Comment les postes financiers et les codes budgétaires sont-ils mis à jour entre les objets de changement ?

Réponse

Synchroniser les codes budgétaires entre les postes

Lors de la création d’ordres de changement à partir d’événements de changement, le(s) code(s) budgétaire(s) de l’ordre de changement est automatiquement renseigné avec le(s) code(s) budgétaire( s) des postes d’événement de changement à partir desquels ils ont été créés. Le paramètre de configuration des événements de changement : « Maintenir les codes budgétaires synchronisés sur tous les postes » déverrouille les postes d’événement de changement liés à des objets de changement en ébauche ou « modifiables » et détermine si les modifications apportées aux codes budgétaires sur les objets de changement seront synchronisées avec leurs objets connectés. Par exemple, un événement de changement lié à un ordre de changement potentiel. L’activation de ce paramètre vous permet de modifier vos objets de changement, de créer un ordre de changement tout en synchronisant les postes et les codes budgétaires qui y sont associés. Voir Configurer les paramètres : Modifier les événements.

Les objets de changement concernés sont les suivants :

 Caution

When the 'Maintain Budget Codes across all Line Items in sync' setting is enabled at a company level, all current and new projects will have this setting turned on. If you do not want this setting enabled, it can be turned off for a project within Change Events settings.

Procore does NOT apply settings changes to existing objects retroactively.

Lorsque le paramètre est désactivé

  • Lorsque les postes d’événement de changement sont liés à la fois à des ordres de changement de l’engagement et/ou à des ordres de changement potentiels, les codes budgétaires, le fournisseur et le contrat de ces postes d’événement de changement sont verrouillés et ne peuvent pas être modifiés.

  • Lorsque les codes budgétaires sont mis à jour et que des postes sont ajoutés à partir de la ventilation des coûts de l’ordre de changement d’engagement ou de l’ordre de changement potentiel, ces modifications ne mettent PAS à jour les informations de l’événement de changement. Dans le cas où l’événement de changement est lié à un ordre de changement de l’engagement, les champs fournisseur et contrat sont également verrouillés avec le poste.

Lorsque le paramètre est activé (par défaut lorsqu’il est activé)

  • Lorsque des postes d’événement de changement sont liés à une ventilation des coûts d’ordre de changement modifiable, ces codes budgétaires, fournisseur et contrat de poste d’événement de changement deviennent modifiables. Toutefois, lorsqu’ils sont liés à un ordre de changement de l’engagement ou à un engagement, le fournisseur et le contrat restent verrouillés jusqu’à ce qu’ils soient dissociés de l’engagement actuel.

  • Si tous les objets de changement liés sont « modifiables », lorsque les codes budgétaires sont mis à jour et/ou que des postes sont ajoutés à partir de la ventilation des coûts de l’ordre de changement, ces modifications mettent à jour le poste dans l’objet de changement connecté.

  • Si les événements de changement sont liés à des objets de changement approuvés ou « non modifiables », les codes budgétaires du poste d’événement de changement et de l’ordre de changement approuvé restent verrouillés. S’il est ensuite connecté à un autre objet de changement « modifiable » (ex. OCE), lorsque l’utilisateur met à jour le code budgétaire des postes liés, il est informé que « certains postes sont verrouillés (sur l’événement de changement et l’OCP) et n’ont pas pu être mis à jour »

Tip

A line item in a Change Event is editable when:

A line item in a Change Order Schedule of Values is editable when:

Change objects are not editable when:

  • The object is in an 'Approved' status.

  • The project has a custom approval workflow. See Workflows.

  • The project's contract and change order data is synced with an ERP Integration.

Example scenarios

When the 'Maintain Budget Codes across all Line Items in sync' setting is turned ON, the following scenarios for editing change orders and change events will result in budget codes remaining synced:

Scenario 1:

If you edit the SOV of a potential change order in the Draft status connected to a change event line item, Procore automatically updates the corresponding budget code on the change event. If you choose to first update the change event line item, Procore automatically updates the corresponding value in the potential change order if it is in an unapproved status. If the Potential Change Order is moved to an uneditable state (approved, workflow, ERP), this will lock both linked line items on the Change Event and Change Order SOV line item.

Scenario 2:

A potential change order and commitment change order are in an editable status and change event line items are linked. If the budget code on the potential change order or commitment change order line item is updated, the budget codes across all three change objects will also be updated.

Scenario 3:

A change event line item is linked to both a potential change order and a commitment change order. In this example, the Prime Contract Change Order is approved and uneditable, as is the linked Change Event line item. The Commitment Change Order is in a draft status. Users will still be able to update the line item of that editable Commitment Change Order SOV. However, when the user updates linked line items’ budget code, they will be informed that, “some line items are locked (on the change event and PCO) and could not be updated”

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See Also

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