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Com tantas maneiras de compartilhar documentos e comunicações digitalmente, pode ser difícil manter um registro claro das comunicações de um projeto. Anexar e enviar documentos manualmente por e-mail fora do Procore aumenta o risco de consultar revisões desatualizadas e dificulta a localização e o retorno às comunicações quando necessário.
A ferramenta Correspondência do Procore serve como um local central para compartilhar documentos do projeto e manter um registro formal de comunicação. Os arquivos de Gestão de documentos podem ser anexados e vinculados diretamente em um item de correspondência da Web ou do celular, o que fornece fácil acesso aos documentos, juntamente com um histórico claro de comunicação.
Como funciona
Quando precisar distribuir ou discutir qualquer coisa relacionada aos seus documentos, você poderá usar a ferramenta Correspondência do Procore para anexar e compartilhar documentos da ferramenta Gestão de documentos. Por exemplo, você pode criar uma tipo de correspondência para que comunicados compartilhem pacotes de plantas aprovados.
O compartilhamento de documentos por meio de um item de correspondência ajuda a garantir que um sistema formal de registro seja mantido por meio do Procore. Os arquivos anexados (não as cópias) são vinculados diretamente da ferramenta Gestão de documentos, o que significa que o histórico, o contexto e as permissões completos dos documentos são preservados.
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Práticas recomendadas
Antes de configurar modelos de correspondência para seu projeto, considere o seguinte:
Que tipos de comunicações formais sobre documentos de construção seus equipe de projeto exigem e quando eles podem precisar emiti-los?
Você está familiarizado com a ferramenta Correspondência? Se sim, como você está usando isso hoje e como isso pode mudar quando você começar a usar a ferramenta Gestão de documentos?
Quem deve enviar e gerenciar as comunicações?
Considere as permissões necessárias para a ferramenta Correspondência: permissões de nível "Padrão" ou superior no tipo de correspondência do item. OU Permissões de nível "Somente leitura" no tipo de correspondência do item com a permissão granular "Criar item" habilitada em seu modelo de permissões.
Vamos considerar a M's Mechanical, uma subempreiteiro mecânica que obteve aprovação para um pacote de plantas de construção mecânica. É crucial que eles distribuam essas informações para sua equipe de campo. Isso garante que todos os membros do projeto estejam bem informados sobre a última planta emitida e possam trabalhar com o conjunto mais atual de planos.
Para conseguir isso, a M's Mechanical criará um novo tipo de correspondência na ferramenta Administrador de nível de empresa para transmissões. Depois de inserir os detalhes, eles atribuirão essa tipo de correspondência ao projeto.
Na ferramenta Correspondência, eles criarão uma nova item de correspondência e selecionarão o tipo de transmissão. Eles preencherão as informações necessárias e anexarão o plantas de construção mecânico aprovado.
Depois que a correspondência for criada e emitida, essas plantas recém-aprovadas serão prontamente distribuídas, por e-mail, a todos os membros da equipe de projeto que tenham as permissões adequadas de Gestão de documentos. Por exemplo, os responsáveis pela correspondência devem ter acesso a plantas de construção mecânicas aprovadas para poderem aceder aos documentos anexos.