. Cliquez sur une section pour voir les options.

     2. Cochez les cases à côté des colonnes que vous souhaitez inclure dans votre rapport.

5. Cliquez sur Regroupements pour développer la section des différentes options de regroupement. Les regroupements aident à créer une distinction visuelle entre les sections et peuvent être utilisés pour calculer les sous-totaux par groupe. L’image ci-dessous montre le nom du contrat et le statut de la facture en tant que regroupements.

   • Pour sélectionner ou gérer des regroupements:

     1. Sélectionnez un point de données dans le menu déroulant pour le regrouper.

     2. Les options suivantes sont disponibles :

        • Pour ajouter un regroupement, cliquez sur l’icône plus à côté de « Ajouter un autre regroupement ».
          Remarque: Vous pouvez avoir jusqu’à trois regroupements sur un rapport.

        • Pour supprimer un regroupement, cliquez sur l’icône Supprimer à côté du groupement.

        • Pour réorganiser les regroupements, cliquez sur l’icône de poignée de réorganisation et faites glisser un regroupement vers un autre emplacement.

        • Pour afficher les sous-totaux d’un regroupement, cliquez sur le bouton à bascule Sous-total en position ACTIVÉ .
          OU
          Pour masquer les sous-totaux d’un regroupement, cliquez sur le bouton Sous-total pour le placer en position désactivée .

6. Pour continuer à affiner votre rapport, faites défiler jusqu’à Affiner.
   Par exemple, vous pouvez choisir de n’enregistrer que les factures en attente d’approbation ou uniquement les factures soumises au cours d’un mois donné.
   

   • Pour affiner le rapport:

     1. Cliquez sur une section sous Affiner pour voir les options.

     2. Cochez les cases à côté des filtres que vous souhaitez utiliser pour affiner le rapport.

         Pointe

        Si vous avez configuré une intégration pour votre compte Gestion financière du portefeuille et Planification des immobilisations et que vous envoyez des factures à la comptabilité fournisseurs, vous pouvez affiner votre rapport pour afficher les factures qui n’ont pas encore été envoyées à AP. Vous pouvez également extraire le statut « Envoyé au point d’accès » sous la forme d’une colonne visible dans divers rapports.

7. Optionnel: Si vous préférez une combinaison de filtres, vous pouvez enregistrer la vue du rapport actuelle. Les vues que vous enregistrez peuvent être sélectionnées à tout moment dans le menu déroulant « Vues enregistrées ».

   • Pour enregistrer votre vue:

     1. Cliquez sur Enregistrer la vue actuelle.
        

     2. Saisissez un nom pour le rapport dans le champ Nom du rapport.

     3. Cliquez sur Enregistrer.

8. Optionnel: Pour exporter une copie du rapport sur votre ordinateur, cliquez sur Exporter.
   Un fichier Microsoft Excel sera téléchargé sur votre ordinateur.