Create an Observation

Accédez à l’outil Observations au niveau projet.

Cliquez sur +Créer une observation.

Saisissez les informations suivantes :​

• Type: choisissez le type qui catégorise le mieux l’observation. Le type vous aidera à filtrer et à rapporter en fonction du type d’observation. Cela n’aura aucun effet sur les champs qui apparaîtront lors de la création d’une observation. Voir À quoi servent les types d’observation par défaut ? (Remarque: les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent personnaliser les sélections qui apparaissent dans cette liste. Voir Ajouter des types d’observation au niveau entreprise et Ajouter des types d’observation au niveau projet.)

• Non: le nombre d’observations sera automatiquement renseigné avec le nombre suivant en fonction du nombre d’observations que vous et votre équipe avez créées. Vous pouvez le modifier si nécessaire. Ce numéro peut être un doublon d’un numéro déjà assigné à un autre élément d’observation dans votre projet.

• Titre: titre de l’observation décrivant le sujet général

• ​Statut: définissez le statut de l’observation à partir des options suivantes :

  • Initié: lorsque vous créez l’observation, elle est définie à « Initié ». Cela signifie que l’observation a été établie dans Procore et attend que la personne assignée réponde.

  • Prêt pour révision: une fois que la personne assignée a donné suite à l’observation (que ce soit en corrigeant le défaut, en traitant le problème de sécurité, etc.), elle répond à l’observation en changeant le statut à « Prêt pour révision ». Le créateur est alors informé par e-mail que l’observation est prête à être révisée.

  • Non accepté: une fois que le créateur a révisé le travail, il peut le marquer comme « Non accepté ». Cela signifie que le créateur a considéré l’œuvre comme non résolue. L’observation est remise dans la cour de la personne assignée.

  • Fermé: une fois que le créateur a révisé le travail, il peut le marquer comme « Fermé ». Cela signifie que le créateur a considéré le travail comme résolu et approuvé, et qu’il a fermé l’élément.

• Priorité: sélectionnez la priorité de l’observation parmi les options suivantes :
  Remarque : ceci ne modifie en rien comment ni où l’observation s’affiche. Cependant, il indiquera à la partie responsable le degré d’urgence de l’article.

  • Bas

  • Douleur moyenne

  • Haut

  • Urgent

• Métier: sélectionnez le métier pertinent pour cette observation. Il indique quel métier est impliqué dans la résolution de l’observation. Les transactions sont définies dans l’onglet Admin au niveau entreprise, sous Configuration des transactions. Voir Ajouter ou supprimer des métiers.

• Personne assignée: sélectionnez l’utilisateur devant effectuer le travail requis à partir de l’observation.
  Remarques:

  • La « personne assignée » doit disposer des autorisations « Standard » ou « Admin » dans l’outil Observations.

  • Les utilisateurs « Standard » peuvent assigner des observations à un utilisateur « Admin » ou à un autre utilisateur de niveau « Standard » s’ils disposent de l’autorisation granulaire « Peut assigner des utilisateurs standard aux observations ».

• Date d’échéance: saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle l’observation sera due.
  Remarque: Le champ « Date d’échéance » est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié dans la page Configurer les paramètres de l’outil Observations. Voir Configurer les paramètres avancés : Observations. La date d’échéance respecte également les jours définis comme 'jours ouvrables' pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.

• Section du cahier des charges: sélectionnez la section du cahier des charges associée à l’observation.

• Lieu: sélectionnez le lieu dans lequel l’observation se trouve. Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément ?

• Distribution: ajoutez à la liste de distribution les personnes auxquelles vous souhaitez envoyer des e-mails de mise à jour lorsque le statut de l’observation change ou lorsque quelqu’un laisse un commentaire.
  Remarque: S’il y a des personnes que vous souhaitez toujours voir figurer sur la liste de distribution pour les observations, vous pouvez les ajouter à la liste de distribution par défaut dans les paramètres de configuration.

• Privé(e) : cochez la case si vous souhaitez que cette observation soit visible par les utilisateurs Admin de l’observation, la personne assignée et les personnes figurant sur la liste de distribution.

• Condition contributive: sélectionnez une condition contributive associée à l’observation. Voir Ajouter des champs d’analyse de l’origine des problèmes.

• Comportement contributif: sélectionnez un comportement contributif associé à l’observation.

• Danger: sélectionnez un danger associé à l’observation.

• Description: ajoutez une description de l’observation détaillant les informations pertinentes nécessaires pour rendre compte ou terminer le travail.

• Pièces jointes: joignez des informations pertinentes comme une photo ou un document de garantie en cliquant sur Joindre les fichiers pour sélectionner un fichier à partir de Procore ou de votre ordinateur local, ou en faisant un glisser-déposer dans la zone grise.
  Remarque: Voir Ajouter une photo à une observation pour qu’elle soit renseignée dans l’outil Photos.

Cliquez sur Créer.

Lorsque vous revenez à la page principale des observations, cliquez sur Envoyer l’élément dans la bannière au-dessus de la page du registre des observations pour envoyer un e-mail de résumé aux personnes assignées, aux membres de la liste de distribution et aux créateurs de toutes les observations qui n’ont pas encore été envoyées. La « Date de notification » de l’observation sera définie sur la date à laquelle l’utilisateur a cliqué sur le bouton Envoyer l’élément .
Remarque: Pour que cette bannière s’affiche, l’observation doit avoir une personne assignée.