Remplir un ordre de changement de l’engagement avec DocuSign®

Une fois que vous avez créé un ordre de changement de l’engagement pour un engagement, les utilisateurs Procore disposant d’un compte DocuSign® peuvent préparer une enveloppe DocuSign® et envoyer le document Procore au(x) destinataire(s) approprié(s) pour demander une signature.

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet.
    ET

  • Si l’outil Événements de changement est ajouté au projet, les autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » sur l’outil Événements de changement du projet.

• Informations complémentaires :

  • Une fois connecté à votre compte DocuSign^® de Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter jusqu’à l’expiration du jeton de connexion. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ?

• Enable the DocuSign® Integration on Your Company's Procore Account

• Enable the DocuSign® Integration on a Project

• To request signatures with Procore + DocuSign®: You must have an active DocuSign® account. Recipients do NOT need an account to sign a document. See Do I need a DocuSign© account and How do I get a DocuSign® account?

• Créez un ordre de changement de l’engagement. Vous devez connaître le paramètre de niveau d’ordre de changement configuré dans l’outil Engagements du projet. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de changement dans Finances ? Si votre projet est configuré avec le :

  • Réglage à 1 niveau. Voir Créer un ordre de changement de l’engagement.

  • Réglage à 2 ou 3 niveaux. Voir Créer un événement de changement , puis Créer un ordre de changement d’engagement à partir d’un événement de changement.

• Ouvrir l’ordre de changement de l’engagement dans Procore

• Connectez-vous à DocuSign^®

• Préparer l^{® enveloppe} DocuSign

Ouvrir un ordre de changement de l’engagement dans Procore

Les étapes ci-dessous vous montrent comment ouvrir un ordre de changement de l’engagement dans Procore.

1. Accédez à l’outil Engagements du projet.

2. Dans l’onglet Contrats , recherchez l’engagement avec lequel vous souhaitez travailler et cliquez sur la flèche pour développer les ordres de changement de l’engagement.

3. Cliquez sur le lien Ordre de changement pour l’ouvrir.
   
   

4. Dans l’ordre de changement, cliquez sur Modifier.

5. Cochez la case Signer avec DocuSign .
   
   

6. Faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur Compléter avec DocuSign.
   
   
   Procore lance l^{application web DocuSign} ®. Si vous n ^{® êtes PAS connecté à votre compte DocuSign, vous devez suivre les étapes de la section Connexion à DocuSign®. Si vous êtes déjà connecté, passez à la section Préparer l® enveloppe DocuSign.}

Connectez-vous à DocuSign^®

Si vous n’êtes PAS connecté à votre compte DocuSign®lorsque vous lancez l’application DocuSign® de Procore :

1. Sur la page de connexion DocuSign®, saisissez votre adresse e-mail dans la zone E-mail :
   

2. Cliquez sur Suivant.

3. Entrez votre mot de passe.

4. Cliquez sur Connexion.

Préparer l^{® enveloppe} DocuSign

Une fois que vous êtes connecté à DocuSign^®, la page « Charger un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Procédez comme suit :

• Ajouter des documents à l’enveloppe

• Ajouter des destinataires à l’enveloppe

• Ajouter un message à tous les destinataires

• Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l^{® enveloppe} DocuSign :

• Une copie PDF de l’ordre de changement est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».

• Les cases de signature requises pour chaque « rôle » du contrat. Par exemple, l’entreprise générale ou le sous-traitant dont le contrat est affecté par l’ordre de changement. Cela inclut le Nom et l’Adresse e-mail de chaque utilisateur. Pour plus d’informations, voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous.

1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe
   
   

    Note

   The available options in the 'Add Documents to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign^®. To learn how to use DocuSign^®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com.

   1. Télécharger

   2. Utiliser un modèle

   3. Obtenir à partir du cloud

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l’enveloppe :

1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », conservez les blocs de destinataire par défaut, leurs noms et leurs adresses e-mail. Ces données sont ajoutées automatiquement à l’enveloppe par l’intégration Procore+DocuSign^®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs « Nom » et « Adresse e-mail » des blocs destinataires correspondent à ces champs dans Procore :

   • Sous-traitant. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « Architecte/ingénieur » de l’engagement associé à l’ordre de changement.

   • Entreprise générale. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « Contact principal » de l’Annuaire du projet pour la société désignée dans le champ « Sous-traitant » de l’engagement associé à l’ordre de changement.

      Tip

     • Not seeing one of the recipient blocks in DocuSign^®? If your company has engaged Procore Custom Solutions to customize your Procore form, tool, or workflow or if your company has implemented one of Procore's language or point-of-view dictionaries, the recipient blocks in your environment may be different. To learn more, see Procore Custom Solutions, What languages are available in Procore?, and What tool names and terms are different in Procore for general contractors, owners, and specialty contractors?

     • Not seeing a 'Name' or 'Email Address' in a recipient block? If data wasn't entered in one of the required fields before sending the item to DocuSign^®, there was no data in Procore to transfer. To resolve this, you can return to Procore, void the DocuSign^® envelope, enter the data in the appropriate field, and resend the document to DocuSign^®.

     
      Tip

     • Want to add, change, or remove recipients DocuSign^®? The options in the 'Add Recipients to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign^®. If you change the recipient information in DocuSign^®, keep in mind that any changes made in DocuSign^® do NOT update in Procore and can lead to unwanted results. To ensure the integration works as designed, Procore recommends keeping the recipient fields that were added by the integration. To learn how to use DocuSign^®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com.

Ajouter un message à tous les destinataires

1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:
   

   • Email Subject
     Type a subject line for the outgoing email message.

   • Email Message
     Type the content of your outgoing email message.

2. Click Next.

Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

L’étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature sur le document DocuSign^®. Les champs de signature correspondent à des rôles spécifiques dans Procore. Par exemple, l’entreprise générale et le sous-traitant qui sont parties au contrat associé à cet ordre de changement. L’intégration Procore + DocuSign^® ajoute automatiquement ces champs à l^enveloppe ® DocuSign.

1. Faites défiler jusqu’au bas du document DocuSign^® pour afficher les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous.
   
   
   

2. Dans le document DocuSign ®, laissez les champs de signature à leur(s) position(s) par défaut(s). Cela garantit que le processus de collecte Procore + DocuSign^® fonctionne comme prévu.

3. Optionnel: Ajoutez vos « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.

    Note

   The options in the 'Standard Fields' area are developed and maintained by DocuSign^®. To learn how to use DocuSign^®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com.

4. Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer.
   DocuSign ® envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l’étape suivante. Une fois les signatures requises appliquées au document, Procore définit par défaut le statut de l’élément dans Procore sur « Approuvé ».

    Important

   • If your company has engaged Procore Custom Solutions to create a custom workflow for your Project Financials tool, the status of the item may not be configured to automatically change the status to 'Approved'. To learn how a custom workflow was configured in your environment, contact your company's Procore Administrator.

• Signer un document Procore avec DocuSign®