Configure Advanced Settings: Commitments

Arrière-plan

Les utilisateurs qui ont reçu l’autorisation « Admin » peuvent personnaliser les paramètres avancés de l’outil Engagement au début du projet. Ces paramètres définissent le fonctionnement de l’outil Engagements pour vos utilisateurs finaux. Par exemple, vous pouvez sélectionner les utilisateurs figurant sur la liste de distribution par défaut de l’outil, si un bon de commande ou un contrat de sous-traitance est défini ou non sur « Privé » par défaut, etc. Sauf indication contraire, les paramètres peuvent être ajustés à tout moment au cours d’un projet.

 Important

Éléments à prendre en compte

Conditions préalables

Escalier

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.

  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png .

    • Configuration du contrat

    • Dates du contrat

    • Distributions par défaut

    • Paramètres de contrat par défaut

Configuration du contrat

commitments-enable-field-initiated-change-orders.png

Ce tableau détaille les paramètres de la zone Configuration du contrat. Cliquez toujours sur Mettre à jour au bas de la page pour enregistrer vos modifications.

Setting

Type

Description

Contracts Private by Default

Checkbox

Mark this box to make new subcontracts private by default. Only 'Admin' users on the Commitments tool and users on the 'Private' list can see a 'Private' commitment. Remove the mark to allow users with 'Read Only' permission or above to view commitments. See Create a Commitment.

Enable Purchase Orders

Checkbox

Mark this box to enable purchase order creation in the project's Commitments tool. This is the default setting. Users must have the required user permissions to create purchase orders. Remove the mark to disable this setting. See Create Purchase Orders.

Enable Contracts

Checkbox

Mark this box to provide users with the ability to create subcontracts. This is the default setting. Users must have the required user permissions to create subcontracts. Remove the mark to prevent users from creating subcontracts. See Create Subcontracts.

RFQs Will be Due After

Numeric

The default value in Procore is seven (7) working days. Change this value to determine the RFQ due date for your project. Users can adjust the value on each commitment. See Respond to an RFQ as an RFQ Recipient. Note: A Procore Administrator can also set which days Procore considers working days. See Set Project Working Days.

Number of Commitment Change Order Tiers

Drop-down list

Choose this setting before creating commitments. Once a user creates a commitment change order, this setting cannot be modified. See What are the different change order tier settings in Project Financials?

  • One (1) tier is the default setting.

  • Two (2) tier requires your team to create a potential change order followed by a commitment change order. If you choose this option, the Enable Always Editable Schedule of Values check box appears.

  • Three (3) tier requires your team to create a potential change order, followed by a change order request, and then a commitment change order.

Allow Standard Level users to Create CCOs

Checkbox

This setting is only available when the one (1) tier change order tier setting is enabled. Mark this box to allow users with 'Standard' level permissions to create commitment change orders. See Create a Commitment Change Order. Note: When ON, this setting also allows users with 'Standard' level permissions to approve their own workflows.

Allow Standard Level Users to Create PCOs

Checkbox

This setting is only available when the two (2) tier or three (3) tier change order tier setting is enabled. Mark this box to allow users with 'Standard' permissions to create potential change orders. Remove this mark to restrict creation of potential change orders to users with 'Admin' level permissions. See Create a Commitment Potential Change Order.

Enable Always Editable Schedule of Values

Checkbox

Mark this box to allow users to add, update, import, and remove line items from a schedule of values in any commitment status. Remove the mark to limit edits. See Create a Subcontractor Invoice. Note: This setting is NOT supported when your project is configured to use the tool or when the Subcontractor Schedule of Values tab is enabled. See Enable or Disable the Subcontractor SOV Tab on the Commitments Tool.

Beta Enable Field Initiated Change Orders

Checkbox

In the Field-Initiated Change Orders beta program, this default ON setting allows collaborators to submit change orders from the field. It works with the two (2) or three (3) tier setting in the Commitments tool. If activated, 'Allow Standard Level Users to Create PCOs' must also be marked. See Allow Collaborators to Submit Field-Initiated Change Orders. Note: This setting is only available to participants in the beta program for (Beta) Commitments: Allow Collaborators to Submit Field-Initiated Change Orders.

Beta Compliance Template

Checkbox

For companies with Procore Pay, choose one of your company's custom compliance templates from the drop-down list. This determines the compliance template for the project's 'Compliance' tab in the Commitments tool. See Manage Compliance as an Administrator for the Payor. Note: This setting is only available to beta program participants with Procore Pay. For details, see About Compliance Templates with Procore Pay (Beta).

Dates du contrat

Les paramètres de date du contrat se trouvent dans l’application Web Procore, sur la page Ensembles de champs des contrats de l’outil Admin de l’entreprise. Pour en savoir plus, voir Quels champs de l’outil Engagements peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués ?

Distributions par défaut

Mettez à jour les distributions par défaut comme suit :

commitment-default-distributions.png

Ce tableau détaille les paramètres de la zone Distributions par défaut. Cliquez toujours sur Mettre à jour au bas de la page pour enregistrer vos modifications.

Réglage

Type

Description

Inclure le contact principal dans la distribution par défaut

Case à cocher

Cochez cette case pour inclure automatiquement la personne répertoriée comme contact principal de l’entreprise dans l’outil Annuaire dans la liste de distribution par défaut. Remarque: pour être inclus dans la liste de distribution, l’enregistrement de fournisseur doit avoir un contact principal désigné dans l’annuaire de l’entreprise. Voir Ajouter une personne à l’annuaire de l’entreprise.

Répartition de l’engagement

Liste déroulante

Sélectionnez un nom d’utilisateur dans l’annuaire du projet. Procore ajoute automatiquement les personnes à la liste de distribution pour le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.

Distribution de l’ordre de changement de l’engagement

Liste déroulante

Sélectionnez les utilisateurs Procore qui doivent toujours être ajoutés à la liste de distribution d’un ordre de changement d’engagement par défaut lorsqu’un ordre de changement est envoyé par e-mail.

Distribution des demandes de devis

Liste déroulante

Sélectionnez les utilisateurs à notifier lorsque les réponses à la DDD sont soumises. Remarque: vous pouvez également modifier la distribution des demandes de devis au sein de la DDD.

Distribution des factures

Liste déroulante

Lorsqu’une facture ou la ventilation des coûts du sous-traitant est soumise pour un engagement, les utilisateurs et contacts répertoriés dans la liste Distribution des factures recevront un e-mail dès lors que le statut de la facture ou de la ventilation des coûts du sous-traitant est défini sur En révision.

Paramètres de contrat par défaut

Mettez à jour les paramètres de contrat par défaut comme suit :

commitments-default-contract-settings.png

Ce tableau détaille les paramètres de la zone Paramètres de contrat par défaut. Cliquez toujours sur Mettre à jour au bas de la page pour enregistrer vos modifications.

Réglage

Type

Description

Méthode comptable par défaut pour les bons de commande

Liste déroulante

Sélectionnez Basé sur une unité/quantité (paramètre par défaut) ou Basé sur un montant. Procore applique automatiquement la méthode comptable aux factures du bon de commande.

Méthode comptable par défaut pour les contrats

Liste déroulante

Sélectionnez Basé sur une unité/quantité ou Basé sur une quantité (paramètre par défaut). Procore applique automatiquement la méthode comptable aux factures du contrat de sous-traitance.

Pourcentage de retenue de garantie par défaut

Numérique

Enter a percentage amount (for example, 10%) to set the default retainage percentage on the contract's first invoice. If you do NOT change this setting using the steps in Set or Release Retainage on a Subcontractor Invoice, this setting will remain in effect on subsequent invoices.

  • The percentage amount that you enter in the 'Default Retainage Percent' field calculates the retainage amounts on the contract's first invoice.

  • After creating your contract's first invoice, it is important to note that changing the 'Default Retainage Percent' value does NOT automatically change the retainage percentage on the contract's subsequent invoices.

  • To change the retainage percentage on subsequent invoices, you must change the setting in the invoice. For instructions, see in Set or Release Retainage on a Subcontractor Invoice.

  • It is important to note that a new invoice always inherits the retainage percentage from the previous invoice. For example, if you set the retainage on Invoice #1 to 10%, Invoice #2 will automatically use the 10% setting. If you decide to change the retainage set on Invoice #2 from 10% to 5%, Invoice #3 will automatically use 5%.

  • flag-australia.png If your company has enabled the sliding scale retention feature, the 'Default Retainage Percent' setting is always overridden by your contract's sliding scale retention settings. See Enable Sliding Scale Retention Rules on a Commitment's Invoices.

Activer les commentaires par défaut

Case à cocher

Cochez cette case pour activer un onglet Commentaires afin d’ajouter des commentaires et de joindre des fichiers. Cette case à cocher est décochée par défaut.

Activer la marge financière par défaut

Case à cocher

Si cette option est activée, l’onglet Marge financière s’affiche, ce qui vous permet de configurer et d’appliquer une marge pour chaque engagement. Les ordres de changement seront automatiquement associés au code de coût correct afin que les changements soient reflétés avec précision dans l’outil Budget.

Activer les paiements par défaut

Case à cocher

Pour empêcher les utilisateurs de créer des paiements, laissez cette case décochée. Elle est cochée par défaut.

Activer les factures par défaut

Case à cocher

Si cette option est activée, vous verrez le sous-onglet Factures afin que les factures puissent être créées. Pour empêcher les utilisateurs de créer des factures, laissez cette case décochée. Elle est cochée par défaut.

Afficher les codes de coût sur la facture PDF par défaut

Case à cocher

Cochez cette case pour afficher les codes de coût sur les factures PDF par défaut.

Activer la retenue de garantie des matériaux entreposés par défaut

Case à cocher

Cochez cette case pour activer la retenue de garantie des matériaux entreposés par défaut. Pour en savoir plus, voir À propos des matériaux entreposés dans les factures.

Activer la retenue de garantie sur les travaux terminés par défaut

Case à cocher

Cochez cette case pour activer la retenue de garantie sur les travaux terminés par défaut. Pour en savoir plus, voir À propos des matériaux entreposés dans les factures.

Activer la ventilation des coûts du sous-traitant par défaut

Case à cocher

Cochez cette case pour activer l’onglet « Ventilation des coûts du sous-traitant » sur les engagements du projet. Voir Créer une ventilation des coûts du sous-traitant.

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