Importer la ventilation des coûts d’un sous-traitant depuis un fichier CSV

De la même manière que vous pouvez inviter un contact de facturation à soumettre une facture de sous-traitant pour révision, vous pouvez également inviter un contact de facturation à fournir une ventilation plus détaillée des postes sur l’onglet « Ventilation des coûts » en activant l’option « Sous-traitant VDC ' sur un engagement y compris l’importation à partir d’un fichier CSV.

• Dans l’onglet général « Ventilation des coûts » d’un engagement, chaque poste est affecté à un code de coût et à un type de coût spécifiques.

• Dans l’onglet « Sous-traitant VDC » d’un engagement, il peut vous être demandé de fournir une ventilation plus détaillée d’un poste dans l’onglet « Ventilation des coûts ». Cela peut être nécessaire pour fournir une explication plus complète sur les montants pour obtenir l’approbation d’une facture.

• Les valeurs peuvent être saisies manuellement ou par importation CSV en masse.

• Autorisations utilisateur requises

• Limites:

  • Si un engagement utilise la méthode comptable basée sur la quantité unitaire, l’ajout du Sous-traitant VDC n’est pas pris en charge. Voir Comment définir la méthode comptable d’un contrat ou d’un financement ?

  • Vous devez utiliser l’expérience Engagements modernisée.

• Informations complémentaires:

  • Sur la carte « Confidentialité du contrat », vous devez sélectionner le nom d’utilisateur de votre collaborateur dans les champs « Contact de facturation » avant que votre collaborateur puisse voir le VDC.* Seuls les postes de détail ajoutés dans l’onglet Sous-traitant VDC ne sont pas transférés au facture.* Pour les entreprises qui utilisent l’outil Intégrations ERP, les postes Sous-traitant VDC que vous créez ne sont PAS synchronisés avec votre système ERP intégré.

• Personnaliser le délimiteur et télécharger un modèle vierge

• Ajouter des postes au modèle vierge

• Importer le modèle complet dans Procore

Personnaliser le délimiteur et télécharger un modèle vierge

1. Accédez à l’outil Engagements du projet.

2. Sous l’onglet Contrats, cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir l’engagement.

3. Cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts du sous-traitant.

4. Cliquez sur Modifier VDCS.

5. Au bas de la page Ventilation des coûts du sous-traitant, cliquez sur Importer CSV.

6. Dans la fenêtre Importer Sous-traitant VDC partir d’un fichier CSV, choisissez les options suivantes :

7. Cliquez sur Personnaliser le délimiteur CSV pour afficher les options.

8. Sous Choisir un délimiteur CSV, choisissez l’une des options suivantes :
   

   • Virgule. Sépare les données par une virgule (,). Il s’agit de l’option par défaut.

   • Point-virgule. Sépare les données à l’aide d’un point-virgule (;).

      Pointe

     Qu’est-ce qu’un délimiteur ? Un délimiteur est un caractère utilisé pour séparer des valeurs ou des chaînes de texte. Il marque à la fois le début et la fin d’une unité de données.

9. Cliquez sur le bouton Télécharger le modèle CSV .
   Procore télécharge un fichier modèle comprenant les postes de VDC existants et les informations associées telles que le numéro de position, le code budgétaire, le montant de la VDC, la description de la VDC.

Ajouter des postes au modèle CSV

1. Sur votre ordinateur, ouvrez le modèle que vous venez de télécharger.

2. Assurez-vous que le numéro de VDC Position et le montant Sous-traitant VDC sont inclus et corrects.

    Important

   Tout poste sans numéro de VDC Position ou montant VDC arrête l’importation.

   • Numéro VDC Position
     Obligatoire : ce numéro est généré à partir de l’ordre des postes dans la VDC du contrat de sous-traitance que vous avez sélectionné. Il s’agit d’un champ obligatoire pour l’importation CSV, de sorte que la répartition dans VDCS est correctement attribuée au bon VDC poste sur le contrat de sous-traitance.

   • code budgétaire
     Référence : le nom détaillé du numéro de code de coût au format suivant : « Division-Code - Titre ». Par exemple, 01-100 - Résumé.

   • Description de la VDC
     Référence : description détaillée de l’VDC poste.

   • Montant de la VDC
     Référence : le montant VDC du numéro de VDC Position du engagement

   • Sous-traitant VDC Description
     Facultatif : une description plus détaillée du poste.

   • Sous-traitant VDC montant
     Obligatoire : saisissez une valeur numérique ou le montant de l’engagement. N’entrez PAS de virgule et/ou le symbole dollar ($). Par exemple, « 15 000 » est une syntaxe correcte. S’il n’y a aucun montant à spécifier, assurez-vous de saisir 0,00. L’importation n’accepte PAS les cellules vides.

      Note

     Les postes laissés vides sont ignorés.

Importer le modèle CSV complété dans Procore

1. Revenez à l’Sous-traitant VDC Importer à partir de la fenêtre CSV.

2. Cliquez sur le bouton Charger le fichier .
   

3. Cliquez sur Charger un fichier et accédez au modèle terminé pour le charger.

4. Cliquez sur Importer.

    Pointe

   • Comment savoir si l’importation a réussi ? Une bannière verte de réussite apparaît lorsque le processus d’importation est réussi.

   • Comment obtenir des détails sur une erreur de fichier ? Une bannière d’erreur ROUGE apparaît là où il y a une erreur de fichier. Cliquez sur le bouton Afficher les erreurs illustré ci-dessous pour afficher des informations plus spécifiques sur l’erreur à corriger.