Procore peut être configuré pour utiliser une terminologie spécifique aux entreprises générales, aux maîtres d’ouvrage ou aux entreprises spécialisées. Découvrez comment appliquer les options du dictionnaire.
Un contact de facturation est une personne qui s'assure qu'une facture est soumise à un sous-traitant en amont pour paiement. Dans Procore, un contact de facturation est toujours un employé de l'« entreprise sous-traitante » désignée sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. L'entreprise sous-traitante est la partie responsable de l'exécution des travaux et/ou de la fourniture des matériaux pour un projet. Pour les clients aux États-Unis utilisant l'outil Facturations proportionnelles de Procore, ce terme est synonyme de « contact de facturation proportionnelle ».
De quelles autorisations les contacts de facturation ont-ils besoin pour créer et soumettre des factures de sous-traitants dans Procore ?
Les contacts de facturation doivent-ils disposer d’autorisations d’accès spéciales à Procore ?
Comment ajouter des contacts de facturation dans Procore ?
Vous n’êtes pas sûr du statut de votre contact de facturation ou il vous manque une invitation à facturer ?
Quand Procore envoie-t-il une invitation à facturer ?
Un contact de facturation a-t-il besoin d’une invitation à facturer pour créer une facture ?
Que peuvent ajouter ou mettre à jour les contacts de facturation dans Procore ?
Les contacts de facturation reçoivent-ils des e-mails de Procore ?
Ce tableau détaille les autorisations dont les contacts de facturation ont besoin pour créer des factures de sous-traitant dans Procore.
Niveau d’autorisations sur les engagements | ||||
|---|---|---|---|---|
Action | Aucun | Lecture seule | Standard | Admin |
Accepter ou refuser une « invitation à facturer » comme contact de facturation |
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1 |
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Soumettre une nouvelle facture en tant que « contact de facturation » |
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1 |
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Créer une nouvelle facture de sous-traitant en tant que contact de facturation |
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1 |
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1 Certains clients Procore choisissent de fournir aux contacts de facturation des autorisations de niveau « Standard » dans l’outil Engagements. Il est important de noter qu’il n’est PAS recommandé par Procore de fournir aux collaborateurs externes des autorisations de niveau supérieur à « Lecture seule ».
Non. Lorsqu’il est désigné comme contact de facturation pour un engagement, Procore ajoute automatiquement le contact à la liste « Privé » pour cet engagement. Un contact de facturation peut alors visualiser l’engagement et ses factures dans Procore.
Sur une facture de sous-traitant, le nom du contact apparaît dans la section « Facture » de l’onglet « Paramètres avancés » de la zone « Contacts de facturation ».
Pour ajouter un contact de facturation, un utilisateur autorisé de l’entreprise qui gère le Dans Procore, un engagement est un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Les deux types d'engagements sont des contrats qui représentent un accord financier juridiquement exécutoire entre deux parties. dans le projet Procore doit :
Ajoutez l’entreprise sous-traitante à l’annuaire de l’entreprise. L’entreprise sous-traitante correspond à « l’entreprise sous-traitante » sur un engagement. Voir Ajouter une entreprise à l’annuaire de l’entreprise. L’utilisateur qui sera le contact de facturation doit être ajouté à l’entreprise. Voir Ajouter des utilisateurs à l’entreprise.
Optionnel. Vous pouvez sélectionner un (1) utilisateur comme contact de facturation par défaut dans un enregistrement d’entreprise. Voir Ajouter une entreprise à l’annuaire de l’entreprise.
Accorder au compte utilisateur du contact de facturation des autorisations de niveau « Lecture seule » dans l’outil Niveau projet Engagements. Procore recommande de gérer les autorisations de contact de facturation à l’aide d’un modèle d’autorisation de projet. Voir Créer un modèle d’autorisation de projet.
Ajoutez l’entreprise sous-traitante et le contact de facturation à l’engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
Optionnel. Configurez des notifications par e-mail facultatives pour le contact de facturation :
Pour envoyer une notification par e-mail lorsque le statut d’une facture passe à « Approuvé », voir Configurer les paramètres : Facturation.
Les droits de soumission de facture ne peuvent être accordés que par un Un administrateur des factures est une personne ou un groupe de personnes responsable de la collecte, de la vérification et de la création des factures dans Procore. Un administrateur des factures peut être toute personne de votre organisation (par exemple, un chef de projet, un comptable ou une équipe de comptables) qui a reçu les autorisations appropriées pour gérer les factures relatives à vos contrats et/ou financements. Contactez le collaborateur en amont pour confirmer que vous avez été ajouté en tant que contact de facturation sur votre engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
Si vous ne trouvez pas votre invitation à facturer (bien que vous disposiez d’autorisations suffisantes), il se peut que l’administrateur ne l’ait pas envoyée. Un contact de facturation peut toujours créer une nouvelle facture pour son engagement dans l’outil Engagements. Voir Un contact de facturation a-t-il besoin d’une invitation à facturer pour soumettre une facture ?
Si vous n’avez pas les droits de soumission des factures, contactez le collaborateur en amont. Certains administrateurs préfèrent collecter votre facture sous forme papier ou numérique et la créer en votre nom dans leur projet Procore. Contactez-les pour obtenir des instructions supplémentaires.
Lorsqu’un Un administrateur des factures est une personne ou un groupe de personnes responsable de la collecte, de la vérification et de la création des factures dans Procore. Un administrateur des factures peut être toute personne de votre organisation (par exemple, un chef de projet, un comptable ou une équipe de comptables) qui a reçu les autorisations appropriées pour gérer les factures relatives à vos contrats et/ou financements. compte d’entreprise Procore crée une nouvelle période de facturation, cet utilisateur a la possibilité d’envoyer une invitation de facturation automatisée à toute personne qui est (1) nommée sur la liste « Privée » de la facture ou (2) membre de l’équipe de l’outil Engagements Par défaut, la liste « Contact de facturation ». Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
Non. Un contact de facturation dispose de plusieurs options pour créer une facture.
Il existe deux façons de répondre à une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation : (1) à partir de l’e-mail « Invitation à facturer » ou (2) à partir de l’outil Engagements au niveau projet du collaborateur en amont. Utilisez la deuxième option lorsque vous savez que vous disposez des autorisations de contact de facturation, mais que l’invitation à facturer est manquante ou perdue.
Lorsque vous répondez à une invitation, vous pouvez l’accepter ou la refuser comme suit :
Pour répondre à un e-mail « Invitation à facturer » : Afficher/Masquer
Ouvrez votre e-mail Boîte de réception.
Recherchez l’e-mail dont l’objet est « Nom du projet : le nom de l’utilisateur vous a invité à facturer ».
Ouvrez l’invitation à facturer. 
Vérifiez les détails de la facture :
engagement. Indique le numéro et le nom de l’engagement.
Type de facture. Indique le type de facture. Voir Configurer les paramètres : Facturation.
période de facturation. Plage de dates pour la période de facturation ouverte.
Invité par. Le nom et le prénom de l’expéditeur. En règle générale, il s’agit de l’administrateur des factures.
date d'échéance. La date à laquelle votre facture est due. Les contacts de facturation ne peuvent pas créer ou soumettre une facture dans le projet Procore après cette date.
Cliquez sur l’un de ces boutons pour répondre à la question Voulez-vous facturer cette période ? Invite :
Oui. Acceptez l’invitation et envoyez une facture. Le facture statut devient alors Accepté. Continuez avec les étapes de Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
Non. Refusez l’invitation si vous ne souhaitez pas soumettre de facture pour la période de facturation ouverte. Le facture statut devient alors Refusé.
Pour répondre à une « invitation à facturer » dans l’outil Engagements : Afficher/Masquer
Accédez à l’outil Engagements du projet.
Recherchez l’engagement auquel vous avez été ajouté en tant que contact de facturation.
Sous Voulez-vous facturer cette période ?, indiquez votre intention de soumettre une facture en cliquant sur le bouton Oui.
Cliquez sur le bouton Publier une réponse .
Vous ne trouvez pas votre invitation à facturer ou vous ne savez pas si une invitation a été envoyée ? Un contact de facturation dispose toujours des autorisations suffisantes pour créer une nouvelle facture pour une période de facturation ouverte dans le projet Procore du collaborateur en amont. Voir Créer une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
Vous ne pouvez effectuer des tâches dans Procore que lorsque vous êtes ajouté en tant que contact de facturation sur un engagement dans le projet Procore du collaborateur en amont. Ce que vous pouvez faire et comment vous le faites dépend des options utilisées par le collaborateur en amont.
Les contacts de facturation peuvent... | Pour en savoir plus... |
|---|---|
Accepter ou refuser une « invitation à facturer » à partir de l’e-mail envoyé par un administrateur des factures. Voir Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation. | Accepter ou refuser une « invitation à facturer » comme contact de facturation |
Répondre à une invitation à facturer envoyée par un administrateur des factures. Voir Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation. | Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation |
Créez une facture dans l’outil Engagements sans invitation à facturer de la part d’un administrateur des factures. Vous devez accorder au destinataire les autorisations de contact de la facture. | Créer une nouvelle facture en tant que contact de facturation |
Mettre à jour la ventilation des coûts d’un sous-traitant. Cette fonctionnalité doit être activée sur le projet. Voir Activer ou désactiver l’onglet Ventilation des coûts du sous-traitant dans l’outil Engagements. | Mettre à jour la ventilation des coûts d’un sous-traitant en tant que contact de facturation |
Révisez et renvoyez tous les postes de facture rejetés par un administrateur des factures. | Réviser et renvoyer une facture de sous-traitant en tant que contact de facturation |
Oui. Procore envoie des notifications par e-mail aux contacts de facturation lorsque ces actions se produisent :
Actions | Détails & En savoir plus | Prochaine étape |
|---|---|---|
Lorsqu’un engagement avec un contact de facturation désigné est créé. | L’e-mail est envoyé lorsque le collaborateur en amont clique sur « Créer et envoyer par e-mail » ou « Enregistrer et envoyer par e-mail » dans l’onglet Général de l’engagement. Voir Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation depuis l’outil Facturation. | |
Si un administrateur des factures définit l’option « Rappeler aux sous-traitants de facturer ». | Si un contact de facturation accepte une « invitation à facturer », un rappel est envoyé à l’intervalle spécifié jusqu’à ce que la facture « ébauche » soit soumise. Les rappels ne sont plus envoyés une fois que le statut de la facture passe à « En révision ». | |
Lorsque la ventilation des coûts du sous-traitant est « Rejetée ». Voir Qu’est-ce qu’une ventilation des coûts du sous-traitant ? | Un e-mail est envoyé lorsque le collaborateur en amont change le statut d’une ventilation des coûts du sous-traitant en « Réviser et renvoyer ». Voir Réviser une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur des factures. | |
Si le collaborateur en amont a configuré le paramètre Envoyer une notification d’expiration pour l’assurance dans l’outil Annuaire au niveau entreprise. | Un courriel est envoyé lorsque l’assurance est à moins de deux (2) semaines de sa date d’expiration. Voir Ajouter une assurance à un enregistrement d’entreprise dans l’annuaire de l’entreprise. | |
Si le collaborateur en amont a configuré le paramètre Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées dans l’outil Facturation au niveau projet. | Un e-mail est envoyé lorsque le collaborateur en amont définit le statut de la facture sur « Approuvé ». Voir Configurer les paramètres : facturation et Modifier par lot le statut des factures de sous-traitants. | - |
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