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Fundo
Com tantas maneiras de compartilhar documentos e comunicações digitalmente, pode ser difícil manter um registro claro das comunicações de um projeto. Anexar e enviar documentos manualmente por e-mail fora do Procore aumenta o risco de consultar revisões desatualizadas e dificulta a localização e o retorno às comunicações quando necessário.
A ferramenta Correspondência do Procore serve como um local central para compartilhar documentos do projeto e manter um registro formal de comunicação. Os arquivos de Gestão de documentos podem ser anexados e vinculados diretamente em um item de correspondência da Web ou do celular, o que fornece fácil acesso aos documentos, juntamente com um histórico claro de comunicação.
Como funciona
Quando precisar distribuir ou discutir qualquer coisa relacionada aos seus documentos, você poderá usar a ferramenta Correspondência do Procore para anexar e compartilhar documentos da ferramenta Gestão de documentos. Por exemplo, você pode criar uma tipo de correspondência para que comunicados compartilhem pacotes de plantas aprovados.
O compartilhamento de documentos por meio de um item de correspondência ajuda a garantir que um sistema formal de registro seja mantido por meio do Procore. Os arquivos anexados (não as cópias) são vinculados diretamente da ferramenta Gestão de documentos, o que significa que o histórico, o contexto e as permissões completos dos documentos são preservados.
Vídeo
Práticas recomendadas
Antes de configurar modelos de correspondência para seu projeto, considere o seguinte:
Que tipos de comunicações formais sobre documentos de construção seus equipe de projeto exigem e quando eles podem precisar emiti-los?
Você está familiarizado com a ferramenta Correspondência? Se sim, como você está usando isso hoje e como isso pode mudar quando você começar a usar a ferramenta Gestão de documentos?
Quem deve enviar e gerenciar as comunicações?
Considere as permissões necessárias para a ferramenta Correspondência: permissões de nível "Padrão" ou superior no tipo de correspondência do item. OU Permissões de nível "Somente leitura" no tipo de correspondência do item com a permissão granular "Criar item" habilitada em seu modelo de permissões.
Example
Let's consider M's Mechanical, a mechanical subcontractor who has successfully gained approval for a package of mechanical shop drawings. It's crucial for them to distribute this information to their field team. This ensures that all project members are well informed about the latest issued drawing and can work with the most current set of plans.
To accomplish this, M's Mechanical will create a new correspondence type in the Company level Admin tool for transmittals. After entering the details, they’ll assign this correspondence type to the project.
In the Correspondence tool, they’ll create a new correspondence item and select the Transmittal type. They’ll fill in the necessary information and attach the approved mechanical shop drawings.
After the correspondence has been created and issued, these newly approved drawings will be promptly distributed, via email, to every project team member who has the appropriate Document Management permissions. For example, correspondence assignees must have access to approved mechanical shop drawings to be able to access the attached documents.