Xero

Limitations:

• Les intégrations sont limitées à (1) Xero™ organisation par (1) site Procore. Un site Procore distinct est nécessaire si vous souhaitez connecter une autre Xero™ organisation.

• Un seul utilisateur peut autoriser Xero™ Xero™ la connexion entre (1) l’organisation et (1) le site Procore. Si vous connectez plusieurs sites Procore à plusieurs Xero™ organisations, des utilisateurs supplémentaires Xero™ seront nécessaires pour configurer l’autorisation.

Les données de ces outils et éléments Procore ne sont PAS synchronisées avec Xero™:

• Contrats principaux/ordres de changement au contrat principal (OCCP)

• Factures et paiements du contrat principal

• Budgets

• Pointages/Feuilles horaires

Informations complémentaires

• DONNÉES IMPORTABLES : Le calendrier de synchronisation automatique en arrière-plan est une fois par jour des synchronisations de travaux (coûts du projet) pour les projets intégrés.

  • Des synchronisations à la demande peuvent être lancées dans Procore pour les projets, les fournisseurs, les coûts du projet et les paiements de factures de sous-traitants importables.

• DONNÉES EXPORTABLES : Les autres enregistrements exportables (factures des fournisseurs et des sous-traitants) doivent être approuvés/acceptés par un approbateur de comptabilité, qui est le seul utilisateur à pouvoir initier l’exportation de Procore vers Xero™.

Limitations:

• La longueur du code de coût ne peut pas dépasser 30 caractères.

• Maximum de 4000 codes de coût dans Procore car vous ne pouvez pas avoir plus de 4000 produits et services dans Xero™.

• Vous devrez affecter manuellement les comptes d’achat et de vente aux codes Xero™ de coût exportés. Vous pouvez le faire par lot à l’aide de la fonction d’importation/exportation de Xero™. Pour plus de détails, reportez-vous Xero™à la documentation de .

• Les codes de coût spécifiques au projet ne sont PAS pris en charge avec l’intégration Procore + Xero™ . Votre entreprise disposera d’une (1) liste de codes de coût à utiliser avec tous les Xero™ projets intégrés.

Éléments à prendre en compte :

• Il est fortement recommandé d’utiliser une structure de codes de coût à un ou deux niveaux dans Procore. N’oubliez pas que les types de coût sont synchronisés avec Xero™. Chaque type de coût assigné à un code de coût créera un élément distinct dans la liste des produits et services dans Xero™.

• Il est recommandé de ne pas utiliser les produits et services existants dans Xero™ votre structure de codes de coût Procore. Si vous souhaitez utiliser des produits et services existants, vous pouvez en discuter avec votre spécialiste de la mise en œuvre de l’intégration.

Considération:

• Les projets en cours ou créés avant la connexion de l’intégration ne peuvent pas être synchronisés. Des services professionnels pour l’aide à l’intégration des dossiers de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.

Prérequis:

• Important! Votre nouveau projet doit utiliser la «Xero™ Liste des codes de coût standard » pour que le projet puisse être envoyé à Xero™. Voir Configurer les préférences de code de coût pour Xero™.

• Un utilisateur doit créer le projet Procore dans l’outil Portefeuille, puis l’envoyer vers l’outil Intégrations ERP pour acceptation par un approbateur de comptabilité.

  • L’outil Intégrations ERP doit être activé sur le projet.

  • Le projet du système ERP intégré doit être ajouté en tant que projet Procore.

Limites:

• Procore ne prend actuellement pas en charge les sous-projets pour Xero™ les projets intégrés.

• Les codes de coût spécifiques au projet ne sont PAS pris en charge avec l’intégration Procore + Xero™ . Votre entreprise disposera d’une (1) liste de codes de coût à utiliser avec tous les Xero™ projets intégrés.

• Les projets Procore ne peuvent pas être supprimés. Cependant, vous pouvez changer son statut en Inactif.

• Si de nouveaux codes de coût sont ajoutés à un projet intégré, vous devez les actualiser.

  • Après avoir actualisé les codes de coût du projet, vous devrez renvoyer le projet à l’ERP et l’exporter à partir du filtre Prêt pour la mise à jour.

• Une organisation distincte Xero™ pour chaque projet n’est PAS prise en charge. Pour chaque compte d’entreprise Procore, l’intégration est conçue pour prendre en charge une (1) Xero™ organisation par connecteur.

Dépannage:

• Si le bouton Envoyer au système ERP n’est pas visible ou disponible, vérifiez si vous avez configuré les codes de coûts du projet. Vous devez avoir configuré au moins un (1) code de coût sur le projet avant de pouvoir l’envoyer à l’outil Intégrations ERP.

Éléments à prendre en compte

• Il est fortement recommandé d’essayer d’abord de lier tous Xero™ les fournisseurs qui existent déjà dans l’annuaire de l’entreprise de votre compte Procore.

Conditions préalables

• Vous n’avez qu’à lier les fournisseurs actifs Xero™ qui seront utilisés dans les nouveaux travaux/projets de construction qui seront gérés dans Procore. Les fournisseurs inactifs Xero™ doivent être archivés.

• Une fois qu’un fournisseur est Xero™ lié à une entreprise dans Procore, les modifications apportées aux informations d’adresse ne sont pas synchronisées entre les deux systèmes, car l’adresse de facturation d’une entreprise peut être différente de l’adresse postale qu’un chef de projet utilise pour contacter l’entreprise/le fournisseur pour les correspondances liées au projet.

Informations complémentaires

• Lorsque vous saisissez des données dans le champ « Nom » du sous-onglet « Général », sachez qu’une Xero™ limite maximale de 41 caractères est imposée au champ « Nom »

Limites:

• Vous ne pouvez récupérer un fournisseur/une entreprise qui a été envoyé à l’outil Intégrations ERP de l’entreprise que s’il n’a pas encore été accepté ou rejeté par un approbateur de comptabilité.

• Si vous parvenez à récupérer un ordre de changement à partir de l’outil Intégrations ERP, il est placé dans un état modifiable dans l’outil Annuaire.

Limitations:

• Before you can unlink a commitment in Procore, you must delete the commitment in Xero™.

  • The hourly automatic sync must complete before you'll be able to unlink the Commitment.

• After a synced commitment is reset and deleted, the data is permanently removed from the system and cannot be restored.

• To add a Schedule of Values (SOV) line item to a commitment, it must be tied to an existing cost code and category.

• After you configure the bill payments sync schedule, the sync process is only supported on new bill payments. It will not be supported on pre-existing bill payments.

Preqrequisites:

• Before you can send a commitment (e.g., purchase order or subcontract) to the ERP Integrations tool, the commitment must satisfy these prerequisites:

  • ID Number. Must be 255 characters or less.

  • Title. The maximum character limit for this field is 255 characters.

  • Contract Company. Must be linked to a Xero™ contact.

  • Status. Must be set to the 'Approved' status.

  • Schedule of Values (SOV). Must include at least one (1) line item with a Xero™ cost code (Note: You can only add a line item to the commitment's SOV if its linked to an existing cost code and category).
    Note: The Subcontractor Schedule of Values (SSOV) is NOT included in the export to Xero™.

• Any issues leading to accountant's rejection should be addressed in an updated commitment.

Additional Information:

• When a synced commitment or change order is deleted from Procore, the delete action is captured in the individual item's Change History subtab.

• The Description field on a commitment is NOT required for export to Xero™.

• After the commitment is re-sent, the designated accountant is alerted by an automated email notification from Procore with the subject line 'ERP Integrations Daily Summary.' This is in addition to the automated email notification.

• Users cannot edit synced payments in Procore.

• Users can add or edit attachments in Procore.

• User can add or edit the Payment number in Procore.

• Synced payments deleted in Xero™ are not deleted automatically from Procore. To delete a synced payment, .

Exigences minimales de l’OCE:
Avant de pouvoir envoyer un OCE dans l’outil Ordres de changement vers l’outil Intégrations ERP, l’OCE doit satisfaire aux exigences suivantes :

• Numéro d’identification. Ne doit pas comporter plus de 255 caractères.

• Date de création. La date de création de l’OCE dans Procore ne sera pas exportée vers Xero™. Ce champ ne peut pas être modifié.

• Titre. Ne doit pas comporter plus de 255 caractères.

• Entreprise sous-traitante. Doit être lié à un Xero™ fournisseur.

• Statut. Doit être « approuvé ».

• Ventilation des coûts (VDC). Doit inclure au moins un (1) poste avec un Xero™ code de coût. (Remarque: vous ne pouvez ajouter un poste à la ventilation des coûts de l’engagement que s’il est lié à un code et à une catégorie de coût existants.)

Informations complémentaires:

• Date de création. Cette valeur dans ce champ n’est pas exportée depuis Procore.

• Description: cette valeur dans ce champ n’est pas exportée depuis Procore.

Limites:

• Pour ajouter un poste de ventilation des coûts (VDC) à un ordre de changement de l’engagement, il doit être lié à un code et à une catégorie de coût existants.

• Xero™ a une limitation où un poste de contrat ne peut pas être modifié plus d’une fois sur un ordre de changement de l’engagement. Par conséquent, si vous avez un ordre de changement d’engagement qui contient plus d’une modification pour le même poste d’engagement, Procore additionnera automatiquement le montant des éléments et l’enverra à Xero™ sous la forme d’une valeur unique (agrégée).

• Vous ne pouvez récupérer un ordre de changement qui a été envoyé à l’outil Intégrations ERP de l’entreprise que s’il n’a pas encore été accepté ou rejeté par un approbateur de comptabilité.

• Si vous parvenez à récupérer un ordre de changement à partir de l’outil Intégrations ERP, il passe à l’état modifiable dans le sous-onglet Ordres de changement de l’outil Engagements.

• Pour dissocier un OCE de Xero™, vous devez d’abord supprimer l’OCE dans Xero™. Consultez votre Xero™ documentation pour connaître les étapes.

Minimum Invoice Requirements:

• Before you can send a CCO in the Change Orders tool to the ERP Integrations tool, the CCO must satisfy these requirements:

  • Contract Company. Must be linked to a Xero™ vendor.

  • Invoice Number. Must be 255 characters or less.

  • Billing Period. Select the date range for the billing period. Procore automatically selects the current billing period by default.

  • Billing Date. Procore automatically selects the default date defined in the current billing period. This is a required field.

  • Period Start. Procore automatically selects the default start date defined in the current billing period. This is a required field.

  • Period End. Procore automatically selects the default start date defined in the current billing period. This is a required field.

  • Payment Date. Enter the date the payment should be made to the 'Contract Company'. A subcontractor invoice will fail to export to Xero™ if this field is left blank.

  • Status. Must be 'Approved.'* Schedule of Values (SOV). Must include at least one (1) line item with a Xero™ Cost Code. (Note: You can only add a line item to the commitment's SOV if its linked to an existing cost code and category.)

Additional Information:

• Billing Date. This date in Procore is transferred to Xero™ as the Date on a bill.

• Payment Due. This date in Procore is transferred to Xero™ as the Bill Due date.
  Note: If the Payment Due field is empty, Procore will not transfer ANY dates. This allows Procore to calculate a Bill Due date based on any terms set up for the vendor.

• Accounting Method. For purchase orders and subcontracts with an amount-based accounting method, Procore sends the dollar amount for each line item to Xero™. For purchase orders and subcontracts with a Unit/Qty accounting method, Procore sends the quantity invoiced for each line item to Xero™.

• To unlink a Subcontractor Invoice from Xero™, you must first delete the CCO in Xero™. See your Xero™ documentation for steps.

Prerequisites:

• The Sync Payments for Synced Invoices setting can be set to any frequency.

• The subcontractor invoice for which a payment is being made must first be exported to Xero™.

• The bill payment(s) that you want to sync must be entered in Xero™. See your Xero™ documentation for steps.

Supported Items:
The sync process supports the following payments:

• Check and Credit Card payments in Xero™.

• Full and partial payments in Xero™.

• Changes made to a payment after it is synced. For example, voiding a check.

Limitations:

• After you configure the sync schedule, the sync process is only supported on new bill payments. It will not be supported on pre-existing bill payments.

Additional Information:

• Users cannot edit synced payments in Procore.

• Users can add or edit attachments in Procore.

• User can add or edit the Payment number in Procore.

• Synced payments deleted in Xero™ are not deleted automatically from Procore. To delete a synced payment, .

Informations complémentaires

• Les transactions liées aux coûts saisies ou synchronisées Xero™ seront renvoyées à Procore en tant que transactions dans l’outil Coûts directs. Les transactions entrantes Xero™ sont synchronisées en tant que transactions de coût direct si elles remplissent les conditions suivantes :

  • Entré avec Xero™ le type de transaction :

  • Entrez la facture et le type de transaction est « ACCPAY »

  • Dépenser de l’argent et le type de transaction est « dépenser »

  • Note de crédit et type de transaction : « ACCPAYCREDIT »* Facture de sous-traitant synchronisée depuis Procore en tant que transaction de type « ACCPAY ».

  • Assigné à un projet synchronisé (catégorie de suivi)

  • Assigné à un code de coût/type de coût synchronisé (élément)

  • Statut = « Approuvé »