Add a Real-Time Labor Productivity Budget View

Background

You can leverage flexible Work Breakdown Structure (WBS) when budgeting the resource hours and associated cost, as well as a production plan based on units to install for production quantities. Flexible WBS allows your team to budget, track time and units installed in Timesheets, and report at the right level of granularity, for an enhanced real time labor productivity cost Budget View.

Example

With Flexible WBS:

example-with-flexible-wbs.png

Without Flexible WBS:

example-not-flexible-wbs.png

This guide shows you how to configure a real-time labor productivity budget view that integrates with Procore's Resource Tracking tools. This view provides the project's Budget tool with the ability to instantly leverage the timecard entry hours submitted by your project's field personnel in the Timecard, Timesheets, My Time (Android), and My Time (iOS) tools and update the project's budget view immediately after timecard hour entries are submitted.

For project managers, this eliminates the need to wait for timecard data to be manually input into a budget. This functionality is particularly useful for self-performing contractors who want to gain real-time insight into a project's actual labor costs, and can help to minimize the potential for labor overruns to occur on a project.

Example

Real-Time Labor Productivity Budget View in the Budget Tool

The illustration below shows you the recommended layout for the 'Real-Time Labor Productivity' budget view, as it will look when applied to your project's Budget tool.

budget-view-rtlc.png

Things to Consider

  • Required User Permission:

    • To add a new budget view, 'Admin' on the Company Admin tool

  • Additional Information:
    Your field team can submit timecard entry hours using these project tools:

  • Limitations:
    If you are using this budget view on your Procore project:

    • For companies using the ERP Integrations tool, you will NOT be able to add the 'Actual Cost' or 'Actual Units' columns, without performing the additional configuration steps noted below.

Prerequisites

Workflow

This workflow shows the setup instructions as well as the time entries needed to see that information in the budget view.

diagram_budget_real-time-labor-costing-budget-view.png

diagram_budget_real-time-labor-costing-budget-view.png

diagram_budget_real-time-labor-costing-budget-view.png

diagram_budget_real-time-labor-costing-budget-view.png

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diagram_budget_real-time-labor-costing-budget-view.png

diagram_budget_real-time-labor-costing-budget-view.png

diagram_budget_real-time-labor-costing-budget-view.png

diagram_budget_real-time-labor-costing-budget-view.png

diagram_budget_real-time-labor-costing-budget-view.png

diagram_budget_real-time-labor-costing-budget-view.png

diagram_budget_real-time-labor-costing-budget-view.png

diagram_budget_real-time-labor-costing-budget-view.png

Steps

Create a New Budget View

  1. Navigate to the Company Admin tool.

  2. Under Tool Settings, click Budget.

  3. Click Set Up New Budget View.

  4. Under Standard Views, select Procore Labor Productivity Cost.

  5. Click Create.

  6. Name your view as follows:

    1. View Name. Enter a name for your new view. In this example, we named it: Real-Time Labor Productivity

    2. View Description. Enter a description for your view. In this example, we entered: Recommended view for real-time labor productivity

  7. Click Configure Columns.
    This opens the Configure Columns window pictured below. From this point, continue with the next step to Add Recommended Columns.

    configure-blank-budget-view.png

Add the Recommended Columns

 Important

Il s’agit d’une vue du budget recommandée. L’administrateur Procore de votre entreprise crée les vues du budget utilisées pour vos projets, de sorte que les paramètres des colonnes présentés ci-dessous peuvent être différents dans votre environnement. Pour d’autres recommandations concernant les vues du budget, voir Quelles vues du budget dois-je ajouter à mon projet Procore ?

These are the recommended column settings for the Real-Time Labor Productivity budget view:

Nom de la colonne

Type de colonne

Format de colonne

Description

Montant des OC approuvés

Source

Monnaie

Il s’agit d’une colonne cachée que vous créez pour effectuer un calcul sur les valeurs apparaissant dans la colonne « Montant du budget révisé ».

Quantité unitaire des OC approuvés

Source

Nombre

Il s’agit d’une colonne cachée que vous créez pour effectuer un calcul sur les valeurs apparaissant dans la colonne « Unités révisées ».

Unités révisées

Calculé

Nombre

Ceci montre la quantité d’unités du budget initiale + la quantité unitaire des OC approuvés.

Unité de mesure du budget

Standard

N/A

Ceci montre l’unité de mesure (UdM) pour le poste budgétaire.

Modification du budget Quantité produite

Source

Nombre

Représente les modifications internes des quantités produites budgétées à installer (sorties). Il comprend la quantité unitaire et l’unité de mesure.

Quantité unitaire de modification budgétaire

Source

Nombre

Ceci montre la quantité unitaire et le montant des unités de mesure d’une modification budgétaire.

Budget révisé - Quantité produite

Calculé

Nombre

Affiche la quantité de production budgétée initiale + la quantité de production d’OC approuvée + la quantité de production de modifications budgétaires approuvées.

Quantité unitaire du budget révisée

Calculé

Nombre

Affiche la quantité d’unités du budget initiale + les unités d’OC approuvées + la quantité d’unités des modifications budgétaires approuvées.

Montant du budget révisé

Calculé

Monnaie

Ceci montre le montant du budget initial + le montant des OC approuvés.

Coût réel

Source

Monnaie

Ceci montre le montant des coûts directs.

Unités réelles

Source

Nombre

Ceci montre la quantité d’unités des coûts directs.

Coût unitaire réel

Calculé

Monnaie

Ceci montre le coût réel/les unités réelles

Heures de la feuille horaire

Source

Nombre

Ceci montre toutes les heures d’entrée de pointage

% d’heures utilisées

Calculé

Pour cent

Ceci affiche les heures de la feuille horaire/les unités révisées.

Estimation du coût en temps réel

Calculé

Monnaie

Ceci affiche le coût unitaire réel multiplié par les heures de la feuille horaire.

Heures restantes

Calculé

Nombre

Ceci affiche les unités révisées - Heures de la feuille horaire.

Approved COs Amount

Note: You must add this column before you can add a calculated column named 'Revised Budget Amount'.

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Click the Create button and choose Source from the drop-down list.

  2. Under 'New Source Column', do the following:

    • Column Name. Enter the name: Approved COs Amount

    • Column Source. Select Prime Contract.

  3. Mark the checkbox for Change Orders.

  4. Under 'Status', mark the checkbox for Approved.

  5. Click Create.

  6. Under Source on the left, hide the column from the budget view by removing the checkmark from the Approved COs Amount box.

rtlc-approved-cos-amount.png

Approved COs Unit Qty

Note: You must add this column before you can add a calculated column named 'Revised Units'.

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Click Create and choose Source.

  2. Under 'New Source Column', do the following:

    • Column Name. Enter the name: Approved COs Unit Qty

    • Column Source. Select Prime Unit Qty.

  3. Mark the checkbox for Change Orders Unit Quantity.

  4. Under 'Status', mark the checkbox for Approved.

  5. Click Create.

  6. Under the Source list, hide the box from the budget view by clearing the checkmark from the Approved COs Unit Qty.

rtlc-approved-cos-unit-qty.png

Revised Units

Note: You must first create the 'Approved COs Unit Qty' column. See Approved COs Unit Qty.

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Click Create and choose Calculated.

  2. Under 'New Formula Column', do the following:

    • Column Name. Enter the name: Revised Units

    • Format. Select Number.

  3. Select these calculation settings as shown in the drop-down lists:

    • Budget Unit Qty

    • Plus (+) sign

    • Approved COs Unit Qty

  4. Optional: If you want to show subtotals and grand totals on this column in the Project level Budget tool, mark the Allow Subtotals and Grand Totals check box.

  5. Click Create.

rtlc-revised-units.png

Budget UOM

Note: You must also remove all other columns under Standard Budget.

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Under Standard Budget on the left, place a checkmark in the Budget UOM box.

  2. Clear the checkmarks from all other columns under the 'Standard Budget' section.

rtlc-budget-uom.png

Budget Change Production Quantity

Note: This adds a source column named 'Budget Change Production Quantities.' You must add this column before you can add a calculated column named 'Revised Budget Production Quantity.'

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Click Create and choose Source.

  2. Under 'New Source Column', do the following:

    • Column Name. Enter the name: Budget Change Production Quantities

    • Column Source. Select Budget Change Production Quantity.

  3. Mark the checkbox for Budget Change Production Quantities.

  4. Under 'Scope', mark the checkbox for In Scope.

  5. Under 'Status', mark the checkbox for Approved.

  6. Click Create.

rtlc-budget-change-production-quantity.png

Budget Change Unit Quantity

Note: This adds a source column named 'Budget Change Unit Quantities'. You must add this column before you can add a calculated column named 'Revised Budget Unity Quantity'.

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Click Create and choose Source.

  2. Under 'New Source Column', do the following:

    • Column Name. Enter the name: Budget Change Unit Quantity

    • Column Source. Select Budget Change Unit Quantity.

  3. Mark the checkbox for Budget Change Unit Quantities.

  4. Under 'Status', mark the checkbox for Approved.

  5. Click Create.

rtlc-budget-change-unit-quantity.png

Revised Budget Production Quantity

Note: You must first create the Budget Change Production Quantity column. See Budget Change Production Quantity.

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Click Create and choose Calculated.

  2. Under 'New Formula Column', do the following:

    • Column Name. Enter the name: Revised Budget Production Quantity

    • Format. Select Number.

  3. Select these calculation settings as shown in the drop-down lists:

    • Budgeted Production Quantity

    • Plus (+) sign

    • Approved CO Production Quantity

    • Plus (+) sign

    • Budget Change Production Quantity

  4. Optional: If you want to show subtotals and grand totals on this column in the Project level Budget tool, mark the Allow Subtotals and Grand Totals check box.

  5. Click Create.

rtlc-revised-budget-production-quantity.png

Revised Budgeted Unit Quantity

Note: You must first create the Budget Change Unit Quantity column. See Budget Change Unit Quantity.

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Click Create and choose Calculated.

  2. Under 'New Formula Column', do the following:

    • Column Name. Enter the name: Revised Budget Unit Quantity

    • Format. Select Number.

  3. Select these calculation settings as shown in the drop-down lists:

    • Budgeted Unit Quantity

    • Plus (+) sign

    • Approved CO Units

    • Plus (+) sign

    • Approved Budget Change Unit Quantity

  4. Optional: If you want to show subtotals and grand totals on this column in the Project level Budget tool, mark the Allow Subtotals and Grand Totals check box.

  5. Click Create.

rtlc-revised-budget-unit-quantity.png

Revised Budget Amount

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Click Create and choose Calculated.

  2. Under 'New Formula Column', do the following:

    • Column Name. Enter the name: Revised Budget Amount

    • Format. Select Currency.

  3. Select these calculation settings as shown in the drop-down lists:

    • Original Budget Amount

    • Plus (+) sign

    • Approved COs Amount

  4. Click Create.

rtlc-revised-budget-amount.png

Actual Cost

 Note

Pour les entreprises utilisant l’outil Intégrations ERP :

  • Sage 300 CRE® ne peut ajouter cette colonne que si l’outil Coûts directs est activé.

  • Pour les autres intégrations ERP (Vue®, Spectre® du point de vue® ou Sage 100 Sous-traitant®), la colonne Source ci-dessous doit être définie sur la colonne « Coûts ERP du projet à ce jour » (au lieu de « Coûts directs »).

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Click Create and choose Source.

  2. Under 'New Source Column', do the following:

    • Column Name. Enter the name: Actual Cost

    • Column Source. Select Direct Costs.

  3. Place a checkmark in the Direct Costs box.

  4. Click Create.

rtlc-actual-cost.png

Actual Units

 Note

Pour les entreprises qui utilisent l’outil Intégrations ERP, gardez à l’esprit que vous ne pourrez PAS configurer une colonne « Unités réelles » dans une vue du budget, à moins que l’outil Coûts directs ne soit activé et que vous n’utilisiez le connecteur pour synchroniser les transactions de coût du Sage 300 CRE® projet. Voir Ajouter les colonnes pour la synchronisation des transactions de coût de la tâche à une vue du budget pour Intégrations ERP.

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Click Create and choose Source.

  2. Under 'New Source Column', do the following:

    • Column Name. Enter the name: Actual Units

    • Column Source. Select Direct Costs Unit Qty.

  3. Place a checkmark in the Direct Costs Unit Qty box.

  4. Click Create.

rtlc-actual-units.png

Actual Unit Cost

 Note

Pour les entreprises qui utilisent l’outil Intégrations ERP, gardez à l’esprit que vous ne pourrez PAS configurer une colonne « Unités réelles » dans une vue du budget, à moins que l’outil Coûts directs ne soit activé et que vous n’utilisiez le connecteur Sage 300 CRE® pour synchroniser les transactions de coût du projet. Voir Ajouter les colonnes pour la synchronisation des transactions de coût de la tâche à une vue du budget pour Intégrations ERP.

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Click Create and choose Calculated.

  2. Under 'New Formula Column', do the following:

    • Column Name. Enter the name: Actual Unit Cost

    • Format. Select Currency.

  3. Select these calculation settings as shown in the drop-down lists:

    • Actual Cost

    • Division (/) sign

    • Actual Units

  4. Click Create.

rtlc-actual-unit-cost.png

Timesheet Hours

When adding a 'Timesheet Hours' source column to the budget view, it is recommended that you include timecard entries in both the 'Approved' and 'Pending' status. However, your company's Procore Administrator may prefer to use a different setting for your company's account.

 Important

  • L’utilisation de la vue du budget « Productivité de la main-d’œuvre en temps réel » est recommandée pour les clients utilisant les outils de suivi des ressources de Procore. Toutefois, la colonne « Heures de la feuille horaire » peut être ajoutée à d’autres vues du budget. Pour savoir comment ajouter la colonne, voir Pouvons-nous importer nos entrées de pointage tierces pour travailler avec la colonne « Heures de la feuille horaire » dans l’outil Budget de Procore ?

  • Pour afficher les heures dans cette colonne sur le budget en tant que client Procore Resource Tracking :

    • Un utilisateur disposant de l’autorisation « Admin » dans l’outil Feuilles horaires de l’entreprise doit également configurer les types de coût par défaut pour les entrées de pointage. Voir Configurer les paramètres avancés : feuilles horaires au niveau entreprise.

    • Lorsque vous appliquez un nouveau type de coût par défaut à vos pointages existants en cliquant sur le bouton Appliquer aux pointages existants dans l’outil Feuilles horaires, gardez à l’esprit qu’il s’agit d’une action ponctuelle et ne peut être annulée qu’en contactant votre Procore point of contact.

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Click Create and choose Source.

  2. Under 'New Source Column', do the following:

    • Column Name. Enter the name: Timesheet Hours

    • Column Source. Select Timecard Entry Hours.

  3. Mark the checkbox for Timecard Entry Hours.

  4. To reflect both Approved and Pending timecard entry hours in your budget view, leave both checkboxes blank.

  5. Click Create.

rtlc-timesheet-hours.png

% Hours Used

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Click Create and choose Calculated.

  2. Under 'New Formula Column', do the following:

    • Column Name. Enter the name: % Hours Used

    • Format. Select Percent.

  3. Select these calculation settings as shown in the drop-down lists:

    • Timesheet Hours

    • Division (/) sign

    • Revised Units

  4. Click Create.

rtlc-percent-hours-used.png

Estimated Real-Time Cost

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Click Create and choose Calculated.

  2. Under 'New Formula Column', do the following:

    • Column Name. Enter the name: Estimated Real-Time Cost

  3. Select these calculation settings as shown in the drop-down lists:

    • Timesheet Hours

    • Multiplication (*) sign

    • Actual Unit Cost

  4. Click Create.

rtlc-estimated-real-time-cost.png

Hours Remaining

 Note

Pour créer la colonne « Heures restantes », vous devez d’abord créer les colonnes« Unités révisées »et« Heures de la feuille horaire », comme décrit ci-dessus.

Procédure à partir de la fenêtre Configurer les colonnes...

Paramètres

  1. Click Create and choose Calculated.

  2. Under 'New Formula Column', do the following:

    • Column Name. Enter the name: Hours Remaining

    • Format. Select Number.

  3. Select these calculation settings as shown in the drop-down lists:

    • Revised Units

    • Minus (-) sign

    • Timesheet Hours

  4. Click Create.

rtlc-hours-remaining.png

Hide the Unused Blank Budget View Columns

If you created the 'Real-Time Labor Productivity' budget view from the 'Blank Budget View' template contains a few columns that can be hidden from this view. This is an optional step.

Steps from the Configure Columns window…

Settings

  1. Under Standard Budget, the 'Blank Budget View' is configured to show the following columns by default:

    • Budget Modifications

    • Cost Code

    • Cost Type

    • Division

    • Original Budget Amount

    • Sub Job

  2. (Optional) Hide these columns by clearing the checkmarks from these boxes.

rtlc-hide-columns.png

Assign a Budget View to a Procore Project

  1. Navigate to the Company Admin tool.

  2. Under Tool Settings, click Budget.

  3. Under Budget Views, click the budget view that you want to add to one or more projects.

  4. Place checkmarks next to boxes of your choice in the Assign to Projects list.

    assign-to-projects.png

    • To assign the budget view to all of your company's Procore projects, place a checkmark in the All Projects Selected box.
      Note: If you have enabled the Direct Costs tool and/or the ERP Integrations tool, you will see additional menu options. To learn more see Direct Costs and .

    • To assign to budget view to one (1) or more projects, place a checkmark next to the desired projects.

  5. Repeat the steps above for each view that you want to add to your project(s).

  6. Click Done.

See Also

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