Avis important pour les clients intégrés au système ERP :
L’adresse e-mail erpsupport@procore.com sera retirée le 8 avril 2026. Nous vous recommandons d’utiliser notre formulaire Web, notre téléphone ou notre chat améliorés pour une assistance plus rapide sur les nouvelles demandes.
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Ce tutoriel détaille l’ancienne expérience de Procore pour la création d’un bon de commande. Les informations de cette page seront remplacées par un contenu mis à jour lorsque l’expérience bêta remaniée des engagements sera généralement disponible. Pour en savoir plus sur cette version et son calendrier, voir Finances : Expérience modernisée pour les engagements.
Important! Si vous utilisez l’expérience bêta des engagements, veuillez consulter le tutoriel Créer des bons de commande au lieu des informations ci-dessous.
Background
Dans Procore, un bon de commande (BC) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services. Dans le cadre du processus d'approvisionnement, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, une entreprise générale) et émis à un « vendeur » (par exemple, un sous-traitant) pour couvrir le coût d'un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties.
Éléments à prendre en compte
Autorisations utilisateur requises :
Pour créer un bon de commande et afficher/saisir des données dans la ventilation des coûts :* autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet. OU* : autorisations de niveau « Standard » dans l’outil Engagements du projet, le paramètre « Autoriser les utilisateurs à afficher les éléments de ventilation des coûts » doit également être activé et votre nom doit être sélectionné dans la liste déroulante « Sélectionner une personne »
Les bons de commande peuvent être transformés en demande d’ordre de changement (pour les ordres de changement à 1 niveau) ou en ordre de changement potentiel (pour les ordres de changement à 3 niveaux).
Vous ne pouvez créer un ordre de changement potentiel qu’à partir d’un bon de commande dont le statut est « Approuvé ».
For companies using theERP Integrations tool: Prerequisites, requirements, limitations, and specific considerations may be applicable, depending on the particular ERP system integrated with your Procore account.
Choisissez une option pour commencer à créer un bon de commande :
S’il s’agit du premier engagement du projet, cliquez sur + Créer et sélectionnez Bon de commande dans le menu déroulant au centre de la page.
Si vous avez déjà créé le premier engagement, cliquez sur + Créer et sélectionnez Bon de commande dans le menu déroulant situé dans le coin supérieur droit de la page.
Note
Le bouton Créer est disponible lorsque vous affichez les onglets Contrats et Corbeille. Les nouveaux bons de commande sont toujours ajoutés à l’onglet Contrats.
Dans la page « Nouveau bon de commande », sous Informations générales, procédez comme suit :
Signer avec DocuSign si votre projet utilise l’intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS signer le bon de commande avec DocuSign®, décochez la case.
Pointe
Comment collecter des signatures avec DocuSign ? Une fois la saisie des données de l’élément terminée, Procore recommande de changer le statut de l’élément en « Envoyé pour signature » avant de cliquer sur le bouton Compléter avec DocuSign pour lancer l’application DocuSign®. Si vous ne vous êtes pas déjà connecté, vous serez invité à vous connecter à DocuSign®. Une fois que vous êtes connecté, vous pouvez préparer l’enveloppe DocuSign_ ®_ pour les signatures. Une fois le processus de signature terminé, Procore change automatiquement le statut de l’élément en « Approuvé » et marque l’élément comme « Exécuté ». Pour en savoir plus, consultez DocuSign®.
Numéro # Saisissez ou confirmez l’identifiant unique du bon de commande. Si vous créez le premier bon de commande de votre projet, Procore numérote automatiquement vos bons de commande dans l’ordre séquentiel. Par exemple, PO-01-001, PO-01-002, etc.
Titre fournissez un nom descriptif pour le bon de commande.
Notes
Si votre entreprise a activé l’outil Intégrations ERP, sachez que certains systèmes ERP intégrés imposent des limites de caractères au champ « Titre » lorsque les données exportées depuis Procore sont importées dans leur système.
Facturer à saisissez les coordonnées professionnelles du destinataire de la facture. Ces informations apparaîtront en tant qu’adresse de facturation sur toutes les factures créées pour ce bon de commande. Il s’agit généralement du nom de l’entreprise, de l’adresse de l’entreprise et d’autres informations de contact importantes.
Expédier à saisissez les coordonnées professionnelles du destinataire. Ces informations apparaîtront en tant qu’adresse de livraison sur toutes les factures créées pour ce bon de commande. N’oubliez pas qu’il peut s’agir d’une adresse différente de l’adresse de facturation, comme l’adresse du chantier ou un autre lieu de stockage hors site où vous souhaitez que les matériaux soient livrés. Entreprise sous-traitante sélectionnez le fournisseur/l’entreprise qui fournira les matériaux achetés (par exemple, American Construction Co.). Ce fournisseur/cette entreprise doit exister dans l’annuaire du projet de Procore. Voir Ajouter une entreprise à l’annuaire du projet.
Contacts defacturation Sélectionnez un (1) ou plusieurs employés de « l’entreprise sous-traitante » à désigner comme contact de facturation. Après avoir enregistré le bon de commande, tous les utilisateurs ajoutés ici seront ajoutés à la liste « Privé ». Vous devez sélectionner une « entreprise sous-traitante » avant de pouvoir sélectionner les contacts de facturation.
Note
It is important to always add at least one 'Invoice Contact' on a purchase order or subcontract. This ensures that important email invitations and automatic email notifications are sent to the appropriate contact. To learn more about the importance of including invoice contacts on your commitments, see What is an invoice contact?
Statut. Assignez un statut au bon de commande. Pour en savoir plus sur les statuts disponibles et quels statuts d’engagement reflètent les montants des contrats dans le budget de votre projet, voir Quels sont les statuts d’engagement par défaut dans Procore ?
Exécuté cochez cette case pour indiquer si le bon de commande a été exécuté ou non.
Notes
De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case « Exécuté » lorsqu’ils placent le bon de commande dans le statut « Approuvé » ou « Terminé ».
L’heure à laquelle votre équipe de projet coche la case « Exécuté » doit toujours être alignée sur le processus métier unique de votre projet
Privé Cochez les cases et choisissez les utilisateurs ou collaborateurs du projet dans la liste « Sélectionner une personne ». Pour en savoir plus sur les options de confidentialité, voir Modifier les paramètres de confidentialité d’un engagement.* Rendez-le visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants Cochez cette case pour limiter la visibilité du bon de commande aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».* Autoriser ces utilisateurs à voir les éléments de la ventilationdes coûts Cochez cette case pour limiter la visibilité des éléments de la ventilation des coûts (VDC) du bon de commande aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
Assigné à sélectionnez la personne du fournisseur/de l’entreprise qui est responsable de l’exécution du bon de commande.
Retenue de garantie par défaut spécifiez le pourcentage de retenue de garantie à retenir sur la première facture de sous-traitant. Par exemple, il est courant d’entrer 5 ou 10 % dans ce champ.
Notes
Le montant de la « retenue de garantie par défaut » fixé sur le contrat de sous-traitance ne portera que sur le montant de la première facture du sous-traitant. La modification de cette valeur après la création de la première facture de sous-traitant n’affectera PAS le montant de la retenue de garantie sur les factures suivantes. Pour définir ou débloquer le montant de la retenue sur une facture ultérieure, suivez les étapes de la section Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Ensuite, utilisez l’un de ces outils Procore pour définir ou libérer la retenue de garantie sur la facture :
Description fournissez des informations supplémentaires si nécessaire.
Pièces jointes joignez tous les documents connexes tels que les devis, reçus, bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été chargés dans votre projet ou faire glisser des fichiers depuis votre ordinateur local.
Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
Date de livraison. Indiquez la date à laquelle les marchandises achetées doivent être livrées à l’emplacement spécifié dans le champ « Expédier à ».
Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
Conditions de paiement. Spécifiez les conditions de paiement pertinentes, le cas échéant.
Expédier via. Saisissez la méthode d’expédition/de transport des matériaux (par exemple, fret, FedEx, etc.).
Choisissez parmi ces options :
Cliquez sur le bouton Créer . Cette action crée votre bon de commande. OU
Facultatif. Cliquez sur Créer et entrer la ventilation des coûts. Cette action crée votre bon de commande et vous permet de commencer à saisir des données dans la ventilation des coûts.
Étape 2 : Saisir la ventilation des coûts (VDC)
Il existe deux façons de saisir la ventilation des coûts (VDC) sur un bon de commande :
Importer des postes de ventilation des coûts à partir d’un fichier CSV OU
Ajouter des postes à la VDC
Importer des postes de ventilation des coûts à partir d’un fichier CSV
Si votre entreprise utilise l’intégration Procore + Integration by Procore et que votre Integration by Procore système est configuré pour utiliser la méthode calculée, Integration by Procore NE permettra PAS l’utilisation de la somme forfaitaire (SF) comme unité de mesure.
Si vous utilisez « Remplacer le sous-total », vous devez UNIQUEMENT saisir le montant du sous-total. L’intégration Integration by Procore créera alors un élément « LS » dans Integration by Procore.
Accédez à l’outil Engagements du projet.
Sous l’onglet Contrats , recherchez l’engagement à mettre à jour. Cliquez ensuite sur Modifier.
Cliquez sur Ventilation des coûts.
Cliquez sur Ajouter une ligne.
Note
If the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting is turned ON in the Commitments tool, users with the required user permission to Edit a Commitment can modify the Schedule of Values while a commitment is in any status.
Suivez les étapes appropriées selon que votre méthode comptable est basée sur le montant ou sur les unités/quantités:
Pour les contrats utilisant la méthode comptable Basé sur un montant :
# Saisit automatiquement un numéro de poste dans l’ordre séquentiel.
Poste d’événement de changement Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si l’engagement doit être lié à un événement de changement.
Code budgétaire Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau.
Description saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
Montant saisissez le montant du coût.
Facturé à ce jour Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l’engagement jusqu’à la date du jour.
Montant restant saisissez le montant qui n’a PAS été facturé à la date du jour.
Code fiscal saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n’apparaît que si vous avez activé la fonction de codes fiscaux.
Pour les contrats utilisant la méthode comptableBasésur une unité/quantité :
# Saisit automatiquement un numéro de poste dans l’ordre séquentiel.
Poste d’événement de changement Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si l’engagement doit être lié à un événement de changement.
Code budgétaire Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau.
Description saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
Qté Saisissez le nombre d’unités.
Unitéde mesure Saisissez l’unité de mesure (UdM).
Coût unitaire Saisissez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet.
Montant Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire .
Facturé à ce jour Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l’engagement jusqu’à la date du jour.
Montant restant saisissez le montant qui n’a PAS été facturé à la date du jour.
Code fiscal saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n’apparaît que si vous avez activé la fonction de codes fiscaux.
Choisissez l’une de ces options :
Sauvegarder. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications apportées à la ventilation des coûts.
Enregistrez et envoyez par e-mail. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la modification apportée à la ventilation des coûts et envoyer les mises à jour par e-mail au contact de facturation.
Next Steps
If your company has enabled the ERP Integrations tool:
ERP Integrations tool: Prerequisites, requirements, limitations, and specific considerations may be applicable, depending on the particular ERP system integrated with your Procore account.