Détails complets de configuration de l’opération pour un espace d’appels d’offres dans Gestion financière du portefeuille

L’espace d’appels d’offres de Gestion financière du portefeuille est un portail partagé entre le maître d’ouvrage et les candidats. Avant de pouvoir envoyer et gérer des offres, vous devez configurer l’espace d’appels d’offres. La page de configuration de l’opération est l’endroit où vous entrerez les informations et téléchargerez la documentation afin que vos candidats puissent soumettre leurs offres avec précision.

• Autorisations utilisateur requises:

  • Accès « limité » au projet ou supérieur.
    Note: Les utilisateurs ayant un accès « limité » doivent faire partie de l’équipe de l’espace d’appels d’offres pour le projet.

• Informations complémentaires:

  • Important! Toutes les informations saisies sur la page Configuration de l’opération, y compris les fichiers téléchargés dans la section Documents, seront visibles pour les candidats.

• Un espace d’appels d’offres doit être créé. Voir Créer un espace d’appels d’offres dans Gestion financière du portefeuille.

1. Accédez à l’espace d’appels d’offres approprié.

2. Cliquez sur Configuration de l’opération.
   La page de configuration de l’opération est l’endroit où vous entrerez les informations et téléchargerez la documentation afin que vos candidats puissent soumettre leurs offres avec précision.

1. Saisissez les informations pour les sections suivantes, le cas échéant :
   Remarque: un astérisque (*) indique un champ obligatoire.

   • Superficie en pieds carrés: ce champ est facultatif, car tous les projets n’ont pas de superficie en pieds carrés. Ce nombre peut être copié à partir de la superficie totale du projet ou saisi manuellement.
     Remarque: Si une valeur est saisie, il s’agira de la superficie en pieds carrés sur laquelle vos enchérisseurs soumettront le prix.

   • Description: le champ de description est la description de cette offre particulière. Une lettre d’appel d’offres ou une description de la portée du projet peut être rédigée ici pour les soumissionnaires.
     Remarque: Ce champ peut être copié à partir de la description globale du projet.

   • Planning* : sélectionnez la date et l’heure auxquelles l’appel d’offres sera dû.
     Remarque: les candidats recevront des notifications par e-mail trois jours et un jour avant la date d’échéance pour leur rappeler de soumettre leurs offres.
     Important! S’il s’agit d’une offre sous scellé, la date d’échéance de l’appel d’offres est également la date et l’heure après lesquelles le gestionnaire de l’espace d’appels d’offres peut déverrouiller les offres. Voir Comment exécuter un processus d’appel d’offres sous scellé dans Gestion financière du portefeuille ?* Facultatif: vous pouvez ajouter des éléments supplémentaires sur le calendrier pour vos soumissionnaires afin de les tenir au courant de l’échéancier de votre projet. Par exemple, vous pouvez inclure une date d’emménagement des locataires pour faire savoir à vos soumissionnaires quand vous prévoyez que la construction sera terminée.

2. Complétez les sections suivantes si nécessaire (étapes indiquées ci-dessous) :

   • Documents d’appel d’offres

   • L’équipe de l’espace d’appels d’offres

Ajouter des documents d’appel d’offres

La section Documents d’appel d’offres est l’endroit où vous pouvez télécharger tous les documents (tels que les plans, les plans d’étage, le cahier des charges et les règles et règlements) dont vos candidats auront besoin pour terminer leurs appels d’offres. Vous pouvez charger de nouveaux fichiers pour vos candidats ou copier ceux qui ont déjà été chargés dans les documents du projet.

Pour charger de nouveaux fichiers dans l’espace d’appels d’offres :

1. Cliquez sur Ajouter de nouveaux fichiers.

2. Localisez et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez charger.

Pour importer des dossiers de projet et des documents dans l’espace d’appels d’offres :

1. Cliquez sur Ajouter de nouveaux fichiers.

2. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez importer dans l’espace d’appels d’offres. Une coche verte apparaîtra à côté des éléments sélectionnés.

3. Cliquez sur Ajouter.
   Remarque: Si vous chargez de nouveaux documents pendant le processus d’appel d’offres après que les candidats ont été invités, vos candidats seront informés de vos modifications par e-mail.

Configurer l’équipe de l’espace d’appels d’offres

L’équipe de l’espace d’appels d’offres comprend le groupe de personnes de votre équipe qui collaborent avec vous sur cette offre. Les membres de l’équipe de l’espace d’appels d’offres sont automatiquement ajoutés à l’équipe de projet. L’équipe de l’espace d’appels d’offres sera en mesure d’afficher et de comparer les offres, de publier et de répondre aux DDR, d’apporter des modifications au formulaire d’appel d’offres et d’attribuer le candidat retenu. Tous les membres de l’équipe recevront également des notifications par e-mail concernant toutes les activités dans l’espace d’appels d’offres, par exemple lorsque les candidats publient des DDR ou soumettent des offres.Remarque: l’utilisateur qui configure l’espace d’appels d’offres est automatiquement désigné comme gestionnaire de l’espace d’appels d’offres. La seule différence entre ce rôle et ceux disposant d’un « accès complet » est que le gestionnaire peut débloquer des offres dans le cadre d’un processus d’appel d’offres sous scellé.

Important! L’équipe de l’espace d’appels d’offres n’est PAS l’endroit où vous invitez des candidats. C’est plutôt là que vous pouvez ajouter des collègues qui géreront et apporteront des modifications au processus d’appel d’offres.

Pour ajouter des membres existants à l’équipe de l’espace d’appels d’offres :

1. Cliquez sur l’icône Ajouter .
   
   Remarque : une liste de collègues disposant d’un compte Gestion financière du portefeuille peut être sélectionnée. Si vous avez déjà demandé à un consultant externe de collaborer avec vous sur le processus d’appel d’offres dans Gestion financière du portefeuille, il sera également disponible pour la sélection.

2. Cochez la case à côté des noms des membres de l’équipe que vous souhaitez ajouter.
   Conseil ! Cochez la case à côté de Notifier par e-mail pour envoyer une notification par e-mail aux personnes que vous invitez.

3. Cliquez sur le menu déroulant Autorisations de l’espace d’appels d’offres pour sélectionner les autorisations pour chaque membre :

   • Sélectionnez les autorisations « Masquer les informations de l’appel d’offres » si vous ne souhaitez pas partager les informations financières de l’appel d’offres avec eux. Cela leur permettra de continuer à recevoir des e-mails et à répondre aux DDR.
     OU

   • Sélectionnez « Accès complet » si vous souhaitez qu’ils puissent collaborer pleinement sur cette offre.

4. Cliquez sur Ajouter.

Pour ajouter un nouveau membre à l’équipe de l’espace d’appels d’offres :

1. Après avoir cliqué sur le plus pour ajouter un nouveau membre de l’équipe, cliquez sur + Inviter un nouveau membre de l’équipe.

2. Saisissez le prénom, le nom et l’adresse e-mail de la personne.

3. Cliquez sur le menu déroulant Autorisations de l’espace d’appels d’offres pour sélectionner les autorisations du nouveau membre :

   • Sélectionnez les autorisations « Masquer les informations de l’appel d’offres » si vous ne souhaitez pas partager les informations financières de l’appel d’offres avec eux. Cela leur permettra de continuer à recevoir des e-mails et à répondre aux DDR.
     OU

   • Sélectionnez « Accès complet » si vous souhaitez qu’ils puissent collaborer pleinement sur cette offre.

4. Cliquez sur Envoyer l’invitation.

• Créer un formulaire d’appel d’offres pour un espace d’appels d’offres