Attribuer un appel d’offres et le convertir en contrat de sous-traitance ou en bon de commande

Avec Procore, vous avez désormais la possibilité de choisir de convertir l’offre initiale ou la version de l’offre nivelée en contrat de sous-traitance ou en bon de commande. Une fois qu’un appel d’offres (y compris un appel d’offres nivelé) est attribué et converti, vous pouvez immédiatement envoyer le contrat résultant par e-mail au fournisseur.

Si vous ne souhaitez pas encore créer de contrat, vous pouvez également attribuer un appel d’offres. Voir Soft Attribuer un appel d’offres.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Appels d’offres du projet.
    ET

  • Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet.

• Pour les entreprises utilisant l’outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer

  • The Convert to Contract buttons are supported.

  • Important! To sync data with your integrated ERP system, you must set the cost code's cost type on the contracts as follows. (See Which integrated ERP systems support the 'Cost Type' concept? for more information.)

  • Spectre® du point de vue®: Use the default cost code cost type set up for Spectre® du point de vue® during the implementation process.

  • Vue®: Navigate to the ERP Integrations tool, click Configure Settings , and then manually select a default cost code cost type for Vue®.

  • QuickBooks® pour ordinateur de bureau: The cost type for subcontracts should always be set to Other 'O'.

  • QuickBooks® en ligne, Sage 100 Sous-traitant®, Sage 300 CRE®, Xero™:

    1. Navigate to the ERP Integrations tool.

    2. Click Configure Settings .

    3. Manually select a default cost code cost type for the contract.

• The Commitments tool needs to be enabled in order to convert winning bids.

• At least one (1) bid must be submitted from an invited bidder.

Convertir un appel d’offres initial en engagement

1. Accédez à l’outil Appels d’offres du projet.

2. Cliquez sur Afficher sur le dossier d’appel d’offres pour lequel vous souhaitez attribuer un appel d’offres.

3. Cliquez sur le nom de l’entreprise que vous souhaitez sélectionner comme appel d’offres gagnant.
   OU
   Cliquez sur l’icône points de suspension verticaux à côté de l’entreprise sélectionnée et passez à l’étape suivante.
   Note: L’entreprise sélectionnée doit avoir le statut « Récompensé ».
   

   

4. Cliquez sur le menu Candidat à l’attribution .

5. Sélectionnez Convertir en bon de commande
   OU
   Sélectionnez Convertir en contrat de sous-traitance.

6. Cliquez sur Attribuer et convertir.
   Remarque : une fois l’offre convertie avec succès, l’outil Engagements du projet s’ouvre sur l’onglet Général du nouveau contrat. Les informations appropriées de l’offre gagnante sont automatiquement copiées dans le nouveau contrat.

7. Continuez jusqu’à compléter les détails de l’engagement ci-dessous.

Convertir un appel d’offres nivelé en engagement

1. Accédez à l’outil Appels d’offres du projet.

2. Cliquez sur Afficher ou sur le nom du dossier d’appel d’offres concerné.

3. Cliquez sur le nom du formulaire d’appel d’offres.

4. Cliquez sur l’onglet Égalisation de l’appel d’offres .

5. Cliquez sur la vue Appels d’offres échelonnés .

6. Cliquez sur l’ellipse verticale à côté du nom de l’entreprise que vous souhaitez sélectionner comme offre gagnante.

7. Sélectionnez Convertir en contrat de sous-traitance
   OU
   Sélectionnez Convertir en bon de commande

8. Lorsque la fenêtre Attribuer un contrat d’appel d’offres et de conversion s’ouvre, choisissez parmi les options suivantes :

   • Enchère nivelée : Comprend uniquement les ajustements d’appel d’offres, les postes privés et les variantes les plus récents.

   • Appel d’offres envoyé: inclut l’offre originale soumise par ou au nom de vos candidats.
     

     

9. Cliquez sur Attribuer et convertir.
   Remarque : une fois l’offre convertie avec succès, l’outil Engagements du projet s’ouvre sur l’onglet Général du nouveau contrat. Les informations appropriées de l’offre gagnante sont automatiquement copiées dans le nouveau contrat.

Détails complets de l’engagement

1. Dans l’onglet « Général » du contrat, cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts . Pour en savoir plus, voir Ventilation des coûts.

2. Pour informer l’entreprise de l’appel d’offres retenu :

   1. Cliquez sur Envoyer le contrat par e-mail .

   2. Dans l’onglet E-mails , renseignez les informations suivantes :

      • À: sélectionnez les noms des destinataires.

      • Cc: sélectionnez les noms des personnes qui doivent recevoir une copie de l’e-mail.

      • Privé: cochez la case si vous souhaitez que seuls les destinataires et les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Admin » dans l’outil Engagements puissent voir l’e-mail. Il s’agit du paramètre par défaut.

      • Pièces jointes: ajoutez un ou plusieurs fichiers à l’e-mail. Le cas échéant, il est recommandé d’ajouter le formulaire de contrat officiel de votre entreprise en pièce jointe.

      • Message: saisissez le corps de votre e-mail. Il est recommandé de fournir des directives claires à vos destinataires (c.-à-d. les sous-traitants) concernant la façon dont les contrats et les documents doivent être signés. Votre message doit également inclure un rappel de retourner le contrat signé, qui peut facilement être ajouté en tant que pièce jointe dans leur réponse par e-mail.
        Note: L’e-mail inclura automatiquement les détails du contrat.

   3. Lorsque vous êtes prêt à envoyer le contrat par e-mail, cliquez sur Envoyer .
      Le système envoie le contrat aux destinataires désignés.

1. Navigate to the project's Bidding tool.

2. Click the name of the relevant bid package.

3. Click the name of the company you want to award the bid to.
   OR
   Click the vertical ellipsis icon next to the company and skip the next step.
   Note: The selected company must be in the 'Awarded' status.
   

   

4. Click the Award Bidder menu.

5. Select Convert to Purchase Order
   OR
   Select Convert to Subcontract.

6. Click Award and Convert.

7. Continue to Complete Commitment Details below.

1. Navigate to the project's Bidding tool.

2. Click the name of the relevant bid package.

3. Click the bid form name.

4. Click the Bid Leveling tab.

5. Click the Leveled Bids view.

6. Click the vertical ellipsis icon next to the name of the company you want award the bid to.

7. Select Convert to Subcontract
   OR
   Select Convert to Purchase Order

8. When the Award Bid & Convert Contract window opens, choose from the following:

   • Leveled Bid: Only includes the most recent bid adjustments, private line items and alternates.

   • Submitted Bid: Includes original bid submitted by or on behalf of your bidders.
     

     

9. Click Award and Convert.

1. In the 'General' tab of the contract, click the Schedule of Values tab. To learn more, see Schedule of Values.

2. To notify the company about the winning bid:

   1. Click Email Contract.

   2. In the Emails tab, complete the following information: Afficher/Masquer

      • To: Select the names of the recipients.

      • CC: Select the names of the people who should be copied on the email.

      • Private: Mark the checkbox if you only want the recipients and users with 'Admin' level permission to the Commitments tool to see the email. This is the default setting.

      • Attachments: Add one or more files to the email message. If appropriate, it is recommended that you add your company's official contract form as an attachment.

      • Message: Type the body of your email message. It is recommended to provide clear instructions to your recipients with regards to how contracts and documents must be signed. Your message should also include a reminder to return the signed contract, which can conveniently be added as an attachment in their email response.
        Note: The email message will automatically include the contract details.

   3. When you are ready to email the contract, click Send.