Créer un ordre de service potentiel de l’engagement

Lorsqu’un changement du périmètre des travaux ou du montant du contrat d’engagement initial survient au cours d’un projet de construction, le processus de gestion des changements commence. Vous pouvez créer un OSP si l’Administrateur Procore de votre entreprise configure l’outil Engagements avec le paramètre de configuration d’ordre de service à deux (2) ou trois (3) niveaux. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de service dans Finances ?

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet.

     Important

    Ne suivez pas les étapes ci-dessous dans les cas suivants:

    • L’outil Événements de changement est activé sur les projets. Suivez plutôt les étapes suivantes : Créer un ordre de service potentiel de l’engagement à partir d’un événement de changement.

    • L’outil Engagements est configuré avec le paramètre de configuration d’ordre de service à un (1) niveau. Suivez plutôt les étapes suivantes : Créer un ordre de service de l’engagement.

• Informations complémentaires :

  • Après l’approbation d’un ordre de service, l’étape suivante dépend du paramètre de configuration des ordres de changement de l’outil Engagements :* Pour le paramètre d’ordre de service à deux (2) niveaux, continuez avec Créer un Ordre de service de l’engagement.* Pour le paramètre d’un ordre de service à trois (3) niveaux, continuez avec ces étapes : Créer une demande d'ordre de service pour un engagement

• Limites:

  • Pour créer un ordre de service pour un engagement, l’engagement doit avoir le statut « Approuvé ».

• Pour les entreprises utilisant l’outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer

  • Des considérations, des exigences et des limitations supplémentaires peuvent s’appliquer en fonction du système ERP auquel votre compte est intégré. Voir Choses à savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.

• L’outil Engagements doit être configuré avec le paramètre de configuration d’ordre de service à deux (2) ou trois (3) niveaux. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de service dans Finances ?

• Créer un ordre de service potentiel

• Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de service potentiel

Créer un ordre de service potentiel

1. Accédez à l’outil Engagements du projet.

2. Recherchez le contrat d’engagement avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .

3. Cliquez sur l’onglet Ordres de service .

4. Cliquez sur Créer un OC potentiel.
   

5. Renseignez les champs suivants :

   • Signer avec DocuSign®
     Si vous avez activé l’intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l’Intégration DocuSign® sur un projet Procore), un coche apparaît dans cette case par par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter de signatures avec DocuSign®, supprimez la marque.

      Pointe

     Comment collecter des signatures avec DocuSign ? Une fois la saisie des données de l’élément terminée, Procore recommande de changer le statut de l’élément en « Envoyé pour signature » avant de cliquer sur le bouton Compléter avec DocuSign pour lancer l’application DocuSign®. Si vous ne vous êtes pas déjà connecté, vous serez invité à vous connecter à DocuSign®. Une fois que vous êtes connecté, vous pouvez préparer l’enveloppe DocuSign_ ®_ pour les signatures. Une fois le processus de signature terminé, Procore change automatiquement le statut de l’élément en « Approuvé » et marque l’élément comme « Exécuté ». Pour en savoir plus, consultez DocuSign®.

   • Numéro
     acceptez le numéro par défaut, saisissez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé.

      Pointe

     Comment les numéros sont-ils attribués ? Pour savoir comment Procore attribue les numéros et comprendre vos options de numérotation personnalisée, voir Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore ?

   • Date de création
     Affiche la date et l’heure de création. Cette valeur ne peut pas être modifiée.

   • Révision
     affiche le numéro de révision. La première version est zéro (0), les révisions suivantes sont attribuées dans un ordre séquentiel. Un OSP peut avoir plusieurs révisions, en fonction des commentaires de son réviseur/approbateur.

   • Créé par
     Affiche l’utilisateur Procore qui a créé l’OSP. Cette valeur ne peut pas être modifiée.

   • Entreprise sous-traitante
     Affiche le nom de l’entreprise responsable de l’exécution des travaux prévus dans le contrat.

   • Contrat
     si vous avez reçu des autorisations d’accès à l’outil Engagements, cliquez sur ce lien pour ouvrir le contrat.

   • Titre
     Saisissez un titre pour l’OSP dans cette case.

   • Statut
     Sélectionnez l’état actuel de l’OSP. Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de service dans Procore ?

   • ordre de service de l'engagement
     Choisir un (1) bouton d’option.

      Remarque

     Ce paramètre n’est requis que lorsque l’outil Engagements utilise le paramètre de configuration d’ordre de service à 3 niveaux. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau d’ordre de service dans Finances ?

     • Aucune. Un OSP peut être lié à une DOS ultérieurement.

     • Ajouter à l’existant. Liez l’OSP à une DOS existante.

     • Créer un nouveau. Créez une nouvelle DOS. Vous avez également la possibilité de créer un nouvel ordre de service en même temps.

   • Motif du changement
     Sélectionnez le motif de l’OSP. Cela peut être Demande du client, Développement de la conception, Allocation, Condition existante, Frais de dédommagement, ou toute option supplémentaire créée par l’administrateur Procore de votre entreprise pour votre environnement spécifique. Voir Définir les configurations par défaut de la gestion des changements.

   • Privé
     cochez cette case à cocher si vous souhaitez que le OSP ne soit visible que par les utilisateurs disposant d’autorisations 'Admin' dans l’outil Engagements.

   • Méthode comptable
     ce chantier hérite de la méthode comptable spécifiée dans le contrat d'engagement. Voir Comment définir la méthode comptable d’un contrat ou d’un financement ?

   • Description
     Entrez une description plus détaillée du motif de l’OSP.

   • Demande reçue de
     Sélectionnez l’utilisateur Procore pour lequel vous soumettez l’OSP.

   • Impact sur le planning
     si connu, indiquez une estimation du nombre de jours supplémentaires nécessaires pour achever les travaux lorsque la OSP est approuvée.

      En version bêta

     Note aux utilisateurs participant au programme bêta de version limitée « Achèvement estimé par le sous-traitant ». Lorsqu’un utilisateur place un ordre de service avec le statut « Approuvé » et qu’il inclut une valeur dans le champ « Impact sur le planning » de l’ordre de service, Procore met automatiquement à jour le champ « Date d’achèvement estimée » du contrat d’engagement du nombre de jours saisis.

   • Lieu
     Utilisez cette liste déroulante pour sélectionner un lieu lié à l’OSP. Vous pouvez sélectionner un lieu existant ou ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément.

   • Référence
     ajoutez tout autre outil, matériel, plan ou document important à utiliser comme référence pour le OSP.

   • Changement sur le chantier
     Cochez cette case si l’OSP nécessite un changement sur le chantier.

   • Payé en totalité
     Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement.

   • Pièces jointes
     Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.

6. Cliquez sur Créer et entrer la ventilation des coûts.

Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de service potentiel

Lorsque des coûts sont associés à un OSP, vous devez ajouter des postes à la ventilation des coûts.

1. Dans l’onglet planning des coûts , cliquez sur Ajouter une ligne.

    Remarques

   • Si les sous-projets sont activés (voir Activer les sous-projets sur les projets pour la SDP), la liste déroulante Sous-projets contient tous les sous-projets ajoutés au projet. Voir Ajouter des éléments de segment « Sous-projet » à un projet Procore.

   • Tous les codes de coût liés aux sous-projets apparaîtront dans le chantier suivant.

2. Pour les contrats utilisant la méthode comptable Basé sur un montant :

   • Poste d’événement de changement
     Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si l’engagement doit être lié à un événement de changement.

   • Code budgétaire
     Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SDP de Procore ?

   • Description
     saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels

   • Montant
     saisissez le montant du coût.

   • Facturé à ce jour
     Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l’engagement jusqu’à la date du jour.

   • Montant restant
     saisissez le montant qui n’a PAS été facturé à la date du jour.

   • Code fiscal
     saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce chantier n’apparaît que si vous avez activé la fonction de codes fiscaux. Voir Comment puis-je utiliser les codes fiscaux sur un projet ?

3. Pour les contrats utilisant la méthode comptableBasésur une unité/quantité :

   • Poste d’événement de changement
     Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si l’engagement doit être lié à un événement de changement.

   • Code budgétaire
     Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SDP de Procore ?

   • Description
     saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels

   • Qté
     Saisissez le nombre d’unités.

   • unité de mesure
     Saisissez l’ unité de mesure (unité de mesure).

      Remarques

     • Pour afficher les options par défaut de la liste, voir Quelles unités de mesure figurent dans la liste principale de Procore ?

     • Pour mettre à jour les options disponibles dans la liste, voir Mettre à jour une unité de mesure dans la liste principale des unités de mesure.

   • Coût unitaire
     Saisissez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet.

   • Montant
     Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire .

4. Cliquez sur Enregistrer.
   Une bannière VERTE apparaît pour indiquer que le Planning est enregistré.

    Important

   Si vous avez attribué un code budgétaire qui n’est actuellement pas représenté dans votre budget ou si vous laissez le champ code budgétaire vide, un message de confirmation apparaît. Pour continuer, vous devez cliquer sur OK pour accuser réception du message. Cette action ajoute le(s) poste(s) correspondant(s) au budget de votre projet en tant que postes non budgétés.

• Créer un ordre de service de l’engagement
  OU

• Créer une demande d’ordre de service pour un engagement