Bonnes pratiques : lots de livrables - Introduction

Comprendre comment vous souhaitez organiser vos livrables au sein de votre projet avant de commencer à les créer et à les envoyer entraînera beaucoup moins de problèmes par la suite. Réfléchissez non seulement à ce qui fonctionne le mieux pour vos équipes de conception, mais assurez-vous également de prendre en compte vos équipes de chantier. Souvent, les équipes de chantier ne sont pas suffisamment prises en compte à ce stade, ce qui peut les amener à avoir du mal à trouver des documents approuvés par la suite. De plus, il est beaucoup plus difficile de modifier vos plans d’organisation des livrables une fois que certains livrables ont déjà été envoyés pour approbation en raison d’une numérotation des livrables potentiellement incohérente entre vous et vos équipes de conception.

Un livrable est généralement considéré comme tout document soumis par le sous-traitant à l’équipe de conception dans le but de recevoir l’approbation pour une utilisation sur un projet (équipement, matériaux, etc.). Historiquement, la plupart des professionnels de la construction considèrent un lot de livrables comme un PDF unique qui comprend une page de garde et tous leurs éléments de livrable. Lorsqu’un lot de ce type est envoyé à l’équipe de conception, celle-ci peut fournir des commentaires sur les éléments individuels, mais fournit généralement une réponse unique telle que « Approuvé » ou « Réviser et renvoyer » pour l’ensemble du lot. Lorsque les approbations concernent un lot entier, cela peut créer des difficultés en fonction du processus de révision des livrables de votre entreprise.

Option 1 : soumettre à nouveau uniquement les éléments rejetés dans le cadre d’une révision de lot

Dans l’image ci-dessus, vous pouvez voir que le dossier de livrables d’origine a été partiellement approuvé, les éléments rejetés étant approuvés lors des révisions suivantes. Il s’agit de la méthode de révision la plus courante, car elle est généralement la plus rapide. Cependant, comme le montre cet exemple, il existe trois versions de documents approuvés liées au même lot de livrables. Cela oblige les équipes sur le chantier à perdre du temps à rechercher une seule donnée dans plusieurs révisions de livrables. De plus, comme les éléments ne sont pas répertoriés individuellement dans un registre des livrables, il est facile pour les éléments de se perdre ou de se faire oublier.

Option 2 : soumettre à nouveau l’intégralité du lot sous une révision de lot

Ce n’est pas aussi courant que l’option 1, mais c’est la meilleure méthode du point de vue du contrôle des documents. Cependant, cette méthode peut entraîner des retards pour les éléments déjà approuvés et faire perdre du temps aux équipes de conception sur des révisions presque dupliquées. Il est également possible que les éléments « approuvés » changent d’une révision à l’autre, car les réviseurs ont tendance à ne pas accorder autant d’attention aux éléments approuvés lors des révisions ultérieures.

Comme pour l’option précédente, comme les éléments ne sont pas répertoriés individuellement, ils peuvent facilement se perdre entre les révisions de lot, surtout si les éléments précédemment approuvés sont modifiés ultérieurement. De plus, le personnel sur le terrain doit lire des documents beaucoup plus volumineux lorsqu’il est susceptible de rechercher des données spécifiques.

Ces deux options de révision des documents de livrable ont été développées bien avant que les fichiers numériques ne deviennent monnaie courante et que la gestion des livrables ne soit encore un processus papier. Aucune de ces options n’est le moyen le plus efficace de fournir un accès aux données à l’ensemble de l’équipe de projet. En conséquence, Procore a développé un nouveau concept pour les lots.

Dans Procore, les éléments individuels d’un Livrable Lot ont leurs propres flux de travail et approbations, au lieu de l’lot dans son ensemble. Dans Procore, les éléments individuels sont plus comparables aux lots familiers décrits ci-dessus et les lots de livrables sont plus similaires à un regroupement flexible d’éléments liés.

La principale différence avec l’utilisation de lots de livrables dans Procore est la façon dont les relivrables sont gérés. Dans Procore, lors de la nouvelle soumission d’un lot, seuls les éléments rejetés sont soumis à nouveau, mais tous les éléments restent dans le même lot, ce qui élimine le besoin de rechercher dans plusieurs versions du document. Procore affiche les versions les plus récentes des éléments de livrable dans les lots.

Si cela vous semble un peu trop inhabituel, les révisions peuvent également être déplacées vers un autre lot (agissant comme une révision de lot) si l’équipe de conception préfère les garder séparées des soumissions précédentes (exemple ci-dessous). Cependant, gardez à l’esprit que nous ne recommandons pas cette option car elle peut être inefficace pour le personnel sur le chantier qui aurait besoin de parcourir plusieurs lots pour trouver des approbations d’élément.

Le concept unique de dossier de livrables de Procore répond à de nombreuses difficultés de gestion des documents rencontrées par les équipes de projet, en particulier le personnel sur le terrain.

• Étant donné qu’il est recommandé de répertorier les éléments individuellement, la probabilité qu’un livrable critique soit négligé est considérablement réduite.

• L’organisation de chaque élément permet d’accélérer la modification de livrables spécifiques à tout moment, tout en restant connectés sous leur lot associé.

• Les éléments individuels peuvent être révisés autant de fois que nécessaire, mais seule la version la plus récente est affichée à tout moment. Cela réduit le risque que les équipes de projet fassent référence à une version précédente.

• Lorsque les éléments sont répertoriés individuellement, le personnel sur le chantier passe moins de temps à rechercher dans des lots séparés et des PDF volumineux contenant plusieurs éléments.

Comment les lots de livrables doivent-ils être organisés dans Procore ?

La plupart des sous-traitants utilisent l’une des trois options suivantes pour organiser leurs lots : Métier/Sous-traitant responsable, Division du cahier des charges ou Section du cahier des charges. Nous vous recommandons d’organiser vos lots par section du cahier des charges, car l’empaquetage par division du cahier des charges ou par métier/sous-traitant responsable peut être trop large et entraîner des lots volumineux plus difficiles à gérer. De plus, l’emballage par section du cahier des charges est généralement plus accommodant et moins difficile pour plusieurs métiers impliqués dans des périmètres des travaux similaires.

Exemple 1 : Lot par Division du cahier des charges

#23 Lot mécanique

Exemple 2 : Lot par section du cahier des charges, combiné par type de livrable

#23 Lot de traitement de l’eau CVC

Si vous choisissez d’organiser vos lots par section du cahier des charges (Exemple 2), il peut toujours arriver que plusieurs sous-traitants responsables soient impliqués dans un seul lot. L’ignifugation en est un bon exemple et, dans ces cas, il existe deux options principales pour s’assurer que chaque entreprise reçoit les informations appropriées.

1. Créez un lot distinct pour chaque sous-traitant responsable en utilisant la même section du cahier des charges. Par exemple, créez les packages « Lot d’ignifugation pour la mécanique » et « Lot d’ignifugation pour l’électricité »

2. Créez un livrable élément distinct dans le même lot pour chaque sous-traitant responsable différent et traitez les éléments individuels séparément. Par exemple, créez un « Lot d’ignifugation » avec « Données de produit coupe-feu – Électricité » et « Données de produit coupe-feu – Mécanique » comme livrables dans le lot.

Meilleures pratiques : Lots de livrables - Détail des livrables