Importer des éléments de la liste de réserves

IMPORTANT!

Afin de protéger l’intégrité des données de votre entreprise, les employés de Procore ne peuvent pas modifier les données soumises par les clients dans tous les modèles d’importation Procore. Cette restriction s’applique à toutes les modifications de données, y compris la correction d’erreurs typographiques. Si Procore détermine que des erreurs sont présentes dans un modèle d’importation Procore que vous soumettez à Procore, il vous sera renvoyé pour correction. Veuillez noter que le processus d’importation peut prendre jusqu’à 72 heures.

Arrière-plan

Au cours du processus d’implémentation de Procore, un membre de l’équipe Procore peut importer votre liste d’éléments dans l’outil Liste de réserves du projet. Pour ce faire, un utilisateur disposant d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Liste de réserves du projet doit soumettre un modèle XLSX correctement formaté contenant une liste de vos éléments de la liste de réserves. Après avoir reçu votre modèle d’importation mis à jour, votre Point de contact Procore examinera la soumission et s’assurera que les données sont formatées pour répondre aux exigences d’importation. Une fois le processus d’importation terminé, vous pouvez vous connecter à Procore pour vérifier que les données ont été importées comme prévu.

Si vous avez déjà rempli le modèle d’importation, vous pouvez également accélérer le processus d’importation en effectuant votre propre importation à l’aide de l’application Procore Imports. Pour plus d’informations , voir Importer des éléments de la liste de réserves dans l’outil Liste de réserves au niveau projet (Procore Imports).

Éléments à prendre en compte

  • Informations complémentaires : Afficher/Masquer

  • Soumettez le modèle complété à Procore au format XLSX .

  • Le fichier Microsoft Excel doit être formaté sous forme de tableau.

  • La taille maximale des fichiers pour l’importation d’une liste de réserves est de 1 Mo.

  • C’est important ! Pour éviter les erreurs d’importation, n’ajoutez pas de lignes vides, de colonnes vides ou de nouvelles colonnes de données au modèle. Ne supprimez pas la ligne d’en-tête.

  • La première ligne du tableau doit inclure l’en-tête. Cet en-tête définit les chantiers du tableau Microsoft Excel et la base de données de contacts de votre entreprise dans Procore.

  • Le processus d’importation échouera si vous modifiez les valeurs des en-têtes de colonne, insérez de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes, supprimez des colonnes ou modifiez l’ordre des en-têtes de colonne dans le modèle.

  • Il n’y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez importer. Cependant, les lignes ne peuvent pas être vides.

  • Chaque ligne du tableau correspond à un liste de réserves poste individuel. Au minimum, chaque enregistrement requiert une valeur pour le nom de l’élément. Vous pouvez laisser les autres colonnes et cellules d’une seule ligne vides.


Conditions préalables

Escalier

Pour collecter vos données, l’administrateur Procore de votre organisation doit effectuer les opérations suivantes :

  • Télécharger le modèle d’importation

  • Mettre à jour le modèle d’importation et l’envoyer à Procore

  • Valider l’importation

Télécharger le modèle d’importation

  1. Téléchargez le modèle d’importation Liste de réserves : import-punch-list.xlsx

  2. Ouvrez le fichier dans Microsoft Excel.

  3. Révisez les directives et les exemples de données dans la feuille de calcul 'Sample Data'.

  4. Pour continuer, passez à Mettre à jour le modèle d’importation et l’envoyer à Procore.

Mettre à jour le modèle d’importation et l’envoyer à Procore

  1. Dans la feuille de calcul Microsoft Excel, cliquez sur la feuille de calcul 'Add Data Here'.
    Remarque: Vous pouvez saisir vos données même lorsque la feuille de calcul est verrouillée. Vous devez commencer votre données saisir dans cell A2 de la feuille de calcul 'Add Data Here'.

  2. Pour chaque ligne de la feuille de calcul, remplissez le saisie de données comme suit :
    Un astérisque (*) indique un champ obligatoire.

    • Nom de l’élément*
      Saisissez un titre descriptif pour l’élément de la liste de réserves. Vous pouvez saisir jusqu’à 255 caractères alphanumériques. Il s’agit d’un champ obligatoire.

    • Élément de réserve #*
      Entrez une valeur numérique dans cette zone pour chaque ligne de données. Les valeurs de la colonne sont généralement saisies dans l’ordre numérique croissant (par exemple, 1, 2, 3, etc.). Les valeurs dupliquées sont autorisées. Cependant, ce champ ne peut pas être vide.

    • Responsable d’élément de réserve*
      saisissez l’adresse e-mail complète de l’utilisateur qui occupera le poste de responsable d’élément de réserve. Saisissez toujours l’adresse e-mail exactement telle qu’elle apparaît dans l’annuaire du projet.
      Important! N’entrez PAS de nom d’utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse e-mail. La personne doit déjà avoir été ajoutée ou importée dans l’annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d’autorisations de niveau « Admin » ou supérieures pour l’outil Liste de réserves. Cet utilisateur doit également disposer d’autorisations de niveau « Admin » ou supérieur pour l’outil Liste de réserves, ou être un utilisateur « Standard » et disposer d’une autorisation spéciale pour agir en tant que responsable d’élément de réserve.

    • Création par*
      saisissez l’adresse e-mail complète de l’utilisateur qui a créé l’élément de la liste de réserves. Saisissez toujours l’adresse e-mail exactement telle qu’elle apparaît dans l’annuaire du projet.
      Important! N’entrez PAS de nom d’utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse e-mail. La personne doit déjà avoir été ajoutée ou importée dans l’annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d’autorisations de niveau « Admin » ou supérieures pour l’outil Liste de réserves.

    • Assigné à
      saisissez l’adresse électronique complète de la personne responsable de la fermeture de l’élément de la liste de réserves.
      Important! N’entrez PAS de nom d’utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse e-mail. La personne doit déjà avoir été ajoutée ou importée dans l’annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d’autorisations de niveau « Standard » ou supérieur pour l’outil Liste de réserves et sera automatiquement désigné comme responsable pour l’élément de la liste de réserves.
      Important! Vous pouvez ajouter plusieurs personnes assignées à ce champ, mais chaque e-mail DOIT être séparé par le symbole barre verticale (« | »).

    • Approbateur final*
      saisissez l’adresse e-mail complète de l’utilisateur qui servira d’approbateur final. Saisissez toujours l’adresse e-mail exactement telle qu’elle apparaît dans l’annuaire du projet.
      Important! N’entrez PAS de nom d’utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse e-mail. La personne doit déjà avoir été ajoutée ou importée dans l’annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d’autorisations de niveau « Admin » ou supérieures pour l’outil Liste de réserves, ou être un utilisateur « Standard » et disposer d’une autorisation spéciale pour agir en tant qu’approbateur final.

    • Lieu
      saisissez le lieu exactement tel que vous souhaitez qu’il apparaisse dans Procore.
      Important! Si votre projet utilise des lieux à plusieurs niveaux, vous devez saisir le lieu exactement tel qu’il apparaît dans Procore et séparer chaque niveau par le symbole supérieur à (>) sans aucun ESPACE entre les niveaux (par exemple, Lot 1>Section A).

    • Métier
      saisissez le nom du métier exactement tel qu’il apparaît dans l’outil Admin au niveau entreprise. Voir Ajouter ou supprimer des noms de métiers.

    • Impact sur le planning
      sélectionnez l’une des options suivantes pour chaque élément de la liste de réserves. Si vous saisissez toute autre valeur, vous obtiendrez une entrée vide après l’importation :

      • tbd: C’est l’abréviation de 'To Be Determined'. Sélectionnez cette option si l’impact sur le planning n’est pas encore déterminé.

      • n_a: Abréviation de 'Not Applicable'. Sélectionnez cette option pour laisser le champ vide.

      • no_impact: Sélectionnez cette option pour indiquer que le élément de la liste de réserves n’a aucun impact sur le planning du projet.

      • yes_unknown: Sélectionnez cette option pour indiquer que le élément de la liste de réserves aura un impact sur le planning du projet, mais que l’impact n’est pas connu.

      • yes_known: Sélectionnez cette option pour indiquer que le élément de la liste de réserves a un impact sur le planning du projet et que le nombre de jours pendant lesquels le planning du projet sera affecté est connu. Si vous sélectionnez cette option, vous devez saisir un nombre de jours dans le champ 'Schedule Impact Days'.

    • Jours d’impact sur le planning
      si vous avez sélectionné yes_knowndans le 'Schedule Impact' champ, saisissez le nombre de jours pendant lesquels le planning du projet sera affecté.

    • Code de coût
      associez un code de coût à un élément de la liste de réserves. Le code de coût doit être formaté « division - code de coût » écrit avec le nombre exact de chiffres répertorié dans votre projet ou votre entreprise dans Procore. Voir Ajouter des codes de coût d’entreprise.

    • Type d’élément de réserve
      saisissez un type d’élément pour classer l’élément de la liste de réserves (par exemple, électrique, instrumentation ou mécanique). Pour que l’importation s’effectue correctement, les types doivent être ajoutés à l’outil Liste de réserves avant le processus d’importation, voir Configurer les paramètres avancés : Liste de réserves : Ajouter des types d’éléments de réserve.

    • Date d’échéance
      saisissez la date à laquelle l’élément de la liste de réserves doit être complété en utilisant le format MM/JJ/AAAA (par exemple, 06/01/2016).
      Important! Ne saisissez PAS de dates au format M/J/AAAA (par exemple, ne saisissez PAS le 01/06/2016), sinon l’importation échouera.
      Remarque: Si la colonne Excel ne vous permet pas d’ajouter un zéro non significatif, sélectionnez la colonne entière, choisissez Formater > cellules, puis créez un format de nombre « personnalisé » nommé « mm/jj/aaaa » dans l’onglet Nombre. Voir Créer ou supprimer un format de nombre personnalisé dans Excel.

    • Priorité
      sélectionnez l’une des options suivantes pour chaque élément de la liste de réserves afin d’indiquer leur niveau de priorité.* faible* moyenne* élevée

    • Impact financier
      sélectionnez l’une des options suivantes pour chaque élément de la liste de réserves. Si vous saisissez toute autre valeur, le champ restera vide.

      • tbd: Il s’agit de l’abréviation de « à déterminer ». Sélectionnez cette option si l’impact financier n’est pas encore déterminé.

      • n_a: Il s’agit de l’abréviation de « n/a ». Sélectionnez cette option pour laisser le champ vide.

      • no_impact: Sélectionnez cette option pour indiquer que le élément de la liste de réserves n’a pas impact financier.

      • yes_unknown: Sélectionnez cette option pour indiquer que le élément de la liste de réserves a impact financier, mais que le montant du coût n’est pas connu.

      • yes_known : Sélectionnez cette option pour indiquer que l’élément de la liste de réserves a un impact financier et que le montant du coût est connu. Si vous sélectionnez cette option, vous devez également saisir un montant en dollars dans le champ 'Cost Impact Amount'.

    • Montant de l’impact financier
      Si vous avez sélectionné yes_known dans le champ 'Cost Impact', entrez le montant en dollars ici. N’incluez PAS le symbole du dollar ($).

    • Référence
      saisissez un mot-clé ou une expression à utiliser comme référence d’élément. Il s’agit d’un champ de texte de format libre à utiliser selon les spécifications de votre organisation. Par exemple, si l’élément a été créé à la demande du client, saisissez « demande du client ».

    • Description
      saisissez des informations descriptives supplémentaires relatives à la réalisation de l’élément de la liste de réserves. Vous pouvez saisir jusqu’à 255 caractères alphanumériques.

    • Commentaires
      saisissez des commentaires supplémentaires que vous pourriez avoir sur l’élément de la liste de réserves. Vous pouvez saisir jusqu’à 255 caractères alphanumériques.

  3. E-mail la demande d’importation de liste de réserves dans imports@procore.com et ajoutez le fichier XLSX en tant que pièce jointe.

  4. Une fois que votre Point de contact Procore vous informe que l’importation est terminée, passez à Validerl’importation.

Valider l’importation

  1. Accédez à l’outil Liste de réserves du projet.

  2. Dans la page qui s’ouvre, vérifiez que les éléments de la liste de réserves importés s’affichent comme prévu.

Voir aussi

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