Créer un ordre de changement de l’engagement à partir d’un événement de changement

Dans Procore, a est tout Événement de changementchangement qui influe sur la portée d’un projet de construction. Une fois qu’un événement de changement est enregistré dans Procore, les équipes de projet ont la possibilité de créer une demande de devis (DDD) pour obtenir des devis des sous-traitants responsables. Voir Créer des DDD à partir d’un événement de changement.

Vous pouvez créer un ordre de changement de l’engagement à partir d’un événement de changement avant ou après la réponse ou la révision de la DDD associée. Toutefois, si vous attendez que la DDD ait été révisée et que le statut de la DDD soit défini sur « En attente d’approbation finale », la ventilation des coûts (VDC) de l’ordre de changement se remplit automatiquement avec les montants de la DDD pendant le processus de création de l’ordre de changement. Pour plus d’informations sur les statuts de DDD, voir Quels sont les différents statuts de DDD et comment affectent-ils les montants des coûts et des ordres de changement ?

Le processus que vous utilisez pour gérer les changements dans Procore dépend également de la configuration des niveaux d’ordre de changement d’engagement de votre projet. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de changement dans Finances ?

• Si votre projet utilise la configuration d’ordre de changement à un (1) niveau, vous n’aurez qu’à créer un OCE. Voir Créer un ordre de changement de l’engagement. Remarque: si vous utilisez l’intégration DocuSign, veuillez consulter Remplir un ordre de changement de l’engagement avec DocuSign® à la place.

• Si votre projet utilise la configuration d’ordre de changement à deux (2) niveaux, vous devez d’abord créer un ordre de changement potentiel de l’engagement à partir d’un événement de changement. Vous allez ensuite créer un OCE à partir de l’outil Engagements. Voir Créer un ordre de changement de l’engagement.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Événements de changement du projet
    ET

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet.

1. Navigate to the project's Change Events tool.

2. Select one or more change event line items you want to include in the change order.
   Note: You can select line items across multiple change events. You can also use the Filter drop-down to filter by vendor.

3. Choose Bulk Actions > Create a Commitment CO.
   Note: The line items on the change order's SOV is created from line items on the change event.

4. Complete the following information:

   • Number
     This field automatically populates based on the number of change orders already created. By default, the number will automatically increment by one.

      Pourboire

     Comment Procore assigne-t-il des numéros aux ordres de changement de l’engagement ? Pour en savoir plus, voir Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore ?

   • Revision
     This field displays the change order's revision number. When a change order is first created, its revision number is zero. A change order could have multiple revisions because of feedback from a reviewer/approver. This field must be manually entered as revisions are not automatically tracked.

   • Title
     This field will automatically populate with the name of the change event.

   • Status
     Select the current state of the change order. Procore's default status is Pending-In Review.
     

     Note to users with the Claimable Variations feature enabled.

     Procore's new Pending - billable status allows you to invoice an amount immediately while the Change Order remains unapproved. This status automatically makes the Schedule of Values (SOV) editable and is exclusively available for single-tier Change Orders on Commitments and Prime Contracts. See Update the Tool Settings for Contracts & Change Orders.
     

   • Private
     Check this box so only you and users with 'Admin' level access on change orders can view this change order.

   • Change Reason
     The change reason field will populate with the change reason you selected in the change event; however, you can edit as necessary. Select the reason for the potential change order, either Client Request, Design Development, Allowance, Existing Condition, Backcharge, or any options customized by the Procore Administrator. Set the Default Change Management Configurations.

   • Accounting Method
     This field inherits the accounting method that was specified in the Commitment (e.g. Amount Based).

   • Due Date
     Enter the date the change order is due.

   • Invoiced Date
     Enter the date the change order was invoiced.

   • Paid Date
     Enter the date the change order was paid.

   • Designated Reviewer
     Select a user to review the change order.

   • Request Received From
     Select a user from the project's directory who you are submitting the potential change order on behalf of.

   • Description
     Enter a more detailed description of the change order.

   • Schedule Impact
     If known, you can provide an estimate of the number of additional days that would potentially be added to the current project schedule if the change order were approved.

   • Location
     Use the location drop-down menu to select a location the [item] impacts. Either select from the predefined locations, or see How do I add a multi-tiered location to an item? This location may be as general as the site location at the first tier or as specific as where on the site the contractor will be working at the second tier.

   • Reference
     Reference any other tools, materials, drawings, or documents that are related to the potential change order.

   • Executed
     Check this box once the change order has been completed.

   • Field Change
     Check this box if the change order is a field change.

   • Paid in Full
     Check this box to indicate you have received payment for this change.

   • Change Event Line Items
     If your project is integrated with ERP, select a line item from the associated line item drop-down menu. If you select New Line Item, a zero (0) dollar line item will be added to the commitment's Schedule of Values. If your project is not integrated with ERP, you can skip this action and create the change order.

   • Attachment
     Attach any relevant documentation. Note: If there is an associated Request for Quote (RFQ) and the reviewer has attached any documentation to their RFQ response, the Change Events tool can be configured to add those attachments to new change orders. See Configure Advanced Settings: Change Events.

5. Click Create. The Schedule of Values for the change order will be created from the change event line items. You can click into the Schedule of Values tab to verify your line items.

    Note

   Par défaut, les postes d’événement de changement transmettent le dernier montant de coût aux postes de ventilation des coûts de l’ordre de changement de l’engagement.

   Si un ordre de changement au contrat principal était associé à ce poste d’événement de changement avant la création de l’ordre de changement d’engagement, le poste d’événement de changement transmettra alors le montant Dernier prix au poste de ventilation des coûts de l’ordre de changement de l’engagement.