Overview
バックグラウンド
ドキュメントや通信をデジタルで共有する方法が多数あるため、プロジェクトの通信を明確に記録することが困難な場合があります。Procore の外部で手動で文書を添付して電子メールで送信すると、古い改訂版を参照するリスクが高まり、必要なときに通信を見つけて参照することが難しくなります。
Procore の伝達ツールは、プロジェクト文書を共有し、コミュニケーションの正式な記録を維持するための中心的な場所として機能します。文書管理ファイルは、Webまたは モバイルから伝達事項に直接添付してリンクできるため、文書に簡単にアクセスできるとともに、通信の履歴が明確になります。
仕組み
文書に関連する内容を配信したり話し合ったりする必要がある場合は、Procore の伝達ツールを使用して、文書管理ツールから文書を添付して共有できます。たとえば、承認された図面パッケージを共有するために、送付伝票の伝達の種類を作成できます。
伝達事項を通じて文書を共有すると、Procore を通じて正式な記録システムが維持されるようになります。添付書類 (コピーではない) は文書管理ツールから直接リンクされるため、文書の完全な履歴、コンテキスト、および権限が保持されます。
ビデオ
ベストプラクティス
プロジェクトの伝達テンプレートを構成する前に、次の点を考慮してください:
プロジェクトチームは、建設文書についてどのような種類の正式なコミュニケーションを必要とし、いつ発行する必要がありますか?
伝達ツールをご存知ですか?もしそうなら、現在どのように使用していますか? また、文書管理ツールを使い始めると、どのように変化する可能性がありますか?
誰がコミュニケーションを送信し、管理すべきか?
伝達ツールに必要な権限を考慮してください。案件の伝達タイプに対する「標準」レベル以上の権限です。または、権限テンプレートで「案件を作成する」アクセス権限が有効になっている、案件の伝達タイプに対する「読み取り専用」レベルの権限。
Example
Let's consider M's Mechanical, a mechanical subcontractor who has successfully gained approval for a package of mechanical shop drawings. It's crucial for them to distribute this information to their field team. This ensures that all project members are well informed about the latest issued drawing and can work with the most current set of plans.
To accomplish this, M's Mechanical will create a new correspondence type in the Company level Admin tool for transmittals. After entering the details, they’ll assign this correspondence type to the project.
In the Correspondence tool, they’ll create a new correspondence item and select the Transmittal type. They’ll fill in the necessary information and attach the approved mechanical shop drawings.
After the correspondence has been created and issued, these newly approved drawings will be promptly distributed, via email, to every project team member who has the appropriate Document Management permissions. For example, correspondence assignees must have access to approved mechanical shop drawings to be able to access the attached documents.