Guide de l’utilisateur : Intégration de l’appel d’offres et de l’estimation

Accédez à l’outil Appels d’offres du projet.

Cliquez sur Afficher sur le dossier d’appel d’offres pour lequel vous souhaitez attribuer un appel d’offres.

Cliquez sur l’icône du curseur à côté du formulaire d’appel d’offres concerné pour afficher les informations.

Dans la colonne Candidats, cliquez sur le nom de l’entreprise que vous souhaitez sélectionner comme appel d’offres gagnant.
Remarque : Vous pouvez également passer la souris sur le nom de l’entreprise dans la vue tabulaire et cliquer sur les points de suspension verticaux .

Cliquez sur le menu Candidat à l’appel d’offres et sélectionnez Convertir en bon de commande ou Convertir en contrat de sous-traitance.

Cliquez sur Attribuer et convertir pour confirmer l’action.
Remarque : Une fois l’offre convertie avec succès, l’outil Engagements du projet s’ouvre sur l’onglet Général du nouveau contrat. Les informations appropriées de l’offre gagnante sont automatiquement copiées dans le nouveau contrat.

Dans l’onglet « Général » du contrat, cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts . Pour en savoir plus, voir Ventilation des coûts.

Pour informer l’entreprise de l’appel d’offres retenu :

1. Cliquez sur Envoyer le contrat par e-mail .

2. Dans l’onglet E-mails , renseignez les informations suivantes :

   • À: sélectionnez les noms des destinataires.

   • Cc: sélectionnez les noms des personnes qui doivent recevoir une copie de l’e-mail.

   • Privé: cochez la case si vous souhaitez que seuls les destinataires et les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Admin » dans l’outil Engagements puissent voir l’e-mail. Il s’agit du paramètre par défaut.

   • Pièces jointes: ajoutez un ou plusieurs fichiers à l’e-mail. Le cas échéant, il est recommandé d’ajouter le formulaire de contrat officiel de votre entreprise en pièce jointe.

   • Message: saisissez le corps de votre e-mail. Il est recommandé de fournir des directives claires à vos destinataires (c.-à-d. les sous-traitants) concernant la façon dont les contrats et les documents doivent être signés. Votre message doit également inclure un rappel de retourner le contrat signé, qui peut facilement être ajouté en tant que pièce jointe à leur réponse par e-mail.
     Remarque : L’e-mail inclura automatiquement les détails du contrat.

3. Lorsque vous êtes prêt à envoyer le contrat par e-mail, cliquez sur Envoyer .
   Le système envoie le contrat aux destinataires désignés.