Répondre à une demande d'informations

Si vous êtes répertorié comme personne assignée d’une DDR, cela signifie que votre réponse a été demandée. Il est fortement recommandé de saisir une réponse dès que possible pour que la DDR puisse être résolue rapidement. N’oubliez pas qu’une DDR peut nécessiter la réponse de plusieurs personnes avant de pouvoir être résolue de manière suffisante. La DDR vous restera attribuée, ce qui signifie que vous êtes répertorié comme la personne responsable jusqu’à ce que vous soumettiez une réponse. Pour afficher un flux de travail commun du processus de DDR, consultez le Diagramme de flux de travail.

• Autorisations utilisateur requises

Lorsque vous êtes désigné comme personne assignée d’une DDR, vous avez différentes options pour soumettre une réponse. Chaque option enregistre votre réponse dans l’outil DDR du projet approprié :

• Répondre à la DDR par E-mail: Afficher/Masquer les détails

  1. Ouvrez le message « Nouvelle DDR » dans votre client de e-mail.

  2. Cliquez sur Répondre dans votre client de messagerie.

     • Vous pouvez également cliquer sur Passer à l’action dans Procore pour répondre dans Procore.

  3. Dans le corps du message de l’e-mail, saisissez le texte de votre réponse.

     • Ne modifiez PAS l’adresse e-mail dans le champ À. Cet e-mail est nécessaire pour envoyer votre réponse à l’outil DDR du projet associé.

     • Vous pouvez également ajouter des pièces jointes à l’e-mail si vous le souhaitez.

     • Si votre client de e-mail a un format personnalisé, il ne conservera PAS son format personnalisé dans Procore.

  4. Cliquez sur Envoyer.

• Répondre dans Procore: Afficher/Masquer les détails

  1. Accédez à l’outil DDR au niveau projet.

  2. Recherchez la DDR dans la liste. Cliquez ensuite sur Afficher.

  3. Dans l’onglet Général , faites défiler jusqu’à la carte Réponses .

  4. Cliquez sur Ajouter une réponse.
     OU
     Si des actions supplémentaires sont nécessaires, vous devrez cliquer sur Actions et un menu déroulant apparaîtra avec les options Ajouter une personne assignée ou Transférer pour révision.

  5. Saisissez votre réponse dans la zone de texte.

  6. Ajoutez des fichiers en tant que pièces jointes à l’aide de l’une de ces options :

     • Cliquez sur Joindre des fichiers.

     • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la superficie Glisser-déposer des fichiers.

  7. Cliquez sur Ajouter.

  Votre réponse est ajoutée à la carte Réponses de la DDR et le système envoie des notifications par e-mail en fonction des paramètres du projet. Voir Quand l’outil DDR envoie-t-il des notifications par e-mail ?

• Répondre sur votre Mobile Appareil: Afficher/Masquer les détails

  Les étapes à suivre dépendent de votre appareil :

  • Répondre à une DDR (Android)

  • Répondre à une DDR (iOS)

Une fois que vous avez soumis votre réponse à la DDR, le système transfère automatiquement la responsabilité responsable au gestionnaire de DDR et des notifications par e-mail sont envoyées en fonction des paramètres du projet.

Les étapes suivantes sont généralement effectuées par un gestionnaire de DDR (voir Quel est le rôle de gestionnaire de DDR ?) ou un utilisateur disposant d’une autorisation de niveau 'Admin' dans l’outil DDR :

• Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires auprès d’un autre utilisateur, suivez les étapes décrites dans Modifier une DDR et désignez cet utilisateur comme personne assignée de la DDR.

• Si la DDR n’a reçu qu’une (1) seule réponse et que cette réponse satisfait aux exigences d’information, suivez les étapes décrites dans Fermer une DDR.

• Si la DDR a reçu plusieurs réponses, vous pouvez réviser les réponses et désigner celle qui fournit toutes les informations requises comme étant la « réponse officielle ». Voir Choisir une réponse officielle pour une DDR.