Sage Intacct

Conditions préalables

• Sage Intacct® Abonnements

  • Afin d’utiliser l’intégration de Procore avec Sage Intacct®, les abonnements suivants doivent être activés dans Sage Intacct®:

    • Web Services

    • Construction

  • Pour les activer, accédez à Entreprise → Admin → Abonnements

  • Trouvez « Services Web » et cliquez dessus pour vous abonner.

  • Répétez le processus pour « Abonnement à la construction ». Sage Intacct® auront des frais supplémentaires pour cela. Veuillez consulter votre revendeur Sage à ce sujet.* Cliquez sur Terminé lorsque vous avez terminé.

Exigences de connexion

• Dans Procore : votre spécialiste de la mise en œuvre de l’intégration vous demandera d’ajouter les applications CSGD requises à votre compte.

• Les données sont exportées instantanément ; Les importations peuvent être demandées par les administrateurs.

Informations complémentaires

• Les exportations se font instantanément après approbation par le ou les utilisateurs de la comptabilité de votre organisation. Les importations se font à la suite de demandes qui peuvent être effectuées par vos équipes de projet et de comptabilité directement dans Procore.

• Dans Procore, toutes les exportations vers Sage Intacct® doivent être approuvées par le (s) approbateur(s) de comptabilité désigné(s) de votre entreprise.

Notes:

• Si vous allez intégrer un (1) ou plusieurs projets avec Sage Intacct®, vous devez toujours activer l’option « Disponible pour utilisation sur de nouveaux projets ».

• Si un code de coût a été désactivé, vous ne pouvez pas l’ajouter à un projet à moins de le réactiver au préalable.

Conditions préalables

• Pour ajouter Sage Intacct® des codes de coût standard à un projet, l’outil Intégrations ERP doit être activé sur le projet.

• Le Sage Intacct® projet doit être ajouté en tant que projet Procore

Notes:

• Si un utilisateur ajoute de nouveaux codes de coût au niveau projet à la Sage Intacct® liste des codes de coût standard, ces mises à jour doivent être envoyées à l’outil Intégrations ERP afin que les modifications puissent être examinées par un approbateur de comptabilité.

• Tous les codes de coût au niveau projet qui ne sont pas synchronisés seront automatiquement synchronisés avec votre ERP lors de l’exportation de votre budget.

Informations complémentaires:

• Si un nouveau code de coût ayant déjà une affectation de type de coût différente dans Procore est approuvé/mis à jour, les deux affectations de type de coût seront liées au code de coût.

• Les descriptions des codes de coût existantes dans Sage Intacct® ne seront pas remplacées. Par exemple, si le code de coût a déjà une description dans Sage Intacct® qui est différente de la description du code de coût qui apparaît dans Procore, la description du code de coût dans Sage Intacct® restera la même.

Importer des entreprises dans Procore

• Vous pouvez filtrer les entreprises prêtes pour l’importation par type d’entreprise à l’aide du filtre Type sous l’onglet Entreprises de la page Intégrations ERP .
  Note: Vous pouvez filtrer les entreprises par type, même celles qui n’en ont pas, à synchroniser avec Procore.

Limitations

• Lorsqu’un enregistrement d’entreprise de est lié à un enregistrement d’entreprise dans Procore, les changements d’adresse Sage Intacct® ne sont pas synchronisés entre les deux systèmes. En effet, l'« Adresse » de Sage Intacct® correspond à l’adresse de facturation de l’entreprise, qui peut être différente de l’adresse postale que votre équipe de gestion de projet doit utiliser pour la correspondance liée au projet.

• Les entreprises doivent être créées au plus haut niveau pour Sage Intacct® que l’intégration répercute correctement les coûts du projet dans tous les projets.

• Les entreprises créées au niveau de l’entité ne sont ni vues ni prises en charge par l’intégration.

• Les enregistrements d’entreprise créés dans Procore par l’importation d’un fournisseur à partir de ne synchronisent pas automatiquement les détails d’assurance du Sage Intacct® fournisseur. Vous devez gérer et mettre à jour manuellement les informations d’assurance du fournisseur dans Procore et Sage Intacct®.

Informations complémentaires

• Il est fortement recommandé d’essayer d’abord de lier toutes les Sage Intacct® entreprises qui existent déjà dans votre annuaire au niveau entreprise Procore avant d’ajouter de nouvelles entreprises afin d’éviter les doublons.

Exigences relatives à l’exportation du projet:

• Les projets en cours ou créés avant la connexion de l’intégration ne peuvent pas être synchronisés. Des services professionnels pour l’aide à l’intégration des dossiers de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.

• Tous les codes de coût doivent avoir au moins une (1) affectation de type de coût avant que le projet Procore puisse être exporté pour créer un nouveau projet dans Sage Intacct®.

• Si vos codes de coût ont déjà des affectations de type de coût, votre entreprise a déjà configuré les affectations de type de coût pour vos codes de coût.

• Lors de la saisie des données de votre projet, tenez compte des exigences suivantes :

  • Nom du projet. Sage Intacct® impose une limite maximale de 200 caractères. Si le nom de votre projet dépasse cette limite, il sera tronqué dans Sage Intacct®.

  • Projet actif. Sage Intacct® vous oblige à définir votre nouveau projet comme « Actif » dans Procore.

Informations complémentaires:

• Avant de pouvoir synchroniser les données du projet de données entre les deux (2) systèmes, votre Procore point of contact doit activer le privilège « Envoyer à la comptabilité » pour les approbateurs de comptabilité de votre entreprise. Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Standard » dans l’outil Intégrations ERP sont ainsi autorisés à accepter ou à rejeter les données synchronisées entre Procore et Sage Intacct®.

Considérations

• Si vous avez créé un sous-projet dans Sage Intacct®, vous pouvez l’importer dans votre projet Procore. Avant que le processus de synchronisation ajoute le « sous-projet » à votre projet Procore, les informations apparaîtront dans l’onglet « Sous-projets » de l’outil Intégrations ERP de l’entreprise.

Les données synchronisées comprendront les éléments suivants :

• Codes de coût du sous-projet

• Sous-catégories d’emplois

• Estimation initiale

Informations complémentaires

• Vous ne pouvez pas supprimer un sous-projet s’il existe des codes de coût liés à ce sous-projet.

• Lors de la modification d’une description de sous-projet, la nouvelle entrée de description doit correspondre exactement à la modification que vous avez apportée au sous-projet dans votre système ERP.

Conditions préalables à l’exportation depuis Procore:

• Ajoutez le Sage Intacct® projet à Procore.

• Créer ou mettre à jour le budget du projet :

• Le budget doit être verrouillé avant l’exportation.

• Assurez-vous que les codes de coût du projet sont mis à jour avec le projet synchronisé dans Sage Intacct®.

• Vous devez assigner un type de coût à chaque code de coût du projet pour exporter votre budget, que le code de coût soit inclus ou non dans le budget.

Synchronisation:

• Vous pouvez exporter des budgets contenant des postes originaux avec des valeurs de 0 $ de Procore vers Sage Intacct®.

Restrictions:

• La possibilité de déverrouiller le budget Procore, de renvoyer des données à Sage Intacct®, d’ajouter des postes budgétaires et de créer des modifications budgétaires sera désactivée jusqu’à ce que l’exportation de Procore vers Sage Intacct® soit terminée.

Limites:

• L’intégration Procore + Sage Intacct® ne synchronise PAS les valeurs de l’unité de mesure (UdM) et de la quantité unitaire entre les systèmes. Actuellement, la synchronisation du budget est uniquement basée sur le montant.

• L’intégration Procore + Sage Intacct® ne synchronise PAS les ordres de changement au contrat principal avec Sage Intacct® les révisions budgétaires, même si ceux-ci ont un impact sur le budget en tant que tel dans Procore. Afin de synchroniser les révisions budgétaires vers Sage Intacct®, ces révisions doivent être saisies dans Procore en tant que modifications budgétaires ou estimations budgétaires révisées. En d’autres termes, les révisions doivent être saisies via l’outil Budgets, et non via l’outil Contrats principaux.

Informations complémentaires :

• Toute vue du budget personnalisée que vous créez doit Sage Intacct® contenir toutes les colonnes de données ERP requises. Cela garantit que Procore peut envoyer les données budgétaires requises à l’outil Intégrations ERP de l’entreprise pour qu’elles soient acceptées en vue de leur exportation vers le système ERP intégré par un approbateur de comptabilité.

Conditions préalables:
Avant de pouvoir envoyer un engagement à l’outil Intégrations ERP, celui-ci doit satisfaire aux conditions préalables suivantes :

• Numéro d’identification. Doit contenir moins de caractères que la limitation définie dans Sage Intacct®.
  Remarque: Votre spécialiste de la mise en œuvre de l’intégration Procore peut définir cette limitation dans Procore lui-même, afin que vos utilisateurs ne puissent pas la dépasser. Si cela n’a pas été configuré, il n’y aura pas de limitation de longueur dans Procore, seulement dans Sage Intacct®.

• Titre. Pour Sage Intacct®, le titre ne doit pas comporter plus de 35 caractères.
  Remarque: Vous ne pouvez pas enregistrer un engagement qui ne répond pas à ces critères.

• Date de début. Pour Sage Intacct®, vous devez saisir une date de début pour l’engagement.
  Remarque: Vous ne pouvez pas enregistrer un engagement qui ne répond pas à ces critères.

• Entreprise sous-traitante. Doit être lié à un fournisseur synchronisé Sage Intacct® . Voir Lier un Sage Intacct® fournisseur à une entreprise Procore.

• Statut. Pour les contrats de sous-traitance, le statut doit être défini sur « Approuvé » ou « Terminé ».

• Ventilation des coûts (VDC). Doit inclure au moins un (1) poste et tous les postes doivent contenir Sage Intacct® des codes de coût.

Informations complémentaires:

• Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer vos paramètres par défaut pour utiliser votre numéro de contrat Procore comme champ d’ID d’un Sage Intacct® engagement exporté. Si cette option est activée, l’ID Sage Intacct® se remplira automatiquement avec le numéro de contrat Procore, mais la valeur peut toujours être modifiée (Remarque: l’activation de ce paramètre nécessite une autorisation de niveau « Admin » dans l’outil Intégrations ERP).

Limites:

• Pour synchroniser un engagement, tous les postes d’une ventilation des coûts (VDC) doivent être liés à des codes de coût et à des catégories de vos listes de codes de coût standard et de types de coût synchronisées avec l’ERP.

• Les engagements synchronisés avec Sage Intacct® ne contiendront PAS de détails concernant les codes fiscaux.

• Une fois que les engagements d’un projet ont été synchronisés avec le système d’une Sage Intacct® entreprise, Procore restreint automatiquement votre capacité à modifier les champs synchronisés d’un engagement. Cela permet de s’assurer que les données restent synchronisées sur les deux systèmes. Les champs qui ne peuvent pas être modifiés après une synchronisation sont les suivants :

  • Entreprise sous-traitante

  • Statut

  • Sous-onglet Ventilation des coûts (VDC) (tous les champs)

• Si vous devez supprimer un engagement après sa synchronisation avec votre Sage Intacct®, vous devez d’abord déconnecter le lien qui existe entre les deux enregistrements dans chaque système.

• Une fois supprimées, les données de l’engagement sont définitivement supprimées de Procore et ne peuvent être récupérées.

Exigences minimales:
Pour envoyer un OCE dans l’outil Ordres de changement lorsque l’intégration avec Sage Intacct® est active, l’OCE doit satisfaire aux exigences suivantes :

• Titre: ne doit pas comporter plus de 35 caractères.
  Remarque: Vous ne pouvez pas enregistrer un OCE qui ne répond pas à cette exigence.

• La description. Ne doit pas comporter plus de 400 caractères.

• Date d’échéance: le champ Date d’échéance doit être saisi. Cela correspond à la 'Date' dans Sage Intacct®.
  Remarque: Vous ne pouvez pas enregistrer un OCE qui ne répond pas à cette exigence.

• Entreprise sous-traitante. Doit être lié à un Sage Intacct® fournisseur.

• Statut. Doit être « approuvé ».

• Ventilation des coûts (VDC). Doit inclure au moins un (1) poste avec un Sage Intacct® code de coût.
  Remarques:
  - Vous ne pouvez ajouter un poste à la ventilation des coûts de l’engagement que s’il est lié à un code de coût et à une catégorie existants.
  - La description du poste ne peut pas comporter plus de 400 caractères.

Exporter l’OCE depuis Procore

• Les OCE exportés vers Sage Intacct® incluent les valeurs des dimensions Département et Lieu en fonction du type d’OCE :* Postes existants : les OCE créés pour les postes existants incluent les valeurs Département et Lieu du poste d’engagement d’origine.* Nouveaux postes : Les OCE créés pour les nouveaux postes comprendront les valeurs du département et de l’emplacement du projet.

Informations complémentaires:

• Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer vos paramètres par défaut pour utiliser votre numéro d’ordre de changement Procore pour le Sage Intacct® champ ID d’un engagement exporté. Si cette option est activée, l’ID Sage Intacct® se remplira automatiquement avec le numéro d’ordre de changement Procore. Cependant, la valeur peut toujours être modifiée. (L’activation de ce paramètre de configuration à l’échelle du compte nécessite un accès de niveau « Admin » dans l’outil Intégrations ERP.)

Limites:

• Si un poste d’un OCE crée un nouveau poste sur le contrat d’origine, ce nouveau poste ne sera pas reflété sur le Sage Intacct® contrat. Cependant, le poste de l’OCE sera toujours envoyé à Sage Intacct®.

• Pour ajouter un poste de ventilation des coûts (VDC) à un OCE, il doit être lié à un code de coût et à une catégorie existants.

• Si un poste d’un OCE crée un nouveau poste sur le contrat d’origine, ce nouveau poste ne sera pas reflété sur le Sage Intacct® contrat. Cependant, le poste de l’OCE sera toujours envoyé à Sage Intacct®.

• Procore ne permet pas aux utilisateurs de supprimer les engagements synchronisés, vous devez donc d’abord dissocier les enregistrements dans les deux systèmes pour permettre la suppression.

• Vous ne pouvez pas supprimer un ordre de changement « Approuvé ». Le statut doit être ajusté avant la suppression.

• Une fois qu’un OCE synchronisé est dissocié et supprimé, les données sont définitivement supprimées du système et ne peuvent pas être restaurées.

Informations complémentaires:

• Date de facturation. Dans Procore, cette date est transférée en Sage Intacct® tant que date sur une facture.

• Les factures dont le montant total est égal à zéro dollar ne peuvent pas être envoyées à Sage Intacct®. Ces factures ne seront pas synchronisées lors de l’exportation.

• Les matériaux actuellement entreposés et la retenue de garantie des matériaux ne sont pas pris en charge avec l’intégration Sage Intacct® . Ces valeurs seront ignorées lors de l’envoi des factures à Sage Intacct®.

• Après l’envoi des factures, les utilisateurs ne pourront PAS modifier la facture dans l’outil Engagements (à l’exception de la modification des pièces jointes de la facture).

• Si vous marquez un fournisseur comme fournisseur 1099 dans Sage Intacct®, la facture exportée depuis Procore ne sera pas marquée comme 1099 à déclarer.

Exigences minimales en matière de facture:

• Avant de pouvoir envoyer une facture de l’outil Engagements à l’outil Intégrations ERP, le statut de la facture doit être Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle ou En attente de l’approbation du maître d’ouvrage .

Notes:

• Les contrats principaux ne peuvent être importés dans Procore qu’à partir de Sage Intacct®.

• Dans vos paramètres d’intégration ERP, les administrateurs ERP peuvent activer la possibilité de désigner votre contrat principal comme étant basé sur l’unité ou sur le montant avant l’importation dans Procore.

• Si vous choisissez de mettre à jour le contrat principal dans Sage Intacct® , vous devrez synchroniser et réimporter manuellement vos modifications dans Procore.

• Bien que les mises à jour apportées au contrat principal dans Intacct puissent être réimportées dans Procore, la suppression des postes de ventilation des coûts n’est pas détectée. Contactez le support ERP pour obtenir de l’aide sur la suppression des éléments supprimés.

• Une fois le contrat principal importé, les codes budgétaires et les descriptions peuvent être ajoutés aux postes individuels à partir de l’outil Contrats principaux sous Ventilation des coûts.

• Plusieurs contrats principaux configurés pour un projet dans Sage Intacct® peuvent être importés dans un projet Procore synchronisé.

Informations complémentaires :

• Sur les filtres « Prêt pour l’importation » et « Synchronisé » avec l’outil Intégrations ERP du contrat principal, une actualisation vérifiera les éléments suivants :

  • Les postes du contrat principal sont mis à jour

  • Les éléments d’en-tête du contact principal sont mis à jour

  • Après cela, les utilisateurs pourront réimporter

• Le bouton « Réimporter » est grisé et indisponible dans les situations suivantes :

  • Le contrat principal n’est pas approuvé.

  • Le contrat principal n’appartient pas à un projet synchronisé.

  • Le contrat principal a été ajouté par inadvertance à deux projets du compte Procore de votre entreprise.

  • Le contact principal a déjà été synchronisé et il n’y a pas de nouveaux postes non synchronisés.

Conditions préalables à la synchronisation :

• Créez ou mettez à jour l’OCCP dans Procore.

• L’OCCP doit être envoyé à l’outil Intégrations ERP.

• Si des modifications ont été apportées au contrat principal dans Sage Intacct®, assurez-vous que ces modifications sont synchronisées avec Procore.

• Avant de pouvoir envoyer un OCCP à l’outil Intégrations ERP, il doit avoir le statut Approuvé.
  Note: Les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Admin » sur le projet peuvent modifier manuellement le statut d’un OCCP dans l’OCCP ; Les approbateurs de comptabilité peuvent modifier le statut d’un OCCP en l’approuvant pour l’exportation via l’outil Intégrations ERP.

• Pour exporter un OCCP de l’outil Intégrations ERP vers Sage Intacct®, vous devez d’abord synchroniser le budget du projet.

Notes:

• Les utilisateurs qui ne disposent que d’une autorisation de niveau « Standard » pour l’outil Intégrations ERP peuvent afficher les informations, mais ne disposent pas des autorisations suffisantes pour accepter/refuser les OCCP pour l’exportation.

• Vous pouvez afficher les champs « Quantité », « Unité de mesure (UdM) » et « Coût unitaire » sans aucune valeur pour les postes dans les OCCP. Actuellement, ces champs ne peuvent pas être modifiés car l’intégration Procore + Sage Intacct® ne prend pas en charge cette fonctionnalité.

Importer à partir de Sage Intacct® uniquement.

Les informations de coût sont extraites pour chaque code/type de Sage Intacct® coût sur les projets synchronisés pour être utilisées à 2 endroits dans Procore, le budget et les coûts du projet.

Remarques s:

• Si vous supprimez un coût direct dans Sage Intacct®, Procore supprimera le coût direct correspondant. Veuillez contacter votre Procore point of contact pour activer cette fonctionnalité.

• Si vous ne souhaitez pas que Procore supprime le coût direct, vous devez activer le paramètre « Activer l’annulation des factures impayées » pour Sage Intacct® que la transaction annulée soit importée dans Procore en tant que montant négatif.

• Lorsque vous ajoutez un nouveau poste à une facture, la facture est mise à jour dans Procore. Si vous ajoutez un nouveau poste à une paie ou à une dépense, le poste est transféré en tant que nouvelle transaction de coût direct dans Procore.

• Procore ne détecte pas les mises à jour des postes existants, mais vous pouvez effectuer des mises à jour manuellement dans Procore avec la fonction Modifier les coûts directs .

Exigences:
Les étapes d’activation de la synchronisation des détails des transactions de coût de projet sont les suivantes :

• Un utilisateur disposant de l’autorisation « Admin » dans l’outil Admin du projet doit activer la fonction de synchronisation des détails de la transaction de coût de projet.

• Votre administrateur Procore doit mettre à jour la ou les vues du budget de votre projet pour effectuer ces étapes :1. Si vous avez déjà ajouté des colonnes à votre vue du budget pour les informations récapitulatives des coûts du projet, vous devrez supprimer à la fois la colonne calculée existante « Coûts directs ERP » et la colonne source « Coûts du projet ERP à ce jour ».2. Après avoir supprimé ces colonnes, vous devrez ajouter les colonnes recommandées pour la synchronisation des détails des transactions de coût de projet à vos vues du budget.

Synchronisation:

• Vous pouvez importer des transactions de coûts directs pour la paie et les dépenses jusqu’à la fin du mois en cours depuis Sage Intacct® vers Procore.

Limitations:
Les détails transactionnels de coût de projet suivants ne sont pas transférés lors de cette synchronisation :

• 'Unités'

• « Date de réception » (factures et factures des sous-traitants)

Limitations:

• Les paiements créés dans Sage Intacct sans numéro de document ne seront pas synchronisés dans Procore.