Guide de l’utilisateur des matériaux avec données financières
Créer un ordre de changement (OCE)
Arrière-plan
Dans Procore,
Dans Procore, un bon de commande (BC) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services. Dans le cadre du processus d’approvisionnement, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un entrepreneur général) et émis à un « vendeur » (par exemple, un sous-traitant) pour couvrir le coût d’un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties
et
Un Contrat de sous-traitance est un accord juridique par lequel l’une des parties d’un contrat principal engage un tiers (le sous-traitant) pour réaliser tout ou partie des travaux définis dans le contrat principal.
sont appelés engagements. Un engagement est un accord contractuel entre un acheteur (par exemple, un maître d’ouvrage, un entrepreneur général ou un entrepreneur spécialisé) et un vendeur (par exemple, un entrepreneur, un sous-traitant ou un fournisseur). Le vendeur est responsable de l’achèvement des travaux du projet ou de l’exécution d’une commande pour l’acheteur. Lorsque vous devez modifier les termes de l’accord d’origine, vous pouvez créer un ordre de changement de l’engagement.
Important
Lorsque l’outil Événements de changement est activé sur un projet
Le processus que vous utiliserez pour créer un ordre de changement de l’engagement dans Procore dépend de plusieurs facteurs. Tout d’abord, si l’outil Événements de changement est désactivé pour le projet, vous utiliserez l’un des processus ci-dessous. Gardez également à l’esprit que le nombre d’étapes requises pour créer un ordre de changement d’engagement dépend du paramètre de niveau d’ordre de changement configuré dans l’outil Engagements du projet. Voir Configurer le nombre de niveaux d’ordre de changement de l’engagement:
Configuration à 1 niveau :
Créez un ordre de changement de l’engagement comme décrit ci-dessous.
Configuration à 2 niveaux
Créer un ordre de changement potentiel de l’engagement
Créer un ordre de changement de l’engagement
Éléments à prendre en compte
Autorisations utilisateur requises :
Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet
Informations complémentaires :
Si l’outil Événements de changement est désactivé pour le projet :
Pour les entreprises utilisant l’outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer
Les exigences, considérations et limitations supplémentaires varient en fonction du système ERP auquel le compte de votre entreprise est intégré. La plupart des systèmes ERP limitent le nombre de caractères pouvant être utilisés pour le titre d’un engagement. Voir Choses à savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.
Si vous avez créé un bon de commande ou un contrat de sous-traitance et que vous devez modifier les termes de cet élément, suivez les étapes ci-dessous pour créer un ordre de changement de l’engagement.
Accédez à l’outil Engagements du projet.
Sous Contrats, recherchez l’engagement. Cliquez ensuite sur Modifier.
Cliquez sur Créer un OC d’engagement.
Notes
Si l’outil Événements de changement est activé sur votre projet, le bouton Créer un OC de l’engagement n’est pas disponible. Procédez plutôt comme suit :
Tout d’abord, cliquez sur Créer un événement de changement.
Signer avec DocuSign® Si vous avez activé l’intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter de signatures avec DocuSign®, supprimez la marque.
Tip
How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign_®_ envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.
Nombre Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d’ordres de changement déjà créés. Par défaut, le nombre sera automatiquement incrémenté de un.
Affiche le numéro de révision de l’ordre de changement. Lorsqu’un ordre de changement est créé pour la première fois, son numéro de révision est zéro. Un ordre de changement peut avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d’un réviseur/approbateur.
Date de création Remplit automatiquement la date à laquelle vous créez l’ordre de changement d’engagement. La date ne peut pas être modifiée.
Créé par Se remplit automatiquement avec le nom de l’utilisateur qui crée l’ordre de changement.
Entreprise sous-traitante Se remplit automatiquement avec le nom du sous-traitant ou du fournisseur figurant sur le contrat de sous-traitance. Ce champ n’est disponible que pour les contrats de sous-traitance.
Contrat Se remplit automatiquement avec le nom du contrat pour lequel l’ordre de changement est créé. Ce champ n’est disponible que pour les contrats de sous-traitance.
Titre Saisissez un nom pour l’ordre de changement. La limite maximale de caractères est de 255 caractères.
Privé Cochez cette case pour rendre l’ordre de changement visible uniquement aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements.
Motif du changement Sélectionnez l’un de ces motifs pour l’ordre de changement potentiel : demande du client, développement de la conception, allocation, condition existante ou forfait. Pour savoir comment configurer les motifs des changements, voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
Méthode comptable Ce champ hérite de la méthode comptable spécifiée dans le contrat.
Échéance Sélectionnez une date d’échéance pour l’approbation de l’ordre de changement.
Date de facturation Sélectionnez la date à laquelle l’ordre de changement a été facturé.
Réviseur désigné Sélectionnez l’utilisateur du projet Procore de votre organisation qui sera responsable de l’approbation ou du rejet de cet ordre de changement ultérieurement. Voir Approuver ou rejeter les ordres de changement de l’engagement.
Important
Le réviseur désigné peut soumettre une réponse d’approbation ou de rejet uniquement lorsqu’un ordre de changement est dans le statut En attente - En révision .
Pour envoyer une notification par e-mail au réviseur désigné afin de l’informer qu’un ordre de changement est en attente de réponse, choisissez parmi ces options :
L’ordre de changement en attente sera également répertorié dans la zone « Mes éléments ouverts » de la page d’accueil du projet. L’utilisateur peut consulter cette page à tout moment.
Une fois que le réviseur désigné a soumis une réponse d’approbation ou de rejet, le champ Réviseur (directement sous le champ Réviseur désigné) indique la date et l’heure de la réponse de cet utilisateur. Le champ « Réviseur » n’est visible que par le « Réviseur désigné ».
Demande reçue de Sélectionnez dans l’annuaire du projet un utilisateur au nom duquel vous soumettez l’ordre de changement.
Description Saisissez une description détaillée de l’ordre de changement.
Notes
Si vous exportez l’ordre de changement vers Sage 300 CRE® et Integration by Procore, les entrées de plus de mille (1000) caractères seront tronquées lors de l’exportation.
Si vous exportez l’ordre de changement vers un autre système ERP intégré, vous pouvez saisir un nombre illimité de caractères dans Procore.
Impact sur le planning Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient être ajoutés au planning actuel du projet si l’ordre de changement était approuvé.
In Beta
Note to users participating in the 'Subcontractor Estimated Completion' limited release beta program. When a user places a change order in the 'Approved' status and it includes a value in 'Schedule Impact' field of the change order, Procore automatically updates the 'Estimated Completion Date' field in the commitment contract by the number of days entered.
Emplacement Utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner un lieu concerné par [élément]. Sélectionnez l’un des lieux prédéfinis ou ajoutez un lieu à plusieurs niveaux. Voir Ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément. Cet emplacement peut être aussi général que l’emplacement du site au premier niveau ou aussi spécifique que l’endroit sur le site où l’entrepreneur travaillera au deuxième niveau.
Référence Faites référence à tout autre outil, matériel ou document lié à l’ordre de changement.
Exécuté Cochez cette case si l’ordre de changement a déjà été exécuté.
Changement sur le terrain Cochez cette case si l’ordre de changement nécessite un changement sur le chantier.
Payé en totalité Cochez cette case si le coût est déjà couvert dans le budget.
Pièces jointes Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.
Cliquez sur Créer ou Créer et envoyer par e-mail pour envoyer l’ordre de changement à tous les utilisateurs répertoriés comme « Réviseurs ».
Ajouter une ventilation des coûts (VDC) à l’ordre de changement
Si des coûts sont associés à l’ordre de changement, ajoutez des postes à la ventilation des coûts de l’ordre de changement.
Cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts .
Cliquez sur Modifier.
Cliquez sur Ajouter une ligne.
Poste du contrat principal Sélectionnez un poste dans la liste déroulante. Si aucun poste ne correspond, sélectionnez Non budgété.
Poste d’événement de changement Sélectionnez un poste d’événement de changement dans la liste déroulante.
Pour les entreprises qui ont activé l’outil Intégrations ERP
Une fois que l’ordre de changement de l’engagement est placé dans le statut « Approuvé » dans l’outil Engagements, les chefs de projet envoient généralement l’ordre de changement à l’outil Intégrations ERP où il doit être accepté par un approbateur de comptabilité pour être exporté vers le système ERP intégré. Pour obtenir des directives, voir Envoyer un OCE à Intégrations ERP pour approbation comptable.
Intégrations ERP : Afficher/Masquer
