Xero

Limitations:

• Les intégrations sont limitées à (1) Xero™ organisation par (1) site Procore. Un site Procore distinct est nécessaire si vous souhaitez connecter une autre Xero™ organisation.

• Un seul utilisateur peut autoriser Xero™ Xero™ la connexion entre (1) l’organisation et (1) le site Procore. Si vous connectez plusieurs sites Procore à plusieurs Xero™ organisations, des utilisateurs supplémentaires Xero™ seront nécessaires pour configurer l’autorisation.

Les données de ces outils et éléments Procore ne sont PAS synchronisées avec Xero™:

• Contrats principaux/ordres de changement au contrat principal (OCCP)

• Factures et paiements du contrat principal

• Budgets

• Pointages/Feuilles horaires

Informations complémentaires

• DONNÉES IMPORTABLES : Le calendrier de synchronisation automatique en arrière-plan est une fois par jour des synchronisations de travaux (coûts du projet) pour les projets intégrés.

  • Des synchronisations à la demande peuvent être lancées dans Procore pour les projets, les fournisseurs, les coûts du projet et les paiements de factures de sous-traitants importables.

• DONNÉES EXPORTABLES : Les autres enregistrements exportables (factures des fournisseurs et des sous-traitants) doivent être approuvés/acceptés par un approbateur de comptabilité, qui est le seul utilisateur à pouvoir initier l’exportation de Procore vers Xero™.

Limitations:

• La longueur du code de coût ne peut pas dépasser 30 caractères.

• Maximum de 4000 codes de coût dans Procore car vous ne pouvez pas avoir plus de 4000 produits et services dans Xero™.

• Vous devrez affecter manuellement les comptes d’achat et de vente aux codes Xero™ de coût exportés. Vous pouvez le faire par lot à l’aide de la fonction d’importation/exportation de Xero™. Pour plus de détails, reportez-vous Xero™à la documentation de .

• Les codes de coût spécifiques au projet ne sont PAS pris en charge avec l’intégration Procore + Xero™ . Votre entreprise disposera d’une (1) liste de codes de coût à utiliser avec tous les Xero™ projets intégrés.

Éléments à prendre en compte :

• Il est fortement recommandé d’utiliser une structure de codes de coût à un ou deux niveaux dans Procore. N’oubliez pas que les types de coût sont synchronisés avec Xero™. Chaque type de coût assigné à un code de coût créera un élément distinct dans la liste des produits et services dans Xero™.

• Il est recommandé de ne pas utiliser les produits et services existants dans Xero™ votre structure de codes de coût Procore. Si vous souhaitez utiliser des produits et services existants, vous pouvez en discuter avec votre spécialiste de la mise en œuvre de l’intégration.

Considération:

• Les projets en cours ou créés avant la connexion de l’intégration ne peuvent pas être synchronisés. Des services professionnels pour l’aide à l’intégration des dossiers de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.

Prérequis:

• Important! Votre nouveau projet doit utiliser la «Xero™ Liste des codes de coût standard » pour que le projet puisse être envoyé à Xero™. Voir Configurer les préférences de code de coût pour Xero™.

• Un utilisateur doit créer le projet Procore dans l’outil Portefeuille, puis l’envoyer vers l’outil Intégrations ERP pour acceptation par un approbateur de comptabilité.

  • L’outil Intégrations ERP doit être activé sur le projet.

  • Le projet du système ERP intégré doit être ajouté en tant que projet Procore.

Limites:

• Procore ne prend actuellement pas en charge les sous-projets pour Xero™ les projets intégrés.

• Les codes de coût spécifiques au projet ne sont PAS pris en charge avec l’intégration Procore + Xero™ . Votre entreprise disposera d’une (1) liste de codes de coût à utiliser avec tous les Xero™ projets intégrés.

• Les projets Procore ne peuvent pas être supprimés. Cependant, vous pouvez changer son statut en Inactif.

• Si de nouveaux codes de coût sont ajoutés à un projet intégré, vous devez les actualiser.

  • Après avoir actualisé les codes de coût du projet, vous devrez renvoyer le projet à l’ERP et l’exporter à partir du filtre Prêt pour la mise à jour.

• Une organisation distincte Xero™ pour chaque projet n’est PAS prise en charge. Pour chaque compte d’entreprise Procore, l’intégration est conçue pour prendre en charge une (1) Xero™ organisation par connecteur.

Dépannage:

• Si le bouton Envoyer au système ERP n’est pas visible ou disponible, vérifiez si vous avez configuré les codes de coûts du projet. Vous devez avoir configuré au moins un (1) code de coût sur le projet avant de pouvoir l’envoyer à l’outil Intégrations ERP.

Éléments à prendre en compte

• Il est fortement recommandé d’essayer d’abord de lier tous Xero™ les fournisseurs qui existent déjà dans l’annuaire de l’entreprise de votre compte Procore.

Conditions préalables

• Vous n’avez qu’à lier les fournisseurs actifs Xero™ qui seront utilisés dans les nouveaux travaux/projets de construction qui seront gérés dans Procore. Les fournisseurs inactifs Xero™ doivent être archivés.

• Une fois qu’un fournisseur est Xero™ lié à une entreprise dans Procore, les modifications apportées aux informations d’adresse ne sont pas synchronisées entre les deux systèmes, car l’adresse de facturation d’une entreprise peut être différente de l’adresse postale qu’un chef de projet utilise pour contacter l’entreprise/le fournisseur pour les correspondances liées au projet.

Informations complémentaires

• Lorsque vous saisissez des données dans le champ « Nom » du sous-onglet « Général », sachez qu’une Xero™ limite maximale de 41 caractères est imposée au champ « Nom »

Limites:

• Vous ne pouvez récupérer un fournisseur/une entreprise qui a été envoyé à l’outil Intégrations ERP de l’entreprise que s’il n’a pas encore été accepté ou rejeté par un approbateur de comptabilité.

• Si vous parvenez à récupérer un ordre de changement à partir de l’outil Intégrations ERP, il est placé dans un état modifiable dans l’outil Annuaire.

Limites:

• Avant de pouvoir dissocier un engagement dans Procore, vous devez supprimer l’engagement dans Xero™.

  • la synchronisation automatique horaire doit se terminer avant que vous puissiez dissocier l’engagement.

• Après la réinitialisation et la suppression d’un engagement synchronisé, les données sont définitivement supprimées du système et ne peuvent pas être restaurées.

• Pour ajouter un poste de ventilation des coûts (VDC) à un engagement, il doit être lié à un code de coût et à une catégorie existants.

• Une fois que vous avez configuré le calendrier de synchronisation des paiements de factures, le processus de synchronisation n’est pris en charge que pour les nouveaux paiements de factures. Il ne sera pas pris en charge sur les paiements de factures préexistants.

Conditions préalables:

• Avant de pouvoir envoyer un engagement (par exemple, un bon de commande ou un contrat de sous-traitance) à l’outil Intégrations ERP, l’engagement doivent satisfaire aux conditions préalables suivantes :

  • Numéro d’identification. Ne doit pas comporter plus de 255 caractères.

  • Titre. Le nombre maximal de caractères pour ce champ est de 255.

  • entreprise sous-traitante. Doit être lié à un Xero™ contact.

  • Statut. Doit avoir le statut « Approuvé ».

  • Ventilation des coûts (VDC). Doit inclure au moins un (1) poste avec un Xero™ code de coût (Remarque: vous ne pouvez ajouter un poste à la VDC de l’engagement que s’il est lié à un code de coût et à une catégorie existants).
    Remarque: La ventilation des coûts du sous-traitant (VDCS) n’est PAS incluse dans l’exportation vers Xero™.

• Tout problème entraînant le rejet du comptable doit être abordé dans un engagement mis à jour.

Informations complémentaires:

• Lorsqu’un engagement ou un ordre de changement synchronisé est supprimé de Procore, l’action de suppression est capturée dans le sous-onglet Historique des changements de l’élément individuel.

• Le champ Description d’un engagement n’est PAS requis pour l’exportation vers Xero™.

• Une fois l’engagement renvoyé, le comptable désigné est alerté par une notification automatique par e-mail de Procore avec pour objet « Intégrations ERP Daily Summary ». Cela s’ajoute à la notification automatique par e-mail.

• Les utilisateurs ne peuvent pas modifier les paiements synchronisés dans Procore.

• Les utilisateurs peuvent ajouter ou modifier des pièces jointes dans Procore.

• L’utilisateur peut ajouter ou modifier le numéro de paiement dans Procore.

• Les paiements synchronisés supprimés dans Xero™ ne sont pas automatiquement supprimés de Procore. Pour supprimer un paiement synchronisé, contactez le support technique .

Exigences minimales de l’OCE:
Avant de pouvoir envoyer un OCE dans l’outil Ordres de changement vers l’outil Intégrations ERP, l’OCE doit satisfaire aux exigences suivantes :

• Numéro d’identification. Ne doit pas comporter plus de 255 caractères.

• Date de création. La date de création de l’OCE dans Procore ne sera pas exportée vers Xero™. Ce champ ne peut pas être modifié.

• Titre. Ne doit pas comporter plus de 255 caractères.

• Entreprise sous-traitante. Doit être lié à un Xero™ fournisseur.

• Statut. Doit être « approuvé ».

• Ventilation des coûts (VDC). Doit inclure au moins un (1) poste avec un Xero™ code de coût. (Remarque: vous ne pouvez ajouter un poste à la ventilation des coûts de l’engagement que s’il est lié à un code et à une catégorie de coût existants.)

Informations complémentaires:

• Date de création. Cette valeur dans ce champ n’est pas exportée depuis Procore.

• Description: cette valeur dans ce champ n’est pas exportée depuis Procore.

Limites:

• Pour ajouter un poste de ventilation des coûts (VDC) à un ordre de changement de l’engagement, il doit être lié à un code et à une catégorie de coût existants.

• Xero™ a une limitation où un poste de contrat ne peut pas être modifié plus d’une fois sur un ordre de changement de l’engagement. Par conséquent, si vous avez un ordre de changement d’engagement qui contient plus d’une modification pour le même poste d’engagement, Procore additionnera automatiquement le montant des éléments et l’enverra à Xero™ sous la forme d’une valeur unique (agrégée).

• Vous ne pouvez récupérer un ordre de changement qui a été envoyé à l’outil Intégrations ERP de l’entreprise que s’il n’a pas encore été accepté ou rejeté par un approbateur de comptabilité.

• Si vous parvenez à récupérer un ordre de changement à partir de l’outil Intégrations ERP, il passe à l’état modifiable dans le sous-onglet Ordres de changement de l’outil Engagements.

• Pour dissocier un OCE de Xero™, vous devez d’abord supprimer l’OCE dans Xero™. Consultez votre Xero™ documentation pour connaître les étapes.

Exigences minimales en matière de facture:

• Avant de pouvoir envoyer un OCE de l’outil Ordres de changement à l’outil Intégrations ERP, l’OCE doit satisfaire aux exigences suivantes :

  • entreprise sous-traitante. Doit être lié à un Xero™ fournisseur.

  • Numéro de facture. Ne doit pas comporter plus de 255 caractères.

  • période de facturation. Sélectionnez la plage de dates pour la période de facturation. Par défaut, Procore sélectionne automatiquement la période de facturation en cours.

  • Date de facturation. Procore sélectionne automatiquement la date par défaut définie dans la période de facturation en cours. Il s’agit d’un champ obligatoire.

  • Début de la période. Procore sélectionne automatiquement les par défaut date de début définies dans l’période de facturation courante. Il s’agit d’un champ obligatoire.

  • Fin de la période. Procore sélectionne automatiquement les par défaut date de début définies dans l’période de facturation courante. Il s’agit d’un champ obligatoire.

  • Date de paiement. Indiquez la date à laquelle le paiement doit être effectué à « l’Entreprise sous-traitante ». L’exportation Xero™ d’une facture de sous-traitant vers échoue si ce champ est laissé vide.

  • Statut. Doit être « approuvé ». * Ventilation des coûts (VDC). Doit inclure au moins un (1) poste avec un Xero™ code de coût. (Remarque: vous ne pouvez ajouter un poste à la VDC de l’engagement que s’il est lié à un code de coût et à une catégorie existants.)

Informations complémentaires:

• Date de facturation. Dans Procore, cette date est transférée en Xero™ tant que date sur une facture.

• Paiement dû. Cette date dans Procore est transférée à Xero™ la date d’échéance de la facture.
  Remarque: Si le champ Paiement dû est vide, Procore ne transfère AUCUNE date. Cela permet à Procore de calculer une date d’échéance de facture en fonction des conditions définies pour le fournisseur.

• méthode comptable. Pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance avec une méthode comptable basée sur le montant, Procore envoie le montant en dollars de chaque poste à Xero™. Pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance avec une méthode comptable Unité/Qté, Procore envoie la quantité facturée pour chaque poste à Xero™.

• Pour dissocier une facture de sous-traitant de Xero™, vous devez d’abord supprimer l'ordre de changement de l'engagement dans Xero™. Consultez votre Xero™ documentation pour connaître les étapes.

Prérequis:

• Le paramètre Synchroniser les paiements pour les factures synchronisées peut être réglé sur n’importe quelle fréquence.

• La facture de sous-traitant pour laquelle un paiement est effectué doit d’abord être exportée vers Xero™.

• Le(s) paiement(s) de facture que vous souhaitez synchroniser doivent être saisis dans Xero™. Consultez votre Xero™ documentation pour connaître les étapes.

Éléments pris en charge:
Le processus de synchronisation prend en charge les paiements suivants :

• Paiements par chèque et par carte de crédit en Xero™.

• Paiements complets et partiels en Xero™.

• Modifications apportées à un paiement après sa synchronisation. Par exemple, l’annulation d’un chèque.

Limites:

• Une fois que vous avez configuré le planning de synchronisation, le processus de synchronisation n’est pris en charge que pour les nouveaux paiements de factures. Il ne sera pas pris en charge sur les paiements de factures préexistants.

Informations complémentaires:

• Les utilisateurs ne peuvent pas modifier les paiements synchronisés dans Procore.

• Les utilisateurs peuvent ajouter ou modifier des pièces jointes dans Procore.

• L’utilisateur peut ajouter ou modifier le numéro de paiement dans Procore.

• Les paiements synchronisés supprimés dans Xero™ ne sont pas automatiquement supprimés de Procore. Pour supprimer un paiement synchronisé, contactez le support technique .

Informations complémentaires

• Les transactions liées aux coûts saisies ou synchronisées Xero™ seront renvoyées à Procore en tant que transactions dans l’outil Coûts directs. Les transactions entrantes Xero™ sont synchronisées en tant que transactions de coût direct si elles remplissent les conditions suivantes :

  • Entré avec Xero™ le type de transaction :

  • Entrez la facture et le type de transaction est « ACCPAY »

  • Dépenser de l’argent et le type de transaction est « dépenser »

  • Note de crédit et type de transaction : « ACCPAYCREDIT »* Facture de sous-traitant synchronisée depuis Procore en tant que transaction de type « ACCPAY ».

  • Assigné à un projet synchronisé (catégorie de suivi)

  • Assigné à un code de coût/type de coût synchronisé (élément)

  • Statut = « Approuvé »