Remplir un ordre de changement de l’engagement avec DocuSign®

Une fois que vous avez créé un ordre de changement de l’engagement pour un engagement, les utilisateurs Procore disposant d’un compte DocuSign® peuvent préparer une enveloppe DocuSign® et envoyer le document Procore au(x) destinataire(s) approprié(s) pour demander une signature.

Si vous êtes le destinataire d’une demande de signature, vous n’avez pas besoin d’un compte DocuSign®. Toutefois, si vous disposez d’un compte DocuSign® et que l’adresse e-mail correspond à l’adresse e-mail que vous utilisez dans Procore, une copie de tous les documents que vous signez sera enregistrée dans votre compte DocuSign®. Voir Ai-je besoin d’un compte DocuSign© ?

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet.
    ET

  • Si l’outil Événements de changement est ajouté au projet, les autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » sur l’outil Événements de changement du projet.

• Informations complémentaires :

  • Une fois connecté à votre compte DocuSign^® de Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter jusqu’à l’expiration du jeton de connexion. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ?

• Activer l’intégration DocuSign® sur le compte Procore de votre entreprise

• Activer l’intégration DocuSign® sur un projet

• Pour demander des signatures avec Procore + DocuSign® : vous devez avoir un compte DocuSign® actif. Les destinataires n’ont PAS besoin d’un compte pour signer un document. Voir Ai-je besoin d’un compte DocuSign© et Comment obtenir un compte DocuSign® ?

• Créez un ordre de changement de l’engagement. Vous devez connaître le paramètre de niveau d’ordre de changement configuré dans l’outil Engagements du projet. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de changement dans Finances ? Si votre projet est configuré avec le :

  • Réglage à 1 niveau. Voir Créer un ordre de changement de l’engagement.

  • Réglage à 2 ou 3 niveaux. Voir Créer un événement de changement , puis Créer un ordre de changement d’engagement à partir d’un événement de changement.

• Ouvrir l’ordre de changement de l’engagement dans Procore

• Connectez-vous à DocuSign^®

• Préparer l^{® enveloppe} DocuSign

Ouvrir un ordre de changement de l’engagement dans Procore

Les étapes ci-dessous vous montrent comment ouvrir un ordre de changement de l’engagement dans Procore.

1. Accédez à l’outil Engagements du projet.

2. Dans l’onglet Contrats , recherchez l’engagement avec lequel vous souhaitez travailler et cliquez sur la flèche pour développer les ordres de changement de l’engagement.

3. Cliquez sur le lien Ordre de changement pour l’ouvrir.
   
   

4. Dans l’ordre de changement, cliquez sur Modifier.

5. Cochez la case Signer avec DocuSign .
   
   

6. Faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur Compléter avec DocuSign.
   
   
   Procore lance l^{application web DocuSign} ®. Si vous n ^{® êtes PAS connecté à votre compte DocuSign, vous devez suivre les étapes de la section Connexion à DocuSign®. Si vous êtes déjà connecté, passez à la section Préparer l® enveloppe DocuSign.}

Connectez-vous à DocuSign^®

Si vous n’êtes PAS connecté à votre compte DocuSign®lorsque vous lancez l’application DocuSign® de Procore :

1. Sur la page de connexion DocuSign®, saisissez votre adresse e-mail dans la zone E-mail :
   

2. Cliquez sur Suivant.

3. Entrez votre mot de passe.

4. Cliquez sur Connexion.

Préparer l^{® enveloppe} DocuSign

Une fois que vous êtes connecté à DocuSign^®, la page « Charger un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Procédez comme suit :

• Ajouter des documents à l’enveloppe

• Ajouter des destinataires à l’enveloppe

• Ajouter un message à tous les destinataires

• Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l^{® enveloppe} DocuSign :

• Une copie PDF de l’ordre de changement est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».

• Les cases de signature requises pour chaque « rôle » du contrat. Par exemple, l’entreprise générale ou le sous-traitant dont le contrat est affecté par l’ordre de changement. Cela inclut le Nom et l’Adresse e-mail de chaque utilisateur. Pour plus d’informations, voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous.

1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe
   
   

    Remarque

   Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et maintenues par DocuSign^®. Pour apprendre à utiliser DocuSign^®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.

   1. Télécharger

   2. Utiliser un modèle

   3. Obtenir à partir du cloud

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l’enveloppe :

1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », conservez les blocs de destinataire par défaut, leurs noms et leurs adresses e-mail. Ces données sont ajoutées automatiquement à l’enveloppe par l’intégration Procore+DocuSign^®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs « Nom » et « Adresse e-mail » des blocs destinataires correspondent à ces champs dans Procore :

   • sous-traitant. Ce champ est automatiquement renseigné avec le prénom, le nom et l’adresse e-mail de la personne désignée comme « Signataire du contrat » pour « l’Entreprise sous-traitante » sélectionnée.

     Pour que ces informations soient extraites correctement, les conditions suivantes doivent être remplies :

     • L’entreprise doit être ajoutée à l’Annuaire du projet.

     • Un utilisateur spécifique doit être sélectionné dans le menu déroulant « Signataire du contrat » de l’saisie de l’annuaire de cette entreprise.

   • Entreprise générale. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « Contact principal » de l’Annuaire du projet pour la société désignée dans le champ « Sous-traitant » de l’engagement associé à l’ordre de changement.

      Pointe

     • Vous ne voyez pas l’un des blocs destinataire dans DocuSign^®? Si votre entreprise a fait appel à Solutions personnalisées Procore pour personnaliser votre formulaire, votre outil ou votre flux de travail Procore, ou si votre entreprise a implémenté l’un des dictionnaires de langue ou de point de vue de Procore, les blocs de destinataire dans votre environnement peuvent être différents. Pour en savoir plus, voir Solutions personnalisées Procore, Quelles sont les langues disponibles dans Procore ? et Quels noms d’outils et termes sont différents dans Procore pour les entreprises générales, les maîtres d'ouvrage et les sous-traitants spécialisés ?

     • Vous ne voyez pas de « Nom » ou d'« Adresse e-mail » dans un bloc de destinataire ? Si données n’a pas été saisie dans l’un des chantiers obligatoires avant d’envoyer le élément à DocuSign®, il n’y avait aucune données à transférer dans Procore. Pour résoudre ce problème, vous pouvez retourner à Procore, vider l^{® enveloppe} DocuSign, saisir le données dans le chantier approprié et renvoyer le document à DocuSign^®.

     
      Pointe

     • Vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer des destinataires de DocuSign^®? Les options de la section « Ajouter des destinataires à l’enveloppe » sont développées et maintenues par DocuSign^®. Si vous modifiez les informations destinataire dans DocuSign^®, gardez à l’esprit que les modifications apportées dans DocuSign^® ne sont PAS mises à jour dans Procore et peuvent entraîner des résultats indésirables. Pour s’assurer que l’intégration fonctionne comme prévu, Procore recommande de conserver les chantiers destinataires qui ont été ajoutés par l’intégration. Pour apprendre à utiliser DocuSign^®, Procore recommande de revoir le contenu de support.docusign.com.

Ajouter un message à tous les destinataires

1. Dans la section « Message à tous les destinataires », procédez comme suit :
   

   • Objet de l’e-mail
     Saisissez une ligne d’objet pour l’e-mail sortant.

   • E-mail Message
     Saisissez le contenu de votre e-mail sortant.

2. Cliquez sur Suivant.

Prévisualiser les champs de signature et envoyer l’enveloppe

L’étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature sur le document DocuSign^®. Les champs de signature correspondent à des rôles spécifiques dans Procore. Par exemple, l’entreprise générale et le sous-traitant qui sont parties au contrat associé à cet ordre de changement. L’intégration Procore + DocuSign^® ajoute automatiquement ces champs à l^enveloppe ® DocuSign.

1. Faites défiler jusqu’au bas du document DocuSign^® pour afficher les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous.
   
   
   

2. Dans le document DocuSign ®, laissez les champs de signature à leur(s) position(s) par défaut(s). Cela garantit que le processus de collecte Procore + DocuSign^® fonctionne comme prévu.

3. Optionnel: Ajoutez vos « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.

    Remarque

   Les options de la zone « Champs standard » sont développées et gérées par DocuSign^®. Pour apprendre à utiliser DocuSign^®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.

4. Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer.
   DocuSign ® envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l’étape suivante. Une fois les signatures requises appliquées au document, Procore définit par défaut le statut de l’élément dans Procore sur « Approuvé ».

    Important

   • Si votre entreprise a engagé Procore Solutions personnalisées pour créer un flux de travail personnalisé pour votre outil Finances du projet, il se peut que le statut de l’élément ne soit pas configuré pour modifier automatiquement le statut à « Approuvé ». Pour savoir comment un personnalisé flux de travail a été configuré dans votre environnement, contactez le Administrateur Procore de votre entreprise.

• Signer un document Procore avec DocuSign®