Procore peut être configuré pour utiliser une terminologie spécifique aux entreprises générales, aux maîtres d’ouvrage ou aux entreprises spécialisées. Découvrez comment appliquer les options du dictionnaire.
En tant que contact de facturation, vous pouvez recevoir une « invitation à facturer » pour vous rappeler de soumettre une facture. L’objet de l’e-mail se lit comme suit : « Nom du projet : le nom d’utilisateur vous a invité à facturer ». Si votre invitation à facturer est perdue ou manquante (ou si vous n’êtes pas sûr qu’un administrateur des factures en ait envoyé une), les contacts de facturation peuvent toujours créer une nouvelle facture pour un engagement.
Note de l’auteur : Cette page fait partie de la collection régulière Gestion des factures. Les mises à jour ne sont PAS suivies sur le forum ILR. Cependant :
Tout le contenu de la section Pour les administrateurs de Facture de cette page est réutilisé comme contenu source pour Procore Pay dans le Guide du Facture Administrateur du payeur.
Autorisations utilisateur requises:
Vous devez être un contact de facturation sur un engagement.
Vous devez soumettre votre facture avant la « date d’échéance » indiquée sur la facture.
Étape 1 : créer une nouvelle facture dans Procore
Étape 2 : saisir un numéro de facture
Étape 3 : mettre à jour la ventilation des coûts
Étape 4 : ajouter des pièces jointes
Étape 5 : enregistrez ou envoyez une facture
Accédez à l’outil Engagements du projet.
Sous l’onglet Contrats , recherchez le contrat dans le tableau. Ensuite, cliquez sur le lien Numéro pour l’ouvrir. 
Cliquez sur le bouton Créer une facture .
Ceci ouvre la page « Créer une nouvelle facture ».
Sur la page « Nouvelle facture pour », sous « Informations générales », procédez comme suit :
Entrez le numéro de facture du collaborateur en aval dans la case # de facture .
Important things to note about the Invoice # field:
An Invoice # is NOT required to save an invoice. You can leave this field blank.
An Invoice # is a free-form entry field that lets invoice contacts enter a reference number that corresponds with their own invoice numbering system.
A duplicate Invoice # on a commitment is NOT permitted. On one commitment, every invoice must have a unique Invoice #.
An Invoice # does NOT automatically populate on owner invoices. See How does Procore automatically complete amounts on an upstream invoice?
Vérifiez les informations des champs suivants. Procore renseigne automatiquement les dates suivantes pour vous.
Les dates de la période de facturation d’une facture sont définies par l’administrateur des factures. Ces champs sont obligatoires.
Passez à l’étape suivante.
Dans la section Ventilation des coûts, cliquez sur l’une (1) ou les deux flèches BLEUES en regard de Postes de l’engagement ou Ordres de changement. Cette action déroule la ligne sélectionnée dans le tableau.
La section Ordres de changement n’est visible et disponible que si l’administrateur Procore de l’entreprise a activé la configuration des ordres de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux pour l’engagement. Voir Configurer le nombre de niveaux d’ordre de changement de l’engagement.
Après avoir déroulé une ligne dans la section Ordres de changement, cliquez sur la ou les lignes d’ordre de changement d’engagement et la ou les lignes d’ordre de changement potentiel afin de les développer jusqu’à ce que vous atteigniez les postes de saisie de données.
Déterminez quelle méthode comptable a été définie pour le contrat. Ceci détermine le formulaire de saisie de données que vous utilisez pour mettre à jour la ventilation des coûts :
Méthode comptable basée sur le montant
Méthode comptable basée sur l’unité
Comment un administrateur des factures définit-il la méthode comptable d’un contrat ? Pour obtenir des directives étape par étape, voir Comment définir la méthode comptable d’un contrat ou d’un financement ?
Utilisez cette méthode pour facturer des montants forfaitaires pour les postes de facture sur la ventilation des coûts (VDC ). Procore calcule et ajuste automatiquement les autres saisies du poste pour vous. Si vous souhaitez annuler la retenue de garantie, saisissez le montant nécessaire en dollars. En fonction de votre engagement spécifique, vous pouvez également avoir la possibilité de facturer les matériaux entreposés. Voir À propos des matériaux entreposés sur les factures.
Matériaux précédents stockés. S’il s’agit de la première facture, cette valeur est de 0,00 $.
S’il existe des factures antérieures, cette valeur indique les montants cumulés saisis dans la section « Nouveaux matériaux entreposés » sur ces factures. Un contact de facturation ne peut pas modifier ce paramètre.
Matériaux actuellement entreposés. Affiche la quantité de matériaux stockés au cours de la période de facturation en cours.
Total terminé et entreposé à ce jour ($). Affiche le montant des travaux terminés et des matériaux entreposés sur le chantier pour la facture en cours et sur la ou les factures pour la ou les périodes de facturation passées.
Si vous soumettez une facture demandant le déblocage d’un montant de retenue de garantie :
Totale retenue de garantie libérée. Saisissez le montant de la retenue de garantie que vous souhaitez débloquer pour cette période de facturation.
Notez que vous pouvez demander le déblocage du montant, mais vous n’êtes pas autorisé à modifier le taux de retenue de garantie.
Retenue de garantie totale. Affiche le montant cumulé de la retenue de garantie libérée pour le poste.
Continuez les étapes ci-dessus pour chaque poste.
Utilisez cette méthode lors de la facturation des matériaux que vous avez commandés en quantité. Avec cette méthode, vous saisissez soit un pourcentage dans la colonne Progression totale, soit une valeur monétaire dans la colonne Avancement des travaux. Procore calcule et ajuste automatiquement les autres saisies du poste pour vous. Si vous souhaitez libérer la retenue de garantie, vous pouvez saisir un montant en dollars dans la colonne « Retenue de garantie libérée ». En fonction de votre engagement spécifique, vous pouvez également avoir la possibilité de facturer les matériaux entreposés. Voir À propos des matériaux entreposés sur les factures.
Cliquez ici pour obtenir des informations plus détaillées sur la méthode comptable par unités.
La méthode de comptabilisation basée sur l’unité vous oblige à saisir une quantité et un prix unitaire pour chaque poste sur la ventilation des coûts. Avec cette méthode, Procore calcule automatiquement les totaux des postes pour vous.
Un astérisque (*) dans la liste ci-dessous indique que vous pouvez modifier la valeur du VDC poste sur votre facture.
Quantité
affiche le nombre total d’unités pour le poste.
Prix unitaire
Affiche les dépenses engagées pour chaque unité du poste.
Valeur
affiche le montant total en dollars du poste. Il s’agit de la somme des valeurs Prix unitaire + Quantité.
Quantité précédente
affiche le nombre total d’unités facturées au cours des périodes de facturation précédentes.
Valeur précédente
affiche le montant total en dollars facturé au cours des périodes de facturation précédentes.
Progression totale en %.*
Saisissez un pourcentage qui reflète votre progression totale. Votre saisie doit refléter la progression cumulée de toutes les périodes de facturation précédentes et de la période de facturation en cours.
Nouvelle quantité.*
Saisissez une nouvelle quantité pour refléter la quantité facturée cette période sur la nouvelle facture.
A 
calculator icon indicates that Procore automatically calculates the line item's Amount based on the entries in the Qty, UOM, and Unit Cost fields. Click here to see an example.
Nouvelle valeur.*
Saisissez une nouvelle valeur pour refléter la valeur du poste facturé cette période sur la nouvelle facture.
Une 
icône d’avertissement indique que la saisie du montant d’un utilisateur remplace le calcul automatique par un montant personnalisé. Cliquez ici pour voir un exemple.
Libération de la retenue de garantie.*
Saisissez un montant de retenue de garantie à débloquer pour cette période de facturation.
Totalede la retenue de garantie
Affiche le montant total en dollars de la retenue de garantie à verser pour le poste.
Si vous avez des fichiers à ajouter en pièce jointe à la facture, vous pouvez les ajouter maintenant. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une renonciation au privilège ou une copie PDF signée de la facture.
Faites défiler jusqu’à la section Pièces jointes .
Cliquez sur Joindre des fichiers ou effectuez un glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou du réseau vers la zone GRISE de la page.
Chargez tous les fichiers nécessaires à partir de votre ordinateur.
Les collaborateurs et les utilisateurs disposant de autorisations de niveau Standard sur l’outil Engagements du projet peuvent utiliser l’option Joindre des fichiers après l’approbation d’une facture.
Passez à l’étape suivante.
Si vous êtes prêt à soumettre la facture pour révision, vous pouvez le faire maintenant. Si vous souhaitez soumettre la facture ultérieurement, vous avez la possibilité de l’enregistrer. Choisissez l’une (1) de ces options :
Si vous n'êtes PAS prêt à envoyer la facture, cliquez sur Enregistrer comme brouillon. Cela définit le statut de la facture sur Brouillon.
Si vous souhaitez envoyer une copie de votre facture par e-mail à d’autres personnes avant de la soumettre pour révision, Procore recommande de suivre les étapes décrites dans Exporter une facture de sous-traitant. Vous pouvez ensuite ajouter votre facture en tant que pièce jointe à un message à l’aide du système de messagerie de votre entreprise.
Si vous êtes prêt à envoyer la facture, cliquez sur Envoyer. Ceci définit automatiquement le statut de la facture sur En révision.
Vous ne serez PAS en mesure de modifier la facture après l’avoir envoyée, à moins qu’un administrateur des factures ne modifie le statut de la facture en « Réviser et renvoyer ». Pour plus de détails, voir Réviser une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur.
Pour en savoir plus sur les statuts, consultez « Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?»
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