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Numéro #
Saisissez ou confirmez l’identifiant unique du bon de commande. Si vous créez le premier bon de commande de votre projet, Procore numérote automatiquement vos bons de commande dans l’ordre séquentiel. Par exemple, PO-01-001, PO-01-002, etc.
Titre
fournissez un nom descriptif pour le bon de commande.
Facturer à
saisissez les coordonnées professionnelles du destinataire de la facture. Ces informations apparaîtront en tant qu’adresse de facturation sur toutes les factures créées pour ce bon de commande. Il s’agit généralement du nom de l’entreprise, de l’adresse de l’entreprise et d’autres informations de contact importantes.
Expédier à
saisissez les coordonnées professionnelles du destinataire. Ces informations apparaîtront en tant qu’adresse de livraison sur toutes les factures créées pour ce bon de commande. N’oubliez pas qu’il peut s’agir d’une adresse différente de l’adresse de facturation, comme l’adresse du chantier ou un autre lieu de stockage hors site où vous souhaitez que les matériaux soient livrés.
Entreprise sous-traitante
sélectionnez le fournisseur/l’entreprise qui fournira les matériaux achetés (par exemple, American Construction Co.). Ce fournisseur/cette entreprise doit exister dans l’annuaire du projet de Procore. Voir Ajouter une entreprise à l’annuaire du projet.
Contacts de facturation
Sélectionnez un (1) ou plusieurs employés de « l’entreprise sous-traitante » à désigner comme contact de facturation. Après avoir enregistré le bon de commande, tous les utilisateurs ajoutés ici seront ajoutés à la liste « Privé ». Vous devez sélectionner une « entreprise sous-traitante » avant de pouvoir sélectionner les contacts de facturation.
Il est important de toujours ajouter au moins un « contact de facturation » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Cela garantit que les invitations par e-mail importantes et les notifications automatiques par e-mail sont envoyées au contact approprié. Pour en savoir plus sur l’importance d’inclure des contacts de facturation dans vos engagements, consultez Qu’est-ce qu’un contact de facturation ?
Statut. Assignez un statut au bon de commande. Pour en savoir plus sur les statuts disponibles et quels statuts d’engagement reflètent les montants des contrats dans le budget de votre projet, voir Quels sont les statuts d’engagement par défaut dans Procore ?
Exécuté
cochez cette case pour indiquer si le bon de commande a été exécuté ou non.
De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case « Exécuté » lorsqu’ils placent le bon de commande dans le statut « Approuvé » ou « Terminé ».
L’heure à laquelle votre équipe de projet coche la case « Exécuté » doit toujours être alignée sur le processus métier unique de votre projet
Privé
Cochez les cases et choisissez les utilisateurs ou collaborateurs du projet dans la liste « Sélectionner une personne ». Pour en savoir plus sur les options de confidentialité, voir Modifier les paramètres de confidentialité d’un engagement.* Rendez-le visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
Cochez cette case pour limiter la visibilité du bon de commande aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».* Autoriser ces utilisateurs à voir les éléments de la ventilationdes coûts
Cochez cette case pour limiter la visibilité des éléments de la ventilation des coûts (VDC) du bon de commande aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
Assigné à
sélectionnez la personne du fournisseur/de l’entreprise qui est responsable de l’exécution du bon de commande.
Retenue de garantie par défaut
spécifiez le pourcentage de retenue de garantie à retenir sur la première facture de sous-traitant. Par exemple, il est courant d’entrer 5 ou 10 % dans ce champ.
Le montant de la « retenue de garantie par défaut » fixé sur le contrat de sous-traitance ne portera que sur le montant de la première facture du sous-traitant. La modification de cette valeur après la création de la première facture de sous-traitant n’affectera PAS le montant de la retenue de garantie sur les factures suivantes. Pour définir ou débloquer le montant de la retenue sur une facture ultérieure, suivez les étapes de la section Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Ensuite, utilisez l’un de ces outils Procore pour définir ou libérer la retenue de garantie sur la facture :
Si vous souhaitez configurer des règles de rétention qui ajustent automatiquement les montants retenus sur vos factures de sous-traitant, voir Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures d’un engagement.
Description
fournissez des informations supplémentaires si nécessaire.
Pièces jointes
joignez tous les documents connexes tels que les devis, reçus, bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été chargés dans votre projet ou faire glisser des fichiers depuis votre ordinateur local.
Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
Conditions de paiement. Spécifiez les conditions de paiement pertinentes, le cas échéant.
Expédier via. Saisissez la méthode d’expédition/de transport des matériaux (par exemple, fret, FedEx, etc.).
Choisissez parmi ces options :
Cliquez sur le bouton Créer . Cette action crée votre bon de commande.
OU
Facultatif. Cliquez sur Créer et entrer la ventilation des coûts. Cette action crée votre bon de commande et vous permet de commencer à saisir des données dans la ventilation des coûts.
Étape 2 : Saisir la ventilation des coûts (VDC)
Il existe deux façons de saisir la ventilation des coûts (VDC) sur un bon de commande :
Importer des postes de ventilation des coûts à partir d’un fichier CSV
Si vous souhaitez importer plusieurs postes dans une ventilation des coûts, l’outil Engagements fournit aux utilisateurs un modèle CSV que vous pouvez télécharger, remplir, puis charger dans Procore. Pour obtenir des directives, voir Importer des postes de ventilation des coûts d’engagement à partir d’un fichier CSV.
Ajouter des postes à la VDC
Si votre entreprise utilise l’intégration Procore + Intégration par Procore et que votre Intégration par Procore système est configuré pour utiliser la méthode calculée, Intégration par Procore NE permettra PAS l’utilisation de la somme forfaitaire (SF) comme unité de mesure.
Si vous utilisez « Remplacer le sous-total », vous devez UNIQUEMENT saisir le montant du sous-total. L’intégration Intégration par Procore créera alors un élément « LS » dans Intégration par Procore.
Accédez à l’outil Engagements du projet.
Sous l’onglet Contrats , recherchez l’engagement à mettre à jour. Cliquez ensuite sur Modifier.
Cliquez sur Ventilation des coûts.
Cliquez sur Ajouter une ligne.
Si le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans l’outil Engagements, les utilisateurs disposant de la utilisateur autorisation requise pour modifier une Engagement peuvent modifier la ventilation des coûts tout en effectuant un L’engagement est dans n’importe quel statut.
Suivez les étapes appropriées selon que votre méthode comptable est basée sur le montant ou sur les unités/quantités:
Pour les contrats utilisant la méthode comptable Basé sur un montant :
#
Saisit automatiquement un numéro de poste dans l’ordre séquentiel.
Poste d’événement de changement
Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si l’engagement doit être lié à un événement de changement.
Code budgétaire
Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau.
Description
saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
Montant
saisissez le montant du coût.
Facturé à ce jour
Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l’engagement jusqu’à la date du jour.
Montant restant
saisissez le montant qui n’a PAS été facturé à la date du jour.
Code fiscal
saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n’apparaît que si vous avez activé la fonction de codes fiscaux.
Pour les contrats utilisant la méthode comptableBasésur une unité/quantité :
#
Saisit automatiquement un numéro de poste dans l’ordre séquentiel.
Poste d’événement de changement
Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si l’engagement doit être lié à un événement de changement.
Code budgétaire
Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau.
Description
saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
Qté
Saisissez le nombre d’unités.
Unité de mesure
Saisissez l’unité de mesure (UdM).
Coût unitaire
Saisissez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet.
Montant
Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire .
Facturé à ce jour
Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l’engagement jusqu’à la date du jour.
Montant restant
saisissez le montant qui n’a PAS été facturé à la date du jour.
Code fiscal
saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n’apparaît que si vous avez activé la fonction de codes fiscaux.
Choisissez l’une de ces options :
Sauvegarder. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications apportées à la ventilation des coûts.
Enregistrez et envoyez par e-mail. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la modification apportée à la ventilation des coûts et envoyer les mises à jour par e-mail au contact de facturation.
Cliquez sur Étape suivante.
Si votre entreprise a activé l’outil Intégrations ERP :
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