Sage 300 CRE® : connecte Procore à Sage 300 Construction & Real Estate

• Lorsque l’outil Intégrations ERP de Procore est configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE®, votre Procore Administrator entreprise travaille avec votre point de contact Procore pour l’installer hh2 Synchronization Client sur votre Sage 300 CRE® serveur. Le client de synchronisation est une application de bureau Windows légère qui établit une connexion réseau sécurisée entre le service cloud hh² (www.hh2.com), qui maintient les données synchronisées Sage 300 CRE® et Procore.

Le client de synchronisation hh² nécessite Microsoft .NET Framework version 4.8 ou ultérieure sur le serveur. En règle générale, le client de synchronisation hh² ne nécessite aucune autorisation de pare-feu réseau spéciale, car il utilise uniquement les connexions TCP sortantes standard du port 80, et parfois des connexions du port 443, qui sont couramment utilisées pour l’accès Web standard. De plus, aucune connexion entrante n’est requise. Les technologies Web standard telles que WebSockets sont utilisées pour maintenir une connexion permanente.

• Paramètres de configuration

  • Exportation directe ERP :

    • Vous pouvez activer les exportations directes sans autre configuration, ou utiliser l’outil Flux de travail au lieu de l’étape d’approbation comptable pour gérer le flux d’approbation d’un élément envoyé au système ERP. Les trois (3) options de configuration suivantes sont disponibles avec cette fonction :

      • Exportation directe désactivée (par défaut). Vous pouvez continuer à utiliser votre intégration de la même manière, sans aucun changement.

      • Exportation directe activée, flux de travail NON appliqués. Lorsqu’elle est activée sans appliquer de flux de travail au processus d’approbation d’un engagement, d’un OCE et/ou d’une facture, cette fonctionnalité permet simplement d’exporter ces objets directement vers votre système ERP en cliquant sur le bouton « Envoyer à l’ERP » sur l’élément dans son outil au niveau projet. Aucune approbation dans l’outil Intégrations ERP au niveau entreprise n’est requise.

      • Exportation directe activée, flux de travail appliqués. Vous pouvez activer la fonction d’exportation directe et choisir d’utiliser un flux de travail pour le processus d’approbation ERP avant l’étape « Envoyer à l’ERP », au lieu d’approuver un élément pour l’exportation via l’outil Intégrations ERP au niveau entreprise.

    • L’exportation directe peut être activée pour un ou plusieurs des éléments suivants :

      • Engagements

      • Ordres de changement de l’engagement (OCE)

      • Factures

    • Dans Procore, toutes les exportations vers Sage 300 CRE® doivent être approuvées par le ou les approbateur(s) de comptabilité désigné(s) de votre entreprise. Toute modification apportée au client de synchronisation hh² implique généralement le service informatique ou l’entreprise du client.

  • Ajoutez automatiquement de nouvelles combinaisons code de coût/type de coût et combinaisons code de coût/type de coût de sous-projet aux budgets des projets intégrés à Sage 300 CRE®
    Cochez cette case si vous souhaitez que Procore ajoute automatiquement la combinaison code de coût/catégorie en tant que nouveau poste budgétaire, que le budget soit verrouillé ou déverrouillé ou non. Si le budget est déverrouillé, Procore importera automatiquement le montant de l’estimation qui se trouve dans Sage 300 CRE® la colonne Budget d’origine. Si le budget est verrouillé, Procore ajoutera toujours le poste pour la nouvelle combinaison code de coût/catégorie, mais définira la colonne Budget d’origine à 0 $ (Remarque: les montants budgétés d’origine ne seront pas importés si le budget est verrouillé).

• Notes: ​​​​​​

  • Une synchronisation à la demande peut être effectuée à l’aide d’un bouton sur les onglets suivants de l’outil Intégrations ERP :

    • Codes de coût et types de coût standard

    • Fournisseurs

    • EMPLOIS

    • Sous-projets

    • Contrats principaux

    • Coûts du projet

  • Une synchronisation à la demande n’est PAS disponible dans les onglets Budgets, Engagements, Ordres de changement de l’engagement ou Ordres de changement au contrat principal. Au lieu de cela, ces données doivent être envoyées à l’outil Intégrations ERP pour être acceptées ou rejetées pour l’exportation vers Sage 300 CRE® par un approbateur de comptabilité.
    Exception : Bien qu’une synchronisation à la demande ne soit pas disponible à partir de l’onglet Budgets, les données budgétaires peuvent également être importées depuis Sage 300 CRE® Procore. Les budgets peuvent être actualisés en actualisant le code de coût dans la structure de découpage du projet Admin du projet.

  • Le service cloud hh² est un centre de données tiers de qualité professionnelle qui est maintenu et surveillé 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Un client de synchronisation hh² est installé sur votre système Sage 300 CRE® et il utilise le protocole HTTPS pour rester en contact constant avec vos données Sage 300 CRE® stockées dans le centre de données hh². Le client de synchronisation hh² maintient également vos données Procore « synchronisées » avec le centre de données et le système hh². Pour être synchronisées avec Sage 300 CRE®, les données compatibles dans Procore doivent d’abord être envoyées à l’outil Intégrations ERP pour acceptation par un approbateur de comptabilité. Après acceptation, vos données Procore sont exportées vers hh² puis synchronisées avec Sage 300 CRE.®

• Remarques:

  • Les segments SDP personnalisés ne sont PAS pris en charge.

  • Les nouveaux codes de coût doivent être créés dans votre système ERP et ne peuvent pas être créés dans Procore.

  • Si vous allez intégrer un (1) ou plusieurs projets avec Sage 300 CRE®, vous devez toujours activer l’option « Disponible pour utilisation sur de nouveaux projets ».

  • Si vous souhaitez examiner les codes de la liste, cliquez sur Modifier pour ouvrir la Sage 300 CRE® page Codes de coût standard.

  • Si un code de coût a été désactivé, vous ne pouvez pas l’ajouter à un projet à moins de le réactiver au préalable.

  • Les projets utilisant la liste des codes de coût standard ne peuvent pas être intégrés avec Sage 300 CRE®.

  • La liste des codes de coût standard peut être soit la liste par défaut incluse dans Procore, soit une liste de codes de coût personnalisée qui a été importée pour votre entreprise.

• Notes

  • Les codes de coût au niveau projet doivent être ajoutés au projet à partir de la liste des codes de coût standard ERP au niveau entreprise.

  • Vous pouvez ajouter de nouveaux codes SDP et affectations de type de Sage 300 CRE® coût, puis actualiser les codes SDP de votre projet pour utiliser les codes nouvellement ajoutés.

  • Tous les codes de coût au niveau projet qui ne sont pas synchronisés seront automatiquement synchronisés avec votre ERP lors de l’exportation de votre budget.

• Import Companies to Procore:

  • You can filter companies that are ready for import by company type using the Type filter under the Companies tab on the ERP Integrations page.
    Note: You can filter companies by type, even those without a company type, to be synced to Procore.

• Notes

  • It's strongly recommended that before adding a new company to Procore from Sage 300 CRE®, you must first try to link any Sage 300 CRE® vendors that already exist in your Procore account's Company level Directory.

• Recommendations:

  • If you have a vendor record in Sage 300 CRE® that you will not be using in Procore, you should archive it in Procore.

• Limitations:

  • After a vendor record from Sage 300 CRE® is linked to a company record in Procore, any 'Address' changes are not synced between the two systems unless the 'Vendors will be automatically updated' setting in the Company level ERP Integrations tool is enabled.

    • If this setting is enabled, changes to the company's address or phone number in Sage 300 CRE® will sync with the linked Procore company record to maintain an exact match between the two systems.

    • This setting is available because the 'Address' in Sage 300 CRE® pertains to the vendor's billing address, which may be different from the mailing address that your project management team needs to use for job related correspondence.

• Note:

  • Les informations sur l’assurance de l’entreprise ne sont importées dans Procore qu’à partir d’entreprises Sage 300 CRE® synchronisées. Les informations relatives à l’assurance sont extraites de l’assurance du fournisseur AP (niveau global) dans Sage 300 CRE®. Il s’agit d’un paramètre facultatif qui peut être activé par le support ERP.

• Limitations

  • Les projets en cours ou créés avant la connexion de l’intégration ne peuvent pas être synchronisés. Des services professionnels pour l’aide à l’intégration des dossiers de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.

  • Les projets qui ont déjà été exportés vers Sage 300 CRE® ne peuvent pas être réimportés dans Procore. Par conséquent, les détails des unités budgétaires basés sur les coûts du projet ne seront pas convertis pour ces projets et n’apparaîtront pas sur la page Budget .

• Prérequis:

  • Lors de la synchronisation des sous-projets, le système pré-remplit la valeur du champ ID de sous-projet de l’outil Intégrations ERP pour les approbateurs de comptabilité.

  • Si vous souhaitez ajouter un « Extra » Sage en tant que « Sous-projet » Procore, une fonctionnalité backend doit être activée sur le compte Procore de votre entreprise. Pour soumettre une demande d’activation de cette fonctionnalité, contactez votre point de contact Procore.

• Informations complémentaires:

  • Vous ne pouvez pas supprimer un sous-projet s’il existe des codes de coût liés à ce sous-projet.

  • Les codes de coûts et les catégories qui sont assignés à un sous-projet doivent être maintenus dans votre système ERP (pas Procore).

• Conditions préalables à l’exportation depuis Procore :

  • Vous devez assigner un type de coût à chaque code de coût du projet pour exporter votre budget, que le code de coût soit inclus ou non dans le budget.

• Synchronisation:

  • Vous pouvez exporter des budgets contenant des postes originaux avec des valeurs de 0 $ de Procore vers Sage 300 CRE®.

  • Vous pouvez synchroniser (importer et exporter) des budgets avec des valeurs de « Quantité » pour les postes entre Procore et Sage 300 CRE®.

  • Vous pouvez réimporter ou réexporter des budgets pour synchroniser les détails des unités.

  • Les budgets exportés vers Sage 300 CRE® peuvent être modifiés dans Procore pour ajouter des détails sur les unités.

  • La synchronisation des détails des unités associés aux estimations, y compris la quantité, l’unité de mesure (UdM) et le coût unitaire pour les postes dans les budgets originaux, ne modifie pas les montants des revenus ou des contrats. Actuellement, Procore ne synchronise pas les quantités produites.

• Restrictions :
  Après l’exportation d’un budget Procore vers Sage 300 CRE® , les restrictions suivantes sont en place :

  • Vous ne serez plus autorisé à importer des données de budget ou de projet Sage 300 CRE® dans Procore.

  • Vous ne serez pas autorisé à déverrouiller l’outil Budget du projet Procore, sauf si les conditions suivantes sont remplies :

    • Les entrées exportées ont été publiées manuellement dans votre système Sage 300 CRE® à l’aide de la fonction Coût du projet. Consultez votre système d’aide Sage 300 CRE® pour obtenir des directives.

    • Le client de synchronisation hh² synchronise les données entre les deux systèmes.
      Remarque: pour confirmer que les données sont synchronisées entre les systèmes, vérifiez que le « Montant du budget initial » apparaît dans le rapport Coût du projet de Procore.

• Informations complémentaires :

  • Les postes avec un « ? » ne permettent pas à un utilisateur de créer une modification budgétaire dans/depuis le poste budgétaire.

  • Une fois qu’une modification budgétaire a été créée, elle ne peut être ni modifiée ni supprimée.

• Synchronisation:

  • Les modifications budgétaires apparaissent en tant que « Modifications d’estimation approuvées » et mettent à jour « Estimation importée ».

  • Vous pouvez exporter les modifications budgétaires avec des valeurs de « Quantité » pour les postes de Procore vers Sage 300 CRE®.

  • La synchronisation des détails d’unité associés aux estimations, y compris la quantité, l’unité de mesure (UdM) et le coût unitaire pour les postes dans les modifications budgétaires, ne modifie pas les montants des revenus ou des contrats. Actuellement, Procore ne synchronise pas les quantités produites.

• Conditions préalables:
  Avant de pouvoir envoyer un engagement à l’outil Intégrations ERP, celui-ci doit satisfaire aux conditions préalables suivantes :

  • Numéro d’identification. Ne doit pas comporter plus de 12 caractères. C’est une Sage 300 CRE® limitation.

  • Titre. Le titre ne doit pas comporter plus de 30 caractères.

  • Entreprise sous-traitante. Doit être lié à un fournisseur synchronisé Sage 300 CRE® .

  • Statut. Pour les bons de commande, le statut doit être défini sur « Approuvé ». Pour les contrats de sous-traitance, le statut doit être défini sur « Approuvé » ou « Terminé ».

  • Ventilation des coûts (VDC). Doit inclure au moins un (1) poste avec un code de Sage 300 CRE® coût (Remarque: vous ne pouvez ajouter un poste à la ventilation des coûts de l’engagement que s’il est lié à un code de coût et à une catégorie existants).

• Informations complémentaires:

  • Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer vos paramètres par défaut pour utiliser votre numéro de contrat Procore pour le champ ID Sage d’un engagement exporté. Si cette option est activée, l’ID Sage se remplira automatiquement avec le numéro de contrat Procore, mais la valeur peut toujours être modifiée (Remarque: l’activation de ce paramètre nécessite une autorisation de niveau « Admin » dans l’outil Intégrations ERP).

• Note:

  • Lorsqu’un OCE synchronisé est supprimé de Procore, l’action de suppression est capturée dans l’onglet Historique des changements de l’élément individuel.

• Limitations:

  • Vous ne pouvez pas supprimer un ordre de changement « Approuvé ». Vous devez modifier son statut pour le supprimer.

  • Une fois qu’un OCE synchronisé est dissocié et supprimé, les données sont définitivement supprimées du système et ne peuvent pas être restaurées.

  • Pour ajouter un poste de ventilation des coûts (VDC) à un OCE, il doit être lié à un code de coût et à une catégorie existants.

  • Sage 300 CRE® comporte une limitation selon laquelle un poste de contrat ne peut pas être modifié plus d’une fois pour un OCE. Par conséquent, si vous avez un OCE qui contient plus d’une modification pour le même poste d’engagement, Procore additionnera automatiquement le montant des éléments et l’enverra à Sage 300 CRE® sous la forme d’une valeur unique (agrégée).

• Informations complémentaires :

  • Certains champs d’une facture de sous-traitant Procore ne sont PAS exportés directement vers Sage 300 CRE®. Au lieu de cela, le système utilise d’abord ces champs pour calculer une valeur, puis exporte la valeur calculée vers Sage 300 CRE®.

  • Date de facturation. Dans Procore, cette date est transférée en Sage 300 CRE® tant que date sur une facture.

  • Méthode comptable. Pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance avec une méthode comptable basée sur le montant, Procore envoie le montant en dollars de chaque poste à Sage 300 CRE®. Pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance avec une méthode comptable Unité/Qté, Procore envoie la quantité facturée pour chaque poste à Sage 300 CRE®.

• Limitations:

  • Actuellement, les informations fiscales ne sont pas exportées de Procore vers Sage 300 CRE®. Pour inclure des informations fiscales, elles doivent être ajoutées à la facture dans après Sage 300 CRE® l’exportation de la facture depuis Procore.

• Exigences minimales en matière de facture:

  • Avant de pouvoir envoyer une facture de l’outil Engagements à l’outil Intégrations ERP, le statut de la facture doit être Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle ou En attente de l’approbation du maître d’ouvrage .

• Limitations:

  • Procore owner invoices can only be exported to Sage Quickbill contracts that are configured for lump-sum (Job-level) billing.

• Additional Information:

  • Some fields in a Procore owner invoice are NOT exported directly to Sage 300 CRE®. Instead, the system first uses those fields to calculate a value, and then the calculated value is exported to Sage 300 CRE®.

  • Billing Date. This date in Procore is transferred to Sage 300 CRE® as the Date on a bill.

• Minimum Invoice Requirements:

  • Before you can send an invoice from the Prime Contracts tool to the ERP Integrations tool, the invoice must be in the Approved, Approved as Noted, or Pending Owner Approval status.

• Synchronisation:

  • Vous pouvez importer des contrats principaux avec des valeurs de « Quantité » pour les postes de Sage 300 CRE® vers Procore.

  • La synchronisation des détails de l’unité associés aux estimations, y compris la quantité, l’unité de mesure (UdM) et le coût unitaire pour les postes dans les contrats principaux, ne modifie pas les montants des revenus ou des contrats. Actuellement, Procore ne synchronise pas les quantités produites.

• Remarques:

  • Les contrats principaux ne peuvent être importés dans Procore qu’à partir de Sage 300 CRE®.

  • Dans vos paramètres d’intégration ERP, les administrateurs ERP peuvent activer la possibilité de désigner votre contrat principal comme étant basé sur l’unité ou sur le montant avant l’importation dans Procore.

  • Pour importer un contrat principal à partir de Sage 300 CRE®, vous devez exécuter une version spécifique de Sage 300 CRE®.

  • Si vous choisissez de mettre à jour le contrat principal dans Sage 300 CRE® , vous devrez synchroniser et réimporter manuellement vos modifications dans Procore.

  • Une fois le contrat principal importé, les codes budgétaires et les descriptions peuvent être ajoutés aux postes individuels à partir de l’outil Contrats principaux sous Ventilation des coûts.

  • Plusieurs contrats principaux configurés pour un projet dans Sage 300 CRE® peuvent être importés dans un contrat principal Procore synchronisé.

• Informations supplémentaires:
  Le bouton « Réimporter » est grisé et indisponible lorsque :

  • Le contrat principal n’est pas approuvé.

  • Le contrat principal n’appartient pas à un projet synchronisé.

  • Le contrat principal a été ajouté par inadvertance à deux projets du compte Procore de votre entreprise.

  • Le contact principal a déjà été synchronisé et il n’y a pas de nouveaux postes non synchronisés.

• Limitations:

  • Vous pouvez importer des unités à partir de Sage 300 sur un contrat principal qui a été précédemment synchronisé, uniquement si ce contrat principal a été importé à l’origine en tant que contrat basé sur des unités et n’a pas d’OCCP synchronisés en aval.

• Note:

  • Les utilisateurs qui ne disposent que d’une autorisation de niveau « Standard » pour l’outil Intégrations ERP peuvent afficher les informations, mais ne disposent pas des autorisations suffisantes pour accepter/refuser les OCCP pour l’exportation.

  • Vous ne pouvez afficher que les valeurs « Quantité », « Unité de mesure (UdM) » et « Coût unitaire » pour les postes dans les OCCP.

• Conditions préalables à la synchronisation:

  • L’OCCP doit être envoyé à l’outil Intégrations ERP.

  • Si des modifications ont été apportées au contrat principal dans Sage 300 CRE®, assurez-vous que ces modifications sont synchronisées avec Procore.

  • Créez ou mettez à jour l’OCCP dans Procore.

  • Avant de pouvoir envoyer un OCCP vers l’outil Intégrations ERP, il doit également satisfaire aux conditions préalables suivantes :

    • Titre. Ne doit pas comporter plus de 255 caractères.

    • Numéro (#). Ne doit pas comporter plus de deux (20) caractères.

    • Statut. Doit avoir le statut Approuvé .
      Remarque: Les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Admin » dans l’outil Intégrations ERP peuvent modifier manuellement le statut d’un OCCP dans l’OCCP, ou les approbateurs de comptabilité peuvent le modifier en l’approuvant pour l’exportation via l’outil Intégrations ERP.

• Synchronisation:

  • Vous pouvez exporter des OCCP avec des valeurs de « Quantité » pour les postes de Procore vers Sage 300 CRE®.

  • La synchronisation des détails des unités associés aux estimations, y compris la quantité, l’unité de mesure (UdM) et le coût unitaire pour les postes dans les OCCP, ne modifie pas les montants des revenus ou des contrats. Actuellement, Procore ne synchronise pas les quantités produites.

• Limitations:

  • Vous ne pouvez pas exporter d’unités sur un OCCP lié à un contrat principal synchronisé qui est désigné comme basé sur le montant.

• Synchronise les informations de coût du projet au niveau récapitulatif dans une colonne personnalisée « Coûts directs ERP » dans la vue du budget appropriée.

• Note:

  • Pensez à utiliser l’autorisation granulaire « Afficher les détails des coûts directs » de l’outil Budget dans vos modèles d’autorisations pour contrôler qui peut et ne peut pas cliquer sur une valeur dans la colonne « Coûts directs » d’une vue du budget pour ouvrir une fenêtre contextuelle qui affiche les détails de la transaction de coût du projet dans l’outil Budget.

• Synchronise les détails de la transaction de coût du projet dans l’outil Coûts directs de Procore. Ces informations sont ensuite visibles sous forme de résumé dans quelques colonnes personnalisées que vous configurerez dans la vue du budget appropriée.

• Exigences relatives au détail de la transaction de coût du projet:

  • Activez la synchronisation des transactions de coût de projet sur votre projet dans l’outil Admin au niveau projet.

  • Configurez la ou les vues du budget souhaitées pour votre projet intégré à ERP.

    • Déterminez à quelle(s) vue(s) du budget vous souhaitez ajouter les colonnes de transaction recommandées pour les coûts du projet. Vous pouvez ajuster votre vue du budget standard ou une vue du budget personnalisée, en fonction des configurations de votre entreprise.

    • Si vous avez déjà configuré la synchronisation des données récapitulatives des coûts du projet, vous devrez supprimer à la fois la colonne calculée existante « Coûts directs ERP » et la colonne source « Coûts du projet ERP à ce jour » dans les vues du budget que vous souhaitez modifier pour inclure le détail de la transaction de coût du projet.

• Synchronisation de l’assurance du fournisseur

• Synchronisation des transactions au taux facturé

• Synchronisation des groupes fiscaux