Ce qu’il faut savoir

Arrière-plan

Chacun des connecteurs ERP disponibles de Procore remplit la fonction de base de synchronisation des données entre le système ERP et Procore, généralement de la même manière que les autres connecteurs. Cependant, chaque connecteur dispose d’un ensemble unique d’éléments qu’il peut synchroniser, et la façon dont ces éléments sont synchronisés varie en fonction de la façon dont le système ERP et son intégration correspondante sont conçus pour fonctionner.

Plate-forme d’IRM X®, comme toutes les intégrations ERP, présente des considérations clés, des limites et des choses à savoir sur la façon dont chaque objet Procore est synchronisé. Ces considérations, limitations et éléments à connaître sont décrits dans le tableau ci-dessous en fonction de l’outil ou de l’élément synchronisé.

Ce qu’il faut savoir sur le connecteur MRI Platform X®

Procore Item or Setting

Considerations, Limitations, and Requirements

Configuration Settings & Sync Schedule

  • Plate-forme d’IRM X® Les modules Coût du projet, Comptes fournisseurs et GL sont tous requis pour configurer le Plate-forme d’IRM X® connecteur.

  • Un utilisateur d’interface doit être configuré sur le Plate-forme d’IRM X® côté du connecteur et Procore doit accorder l’accès à l’API à plusieurs points de terminaison.

  • Les synchronisations des factures d’entreprise, de projet, de coûts directs et de sous-traitants seront effectuées tous les soirs.

  • Les coûts directs s’exécutent à 01h00 HNE et les paiements s’exécutent à 03h00 HNE.

  • Les exportations se font instantanément après approbation par le ou les utilisateurs de la comptabilité de votre organisation. Les importations se font à la suite de demandes qui peuvent être effectuées par vos équipes de projet et de comptabilité directement dans Procore.

COST CODES/COST TYPES

Ajouter des codes de coût à importer dans Procore

  • Prérequis:

    • L’outil Intégrations ERP doit être activé sur le compte Procore de votre entreprise.

    • Les codes de coût sont affichés sur le graphique d’interface de l’écran de travail d’IRM.

    • La liste des codes de coûts doit être approuvée par Calance afin d’assurer une mise en forme et une compatibilité correctes.

    • La suppression des codes de coût doit être effectuée par Calance.

Work Breakdown Structure (WBS)

  • Les codes de coût spécifiques au projet ne sont pas pris en charge. Votre entreprise disposera d’une (1) liste de codes de coût à utiliser avec tous les Plate-forme d’IRM X® projets intégrés, qui doit provenir de Plate-forme d’IRM X®.

Companies

L’ajout d’un Plate-forme d’IRM X® attribut De l’entreprise à l’annuaire Procore

  • Prérequis:

    • Important! Avant d’ajouter un fournisseur de à Procore, assurez-vous toujours qu’un enregistrement d’entreprise Plate-forme d’IRM X® correspondant n’existe PAS déjà dans Procore. Si vous n’effectuez pas cette vérification, vous risquez de vous retrouver avec des entrées d’entreprise en double ou non liées.

  • Informations complémentaires:

    • Les nouvelles entrées d’entreprise héritent automatiquement de l’ID d’entreprise approprié Plate-forme d’IRM X® .

  • Limitations:

    • L’ID d’entreprise a une limite maximale de caractères de 12

Archivage d’une entreprise dans Procore

  • Informations complémentaires:

    • Vous ne pouvez archiver qu’une entreprise qui n’est pas liée à une entreprise dans Procore.

    • Si une entreprise est marquée comme « inactive » dans la plateforme d’IRM X®, vous pouvez l’afficher en cliquant sur le lien « Archivé » dans le menu Filtres à droite du sous-onglet Entreprises.

  • Les entreprises seront créées et Plate-forme d’IRM X® intégrées à Procore par le biais de l’intégration. Les entreprises existantes dans l’annuaire Procore peuvent être liées aux entreprises de Plate-forme d’IRM X® via l’intégration.

Projects

  • Les projets en cours ou créés avant la connexion de l’intégration ne peuvent pas être synchronisés. Des services professionnels pour l’aide à l’intégration des dossiers de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.

  • Le Plate-forme d’IRM X® connecteur ne prend pas en charge l’utilisation de sous-projets. Tous les projets de Plate-forme d’IRM X® correspondent précisément à un projet Procore, et les sous-projets ne peuvent pas être activés sur ces projets dans Procore.

  • L’intégration ne prend en charge qu’une Plate-forme d’IRM X® seule phase par projet Procore.

Copie des détails du sous-projet et du code de coût de la SDP lorsque des modèles de projet sont utilisés

COMMITMENTS

  • Les engagements et les bons de commande doivent être créés dans Procore, puis exportés vers Plate-forme d’IRM X®.

  • Prérequis:

    • Configurez l’outil Intégrations ERP pour Plate-forme d’IRM X®.

    • L’outil Engagements doit être un onglet actif du projet.

  • Limites:

    • Pour synchroniser un engagement, tous les postes de la ventilation des coûts (VDC) doivent être liés à des codes de coût et à des catégories de vos listes de codes de coût standard et de types de coût synchronisées avec l’ERP.

    • Les engagements synchronisés avec Plate-forme d’IRM X® ne contiendront PAS de détails concernant les codes fiscaux.

COMMITMENT CHANGE ORDERS (CCO)

Accepter ou rejeter un OCE pour l’exportation vers Plate-forme d’IRM X®

  • Les OCE doivent être créés dans Procore, puis exportés vers Plate-forme d’IRM X®.

  • Prérequis:

    • Le compte de l’entreprise doit être intégré à MRI Platform X®.

    • L’outil Ordres de changement et Engagements doit être un onglet actif du projet.

Exporter un OCE vers Plate-forme d’IRM X®

  • Si, pour une raison quelconque, l’exportation d’un OCE vers la plate-forme d’IRM X® échoue, vous pouvez afficher le ou les éléments ayant échoué en cliquant sur le lien Échec de l’exportation dans le menu Vues du volet droit.

Subcontractor Invoices

  • Prérequis:

    • Le compte de l’entreprise doit être intégré à MRI Platform X®.

    • Ajoutez l’outil Engagements au menu Outils de projet.

    • La ou les factures souhaitées doivent être envoyées à l’outil Intégrations ERP.

  • Limitations:

    • Les factures des sous-traitants doivent être créées dans Procore, puis exportées vers Plate-forme d’IRM X®

    • Lorsque les factures sont payées et validées dans Plate-forme d’IRM X®, elles sont synchronisées à nouveau dans Procore et apparaissent dans l’onglet Paiements émis du contrat de sous-traitance concerné. Ils seront également reflétés dans le budget.

    • Le déblocage de la retenue de garantie ne se produira PAS automatiquement lors de la synchronisation des factures. La retenue de garantie libérée sera ignorée sur les factures envoyées à Plate-forme d’IRM X®. La retenue de garantie doit être libérée Plate-forme d’IRM X® manuellement.

DIRECT COSTS

Importez les coûts directs et les paiements de factures pour tous les projets depuis Plate-forme d’IRM X® vers Procore

  • Exigences et conditions préalables:

    • Votre administrateur Procore (ou un utilisateur disposant de l’autorisation « Admin » dans l’outil Admin du projet) doit activer la fonction de synchronisation des transactions de coût de projet.

    • Votre administrateur Procore doit mettre à jour la ou les vues du budget de votre projet pour effectuer ces étapes :

      1. Si vous avez précédemment ajouté la colonne Coûts directs ERP à une vue du budget Procore, vous devrez supprimer à la fois la colonne calculée existante « Coûts directs ERP » et la colonne source « Coûts du projet ERP à ce jour ».

      2. Après avoir supprimé ces colonnes, vous devrez ajouter les colonnes recommandées pour la synchronisation des transactions de coût de projet à vos vues du budget. Pour obtenir des directives, voir Ajouter les colonnes pour la synchronisation des transactions de coût de la tâche à une vue du budget pour Intégrations ERP.

  • Ajoutez une colonne source « Coûts directs » à la vue du budget de votre projet Procore. Permet aux utilisateurs autorisés d’ajouter une colonne « Coûts directs » à la vue du budget de votre projet.

  • Configurez les coûts directs qui apparaissent dans une colonne de vue du budget donnée. Configurez les coûts directs qui apparaissent dans chaque colonne avec une source « Coûts directs ». Pour l’intégration avec Plate-forme d’IRM X®, il est possible de configurer les coûts directs des types suivants :

    • Factures de sous-traitant : ces coûts directs proviennent des Plate-forme d’IRM X® comptes fournisseurs avec un engagement associé.

    • Factures : ces coûts directs proviennent des Plate-forme d’IRM X® comptes fournisseurs sans engagement associé.

    • Dépenses : ces coûts directs proviennent des écritures de Plate-forme d’IRM X® journal.

  • Piste Plate-forme d’IRM X® coûts directs dans un budget Procore
    Une fois que la colonne « Coûts directs » a été ajoutée à une vue du budget, les utilisateurs du projet disposant d’autorisations d’accès au budget peuvent afficher les totaux forfaitaires des transactions de coût du Plate-forme d’IRM X® projet en tant que valeur de coût direct sur un poste budgétaire. La valeur de cette colonne indique le total des « coûts directs » de votre projet pour tous les éléments dont le statut est « En attente », « Réviser et soumettre à nouveau » et « Approuvé ».
    Remarque: un approbateur de comptabilité peut synchroniser les détails de la transaction de coût du projet à partir de Plate-forme d’IRM X® l’onglet Coûts du projet de l’outil Intégrations ERP au niveau entreprise.

  • Afficher le détail d’une transaction de coût direct sur un poste budgétaire
    Les utilisateurs du projet avec l’autorisation granulaire « Afficher les détails des coûts directs » activée dans leur modèle d’autorisation peuvent cliquer sur le lien dans la colonne Coûts directs d’un poste budgétaire pour ouvrir les détails du coût direct. Cette autorisation granulaire se trouve dans la section « Budget » lors de la configuration d’un modèle d’autorisation.