Remplir un contrat d’engagement avec DocuSign®

Après avoir créé un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, les utilisateurs Procore disposant d’un compte DocuSign® peuvent préparer une enveloppe DocuSign® pour l’engagement et l’envoyer au destinataire approprié pour demander une signature.

Si vous êtes le destinataire d’une demande de signature, vous n’avez pas besoin d’un compte DocuSign®. Toutefois, si vous disposez d’un compte DocuSign® et que l’adresse e-mail correspond à l’adresse e-mail que vous utilisez dans Procore, une copie de tous les documents que vous signez sera enregistrée dans votre compte DocuSign®. Une fois toutes les signatures requises recueillies dans DocuSign®, Procore définit le statut de l’engagement sur « Approuvé ».

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet

• Informations complémentaires :

  • Une fois connecté à votre compte DocuSign^® de Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter jusqu’à l’expiration du jeton de connexion. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ?

• Activer l’intégration DocuSign^{® sur le compte Procore de votre entreprise}

• Activer ou désactiver l'intégration DocuSign^® sur un projet Procore

• Pour demander des signatures à l’aide de l’intégration Procore + DocuSign®, vous devez disposer d’un compte DocuSign® actif. Vous n’avez PAS besoin d’un compte DocuSign® pour signer un document. Pour plus de détails, voir :

  • Ai-je besoin d’un compte DocuSign© ?

  • Comment puis-je obtenir un compte DocuSign® ?

• Créez un engagement :

  • Créer un bon de commande

  • Créer un contrat de sous-traitance

• Ouvrir l’engagement dans Procore

• Connectez-vous à DocuSign^®

• Préparer l’enveloppe DocuSign^®

Ouvrir l’engagement dans Procore

1. Accédez à l’outil Engagements du projet.

2. Dans l’onglet Contrats , recherchez l’engagement avec lequel vous souhaitez travailler.

3. Cliquez sur le lien Numéro pour l’ouvrir.

4. Dans la fiche Informations générales de l’engagement, cliquez sur Modifier le contrat.

5. Assurez-vous qu’une marque apparaît dans la case à cocher Signer avec DocuSign .
   

6. Complétez votre entrée de données, au besoin. Voir Créer un bon de commande et Créer un contrat de sous-traitance.

    Note

   Pour ajouter des postes à la ventilation des coûts (VDC), cliquez sur Créer et saisir la ventilation des coûts.

7. Une fois votre saisie terminée, choisissez parmi ces options :

   • S’il s’agit d’un engagement existant, cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign en haut de la page.
     
     

   • S’il s’agit d’un nouvel engagement que vous venez de créer, cliquez sur Créer et envoyer avec DocuSign en bas de la page.
     
     
     Procore lance l^{application web DocuSign} ®. Si vous n ^{® êtes PAS connecté à votre compte DocuSign, vous devez suivre les étapes de la section Connexion à DocuSign®. Si vous êtes déjà connecté, passez à la section Préparer l® enveloppe DocuSign.}

Connectez-vous à DocuSign^®

Si vous n’êtes PAS connecté à votre compte DocuSign®lorsque vous lancez l’application DocuSign® de Procore :

1. Sur la page de connexion DocuSign®, saisissez votre adresse e-mail dans la zone E-mail :
   

2. Cliquez sur Suivant.

3. Entrez votre mot de passe.

4. Cliquez sur Connexion.

Préparer l^{® enveloppe} DocuSign

Une fois que vous êtes connecté à DocuSign^®, la page « Charger un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Procédez comme suit :

• Ajouter des documents à l’enveloppe

• Ajouter des destinataires à l’enveloppe

• Ajouter un message à tous les destinataires

• Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l^{® enveloppe} DocuSign :

• Une copie PDF de l’engagement est automatiquement ajoutée à la section Ajouter des documents à l’enveloppe.

• Les cases de signature requises pour chaque « rôle » du contrat. Par exemple, l’entreprise générale ou le sous-traitant qui sont parties au contrat d’engagement. Cela inclut le Nom et l’Adresse e-mail de chaque utilisateur. Pour plus d’informations, voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous.

1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe
   
   

    Note

   Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et maintenues par DocuSign^®. Pour apprendre à utiliser DocuSign^®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.

   1. Télécharger

   2. Utiliser un modèle

   3. Obtenir à partir du cloud

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », conservez les cases de signature par défaut.

    Note

   Comme illustré ci-dessous, les informations Procore suivantes, si elles sont disponibles, sont automatiquement renseignées dans DocuSign^®:

   • Si les données existent dans l’application Procore, les cases de signature indiquent le « Rôle » du destinataire dans le processus contractuel. Dans l’illustration ci-dessous, les rôles sont Entreprise générale ou Sous-traitant. Si votre entreprise a implémenté l’un des dictionnaires de langage ou de point de vue de Procore dans votre environnement, les rôles qui apparaissent peuvent être différents. Pour en savoir plus sur les langues et les dictionnaires de Procore, voir Quelles sont les langues disponibles dans Procore ? et Quels sont les noms et termes d’outils différents dans Procore pour les entreprises générales, les maîtres d’ouvrage et les entrepreneurs spécialisés ?

   • Chaque case de signature indique également le nom et l’adresse e-mail de l’utilisateur Procore.

   • Les autres options de la section « Ajouter des destinataires à l’enveloppe » sont développées et maintenues par DocuSign^®. Pour apprendre à utiliser DocuSign^®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.

   

Ajouter un message à tous les destinataires

1. Dans la section « Message à tous les destinataires », procédez comme suit :

   • Objet de l’e-mail
     saisissez une ligne d’objet pour l’e-mail sortant.

   • E-mail
     Saisissez la copie pour le corps de l’e-mail sortant.

2. Cliquez sur Suivant.

Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

L’étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature sur le PDF. Les champs de signature correspondent aux rôles dans Procore. Par exemple, l’entreprise générale et le sous-traitant qui sont parties au contrat d’engagement. Ces champs sont automatiquement ajoutés à l’enveloppe DocuSign^® par l’intégration Procore + DocuSign ®.

1. Faites défiler jusqu’en bas du PDF pour afficher les champs signature. Un exemple est illustré ci-dessous.
   
   
   

2. Conservez les champs signature existants. Ces champs sont automatiquement remplis par Procore et en les conservant dans leurs positions par défaut, il est garantit que le flux de travail de signature de l’application Procore fonctionne comme prévu.

3. Optionnel: Ajoutez vos « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.

    Note

   Les options de la zone « Champs standard » sont développées et gérées par DocuSign^®. Pour apprendre à utiliser DocuSign^®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.

4. Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer.
   DocuSign ® envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l’étape suivante. Une fois toutes les signatures recueillies et appliquées au document, Procore définit le statut du contrat d’engagement sur « Approuvé ». Vous avez également la possibilité de mettre à jour manuellement le statut de l’engagement.

    Important

   • If your company has engaged Procore Custom Solutions to create a custom workflow for your Project Financials tool, the status of the item may not be configured to automatically change the status to 'Approved'. To learn how a custom workflow was configured in your environment, contact your company's Procore Administrator.

• Signer un document Procore avec DocuSign®