Sage 300 CRE®

Lorsque l’outil Intégrations ERP de Procore est configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE®, votre Administrateur Procore entreprise travaille avec votre point de contact Procore pour l’installer Client de synchronisation hh2 sur votre Sage 300 CRE® serveur. Le client de synchronisation est un bureau application Windows léger qui établit une connexion réseau sécurisée entre le service de Cloud hh² (www.hh2.com), ce qui permet de synchroniser les données Sage 300 CRE® et Procore.

hh² Configuration requise pour le client de synchronisation :

• Le client de synchronisation hh² nécessite Microsoft .NET Framework version 4.8 ou ultérieure sur le serveur. En règle générale, le client de synchronisation hh² ne nécessite aucune autorisation de pare-feu réseau spéciale, car il utilise uniquement les connexions TCP sortantes standard du port 80, et parfois des connexions du port 443, qui sont couramment utilisées pour l’accès Web standard. De plus, aucune connexion entrante n’est requise. Les technologies Web standard telles que WebSockets sont utilisées pour maintenir une connexion permanente.

• Le client de synchronisation hh2 utilise des adresses IP spécifiques pour transférer des données vers et depuis Procore. Si votre organisation restreint le trafic sortant aux adresses IP approuvées, assurez-vous que les adresses IP suivantes figurent sur la liste d’autorisation :

  • 52.176.219.119

  • 52.165.20.130

Paramètres de configuration

• Exportation directe ERP :

  • Vous pouvez activer les exportations directes sans autre configuration, ou utiliser l’outil Flux de travail au lieu de l’étape d’approbation comptable pour gérer le flux d’approbation d’un élément envoyé au système ERP. Les trois (3) options de configuration suivantes sont disponibles avec cette fonction :

    • Exportation directe désactivée (par défaut). Vous pouvez continuer à utiliser votre intégration de la même manière, sans aucun changement.

    • Exportation directe activée, flux de travail NON appliqués. Lorsqu’elle est activée sans appliquer de flux de travail au processus d’approbation d’un engagement, d’un OCE et/ou d’une facture, cette fonctionnalité permet simplement d’exporter ces objets directement vers votre système ERP en cliquant sur le bouton « Envoyer à l’ERP » sur l’élément dans son outil au niveau projet. Aucune approbation dans l’outil Intégrations ERP au niveau entreprise n’est requise.

    • Exportation directe activée, flux de travail appliqués. Vous pouvez activer la fonction d’exportation directe et choisir d’utiliser un flux de travail pour le processus d’approbation ERP avant l’étape « Envoyer à l’ERP », au lieu d’approuver un élément pour l’exportation via l’outil Intégrations ERP au niveau entreprise.

  • L’exportation directe peut être activée pour un ou plusieurs des éléments suivants :

    • Engagements

    • Ordres de changement de l’engagement (OCE)

    • Factures

  • Dans Procore, toutes les exportations vers Sage 300 CRE® doivent être approuvées par le ou les approbateurs de comptabilité désignés par votre entreprise. Toute modification apportée au client de synchronisation hh² implique généralement le service informatique ou l’entreprise du client.

• Ajouter automatiquement de nouvelles combinaisons code de coût/type de coût et sous-projet code de coût/type de coût aux budgets des projets intégrés à Sage 300 CRE®
  Cochez cette case à cocher si vous souhaitez que Procore ajoute automatiquement la combinaison code de coût/catégorie comme nouveau poste budgétaire, que le budget soit verrouillé ou déverrouillé ou non. Si le budget est déverrouillé, Procore importera automatiquement le montant de l’estimation trouvée dans Sage 300 CRE® la colonne Budget d’origine. Si le budget est verrouillé, Procore ajoutera toujours le poste pour la nouvelle combinaison code de coût/catégorie, mais définira la colonne Budget d’origine à 0 $.
  Remarque: les montants budgétés initiaux ne seront pas importés si le budget est verrouillé.

Notes: ​​​​​​

• Une synchronisation à la demande peut être effectuée à l’aide d’un bouton sur les onglets suivants de l’outil Intégrations ERP :

  • Codes de coût et types de coût standard

  • Fournisseurs

  • EMPLOIS

  • Sous-projets

  • Contrats principaux

  • Coûts du projet

• Une synchronisation à la demande n’est PAS disponible dans les onglets Budgets, Engagements, ordres de changement de l'engagement ou ordres de changement au contrat principal. Au lieu de cela, ces données doivent être envoyées à l’outil Intégrations ERP pour être acceptées ou rejetées pour l’exportation par Sage 300 CRE® un approbateur de comptabilité.
  Exception : Bien qu’une synchronisation à la demande ne soit pas disponible à partir de l’onglet Budgets, Budget données peut également être importée depuis Sage 300 CRE® Procore. Les budgets peuvent être actualisés en actualisant le code de coût dans l’Admin Structure de découpage du projet du projet.

• Le service hh² Cloud est un centre de données tiers de qualité professionnelle qui est maintenu et surveillé 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Un client de synchronisation hh² est installé sur votre Sage 300 CRE® système et utilise le protocole HTTPS pour rester en contact permanent avec vos Sage 300 CRE® données stockées dans le data center hh². Le client de synchronisation hh² maintient également vos données Procore « synchronisées » avec le centre de données et le système hh². Pour être synchronisées avec Sage 300 CRE®, les données compatibles dans Procore doivent d’abord être envoyées à l’outil Intégrations ERP pour acceptation par un approbateur de comptabilité. Après acceptation, vos données Procore sont exportées vers hh², puis synchronisées avec Sage 300 CRE®.

Remarques:

• Les segments SDP personnalisés ne sont PAS pris en charge.

• Les nouveaux codes de coût doivent être créés dans votre système ERP et ne peuvent pas être créés dans Procore.

• Si vous allez intégrer un (1) ou plusieurs projets avec Sage 300 CRE®, vous devez toujours activer l’option « Disponible pour utilisation sur de nouveaux projets ».

• Si vous souhaitez examiner les codes de la liste, cliquez sur Modifier pour ouvrir la Sage 300 CRE® page Codes de coût standard.

• Si un code de coût a été désactivé, vous ne pouvez pas l’ajouter à un projet à moins de le réactiver au préalable.

• Les projets utilisant la liste des codes de coût standard ne peuvent pas être intégrés avec Sage 300 CRE®.

• La liste des codes de coût standard peut être soit la liste par défaut incluse dans Procore, soit une liste de codes de coût personnalisée qui a été importée pour votre entreprise.

Notes

• Les codes de coût au niveau projet doivent être ajoutés au projet à partir de la liste des codes de coût standard ERP au niveau entreprise.

• Vous pouvez ajouter de nouveaux codes SDP et affectations de type de Sage 300 CRE® coût, puis actualiser les codes SDP de votre projet pour utiliser les codes nouvellement ajoutés.

• Tous les codes de coût au niveau projet qui ne sont pas synchronisés seront automatiquement synchronisés avec votre ERP lors de l’exportation de votre budget.

Importer des entreprises dans Procore :

• Vous pouvez filtrer les entreprises prêtes pour l’importation par type d’entreprise à l’aide du filtre Type sous l’onglet Entreprises de la page Intégrations ERP.
  Remarque : Vous pouvez filtrer les entreprises par type, même celles qui n’ont pas de type entreprise, à synchroniser avec Procore.

Notes

• Il est fortement recommandé, avant d’ajouter un nouveau entreprise à Procore à partir de , d’essayer d’abord Sage 300 CRE®de lier tous Sage 300 CRE® les fournisseurs qui existent déjà dans le Niveau entreprise Annuaire de votre compte Procore.

Recommandations:

• Si vous avez un enregistrement de fournisseur dans Sage 300 CRE® que vous n’utiliserez pas dans Procore, vous devez l’archiver dans Procore.

Limites:

• Lorsqu’un enregistrement de fournisseur de est lié à un enregistrement de entreprise dans Procore, les changements d’adresse Sage 300 CRE® ne sont pas synchronisés entre les deux systèmes, sauf si le paramètre « Les fournisseurs seront automatiquement mis à jour » dans l’outil Niveau entreprise Intégrations ERP est activé.

  • Si ce paramètre est activé, les modifications apportées à l’adresse ou au numéro de téléphone de l’entreprise seront Sage 300 CRE® synchronisées avec l’enregistrement d’entreprise Procore lié afin de maintenir une correspondance exacte entre les deux systèmes.

  • Ce paramètre est disponible, car l'« Adresse » de Sage 300 CRE® correspond à l’adresse de facturation du fournisseur, qui peut être différente de l’adresse postale que votre équipe de gestion de projet doit utiliser pour la correspondance liée au projet.

Note:

• Les informations sur l’assurance de l’entreprise ne sont importées dans Procore qu’à partir d’entreprises Sage 300 CRE® synchronisées. Les informations relatives à l’assurance sont extraites de l’assurance du fournisseur AP (niveau global) dans Sage 300 CRE®. Il s’agit d’un paramètre facultatif qui peut être activé par le support ERP.

Limitations

• Les projets en cours ou créés avant la connexion de l’intégration ne peuvent pas être synchronisés. Des services professionnels pour l’aide à l’intégration des dossiers de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.

• Les projets qui ont déjà été exportés vers Sage 300 CRE® ne peuvent pas être réimportés dans Procore. Par conséquent, les détails des unités budgétaires basés sur les coûts du projet ne seront pas convertis pour ces projets et n’apparaîtront pas sur la page Budget .

Prérequis:

• Lors de la synchronisation des sous-projets, le système pré-remplit la valeur du champ ID de sous-projet de l’outil Intégrations ERP pour les approbateurs de comptabilité.

• Si vous souhaitez ajouter un « Extra » Sage en tant que « Sous-projet » Procore, une fonctionnalité backend doit être activée sur le compte Procore de votre entreprise. Pour soumettre une demande d’activation de cette fonctionnalité, contactez votre point de contact Procore.

Informations complémentaires:

• Vous ne pouvez pas supprimer un sous-projet s’il existe des codes de coût liés à ce sous-projet.

• Les codes de coûts et les catégories qui sont assignés à un sous-projet doivent être maintenus dans votre système ERP (pas Procore).

Conditions préalables à l’exportation depuis Procore :

• Vous devez assigner un type de coût à chaque code de coût du projet pour exporter votre budget, que le code de coût soit inclus ou non dans le budget.

Synchronisation:

• Vous pouvez exporter des budgets contenant des postes originaux avec des valeurs de 0 $ de Procore vers Sage 300 CRE®.

• Vous pouvez synchroniser (importer et exporter) des budgets avec des valeurs de « Quantité » pour les postes entre Procore et Sage 300 CRE®.

• Vous pouvez réimporter ou réexporter des budgets pour synchroniser les détails des unités.

• Les budgets exportés vers Sage 300 CRE® peuvent être modifiés dans Procore pour ajouter des détails sur les unités.

• La synchronisation des détails des unités associés aux estimations, y compris la quantité, l’unité de mesure (UdM) et le coût unitaire pour les postes dans les budgets originaux, ne modifie pas les montants des revenus ou des contrats. Actuellement, Procore ne synchronise pas les quantités produites.

Restrictions :
Après l’exportation d’un budget Procore vers Sage 300 CRE®, les restrictions suivantes sont en place :

• Vous ne serez plus autorisé à importer Sage 300 CRE® du budget ou des projet données dans Procore.

• Vous ne serez pas autorisé à déverrouiller l’outil Budget du projet Procore, sauf si les conditions suivantes sont remplies :

  • Les saisies exportées ont été enregistrées manuellement dans votre Sage 300 CRE® système à l’aide de la fonction Coût du projet. Consultez votre Sage 300 CRE® système d’aide pour obtenir des directives.

  • Le client de synchronisation hh² synchronise les données entre les deux systèmes.
    Remarque: pour confirmer que les données sont synchronisées entre les systèmes, vérifiez que le « Montant du budget initial » apparaît dans le rapport Coût du projet de Procore.

Informations complémentaires :

• Les postes avec un « ? » ne permettent pas à un utilisateur de créer une modification budgétaire dans/depuis le poste budgétaire.

• Une fois qu’une modification budgétaire a été créée, elle ne peut être ni modifiée ni supprimée.

Synchronisation:

• Les modifications budgétaires apparaissent en tant que « Modifications d’estimation approuvées » et mettent à jour « Estimation importée ».

• Vous pouvez exporter les modifications budgétaires avec des valeurs de « Quantité » pour les postes de Procore vers Sage 300 CRE®.

• La synchronisation des détails d’unité associés aux estimations, y compris la quantité, l’unité de mesure (UdM) et le coût unitaire pour les postes dans les modifications budgétaires, ne modifie pas les montants des revenus ou des contrats. Actuellement, Procore ne synchronise pas les quantités produites.

Prérequis:
Avant de pouvoir envoyer un engagement à l’outil Intégrations ERP, celui-ci doit satisfaire aux conditions préalables suivantes :

• Numéro d’identification. Ne doit pas comporter plus de 12 caractères. C’est une Sage 300 CRE® limitation.

• Titre. Le titre ne doit pas comporter plus de 30 caractères.

• Entreprise sous-traitante. Doit être lié à un fournisseur synchronisé Sage 300 CRE® .

• Statut. Pour les bons de commande, le statut doit être défini sur « Approuvé ». Pour les contrats de sous-traitance, le statut doit être défini sur « Approuvé » ou « Terminé ».

• Ventilation des coûts (VDC). Doit inclure au moins un (1) poste avec un Sage 300 CRE® code de coût Remarque: vous ne pouvez ajouter un poste à la VDC de l’engagement que s’il est lié à un code de coût et à une catégorie existants.

Informations complémentaires:

• Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer vos paramètres par défaut afin d’utiliser votre numéro de contrat Procore pour le champ ID Sage d’un engagement exporté. Si cette option est activée, l’ID Sage se remplira automatiquement avec le numéro de contrat Procore, mais la valeur peut toujours être modifiée.
  Remarque: l’activation de ce paramètre nécessite une autorisation de niveau 'Admin' sur l’outil Intégrations ERP.

Note:

• Lorsqu’un OCE synchronisé est supprimé de Procore, l’action de suppression est capturée dans l’onglet Historique des changements de l’élément individuel.

Limitations:

• Vous ne pouvez pas supprimer un ordre de changement « Approuvé ». Vous devez modifier son statut pour le supprimer.

• Une fois qu’un OCE synchronisé est dissocié et supprimé, les données sont définitivement supprimées du système et ne peuvent pas être restaurées.

• Pour ajouter un poste de ventilation des coûts (VDC) à un OCE, il doit être lié à un code de coût et à une catégorie existants.

• Sage 300 CRE® comporte une limitation selon laquelle un poste de contrat ne peut pas être modifié plus d’une fois pour un OCE. Par conséquent, si vous avez un OCE qui contient plus d’une modification pour le même poste d’engagement, Procore additionnera automatiquement le montant des éléments et l’enverra à Sage 300 CRE® sous la forme d’une valeur unique (agrégée).

Prérequis:

• Avant de pouvoir envoyer une facture de l’outil Engagements à l’outil Intégrations ERP, le statut de la facture doit être Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle ou En attente de l’approbation du maître d’ouvrage .

Limitations:

• Actuellement, les informations fiscales ne sont pas exportées de Procore vers Sage 300 CRE®. Pour inclure des informations fiscales, elles doivent être ajoutées à la facture dans après Sage 300 CRE® l’exportation de la facture depuis Procore.

Informations complémentaires :

• Certains champs d’une facture de sous-traitant Procore ne sont PAS exportés directement vers Sage 300 CRE®. Au lieu de cela, le système utilise d’abord ces champs pour calculer une valeur, puis exporte la valeur calculée vers Sage 300 CRE®.

• Date de facturation. Dans Procore, cette date est transférée en Sage 300 CRE® tant que date sur une facture.

• Méthode comptable. Pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance avec une méthode comptable basée sur le montant, Procore envoie le montant en dollars de chaque poste à Sage 300 CRE®. Pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance avec une méthode comptable Unité/Qté, Procore envoie la quantité facturée pour chaque poste à Sage 300 CRE®.

Conditions préalables:

• Module AR de Sage 300 CRE®. Pour configurer la fonctionnalité d’exportation des factures au maître d’ouvrage pour Sage 300 CRE®, le module Comptes clients (AR) doit être activé dans Sage 300 CRE®.

• Facture Statut. Avant de pouvoir envoyer une facture de l’outil Contrats principaux à l’outil Intégrations ERP, le statut de la facture doit être Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle ou En attente de l’approbation du maître d’ouvrage.

Limitations:

• Les factures au maître d’ouvrage Procore ne peuvent être exportées que vers des contrats Sage Quickbill configurés pour une facturation forfaitaire (au niveau projet).

Informations complémentaires :

• Certains champs d’une facture au maître d’ouvrage Procore ne sont PAS exportés directement vers Sage 300 CRE®. Au lieu de cela, le système utilise d’abord ces champs pour calculer une valeur, puis exporte la valeur calculée vers Sage 300 CRE®.

• Date de facturation. Dans Procore, cette date est transférée en Sage 300 CRE® tant que date sur une facture.

• Les valeurs Travaux terminés et Retenue de garantie retenue seront envoyées, mais le champ Retenue de garantie débloqué sur cette période sera ignoré car l’intégration ne libère pas actuellement la retenue de garantie. Ce processus doit être effectué dans Sage dans le module AR.

Synchronisation:

• Vous pouvez importer des contrats principaux avec des valeurs de « Quantité » pour les postes de Sage 300 CRE® vers Procore.

• La synchronisation des détails de l’unité associés aux estimations, y compris la quantité, l’unité de mesure (UdM) et le coût unitaire pour les postes dans les contrats principaux, ne modifie pas les montants des revenus ou des contrats. Actuellement, Procore ne synchronise pas les quantités produites.

Remarques:

• Les contrats principaux ne peuvent être importés dans Procore qu’à partir de Sage 300 CRE®.

• Dans vos paramètres d’intégration ERP, les administrateurs ERP peuvent activer la possibilité de désigner votre contrat principal comme étant basé sur l’unité ou sur le montant avant l’importation dans Procore.

• Pour importer un contrat principal à partir de Sage 300 CRE®, vous devez exécuter une version spécifique de Sage 300 CRE®.

• Si vous choisissez de mettre à jour le contrat principal dans Sage 300 CRE® , vous devrez synchroniser et réimporter manuellement vos modifications dans Procore.

• Une fois le contrat principal importé, les codes budgétaires et les descriptions peuvent être ajoutés aux postes individuels à partir de l’outil Contrats principaux sous Ventilation des coûts.

• Plusieurs contrats principaux configurés pour un projet dans Sage 300 CRE® peuvent être importés dans un contrat principal Procore synchronisé.

• Les codes budgétaires ne sont importés avec les postes du contrat principal que si le contrat provient du niveau de facturation de la division ou de la section à l’aide des méthodes de facturation Quickbill ou Misc Worksheet.

Informations complémentaires:
Le bouton « Réimporter » est grisé et indisponible dans les cas suivants :

• Le contrat principal est dans un état non approuvé.

• Le contrat principal n’appartient pas à un projet synchronisé.

• Le contrat principal a été ajouté par inadvertance à deux projets du compte Procore de votre entreprise.

• Le contact principal a déjà été synchronisé et il n’y a pas de nouveaux postes non synchronisés.

Limitations:

• Vous pouvez importer des unités à partir d’un Sage 300 CRE® contrat principal qui a été précédemment synchronisé, uniquement si ce contrat principal a été importé à l’origine en tant qu’unité et n’a pas d’OCCP synchronisés en aval.

Conditions préalables à la synchronisation:

• L’OCCP doit être envoyé à l’outil Intégrations ERP.

• Si des modifications ont été apportées au contrat principal dans Sage 300 CRE®, assurez-vous que ces modifications sont synchronisées avec Procore.

• Créez ou mettez à jour l’OCCP dans Procore.

• Avant de pouvoir envoyer un OCCP vers l’outil Intégrations ERP, il doit également satisfaire aux conditions préalables suivantes :

  • Titre. Ne doit pas comporter plus de 255 caractères.

  • Numéro (#). Ne doit pas comporter plus de deux (20) caractères.

  • Statut. Doit avoir le statut Approuvé.
    Remarque: les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau 'Admin' dans l’outil Intégrations ERP peuvent modifier manuellement le statut d’un OCCP dans l’OCCP, ou les approbateurs de comptabilité peuvent le modifier en l’approuvant pour l’exportation via l’outil Intégrations ERP.

Synchronisation:

• Vous pouvez exporter des OCCP avec des valeurs de « Quantité » pour les postes de Procore vers Sage 300 CRE®.

• La synchronisation des détails des unités associés aux estimations, y compris la quantité, l’unité de mesure (UdM) et le coût unitaire pour les postes dans les OCCP, ne modifie pas les montants des revenus ou des contrats. Actuellement, Procore ne synchronise pas les quantités produites.

• Vous ne pouvez synchroniser que les détails des revenus lors de l’exportation des OCCP d’un projet de Procore vers Sage 300 CRE®. Voir Configuration des paramètres d’exportation OCCP pour l’intégration ERP.
  

Remarques :

• Les utilisateurs qui ne disposent que d’une autorisation de niveau « Standard » pour l’outil Intégrations ERP peuvent afficher les informations, mais ne disposent pas des autorisations suffisantes pour accepter/refuser les OCCP pour l’exportation.

• Vous ne pouvez afficher que les valeurs « Quantité », « Unité de mesure (UdM) » et « Coût unitaire » pour les postes dans les OCCP.

Limitations:

• Vous ne pouvez pas exporter d’unités sur un OCCP lié à un contrat principal synchronisé qui est désigné comme basé sur le montant.

Synchronise les informations de coût du projet au niveau récapitulatif dans une colonne personnalisée « Coûts directs ERP » dans la vue du budget appropriée.

Note:

• Pensez à utiliser l’autorisation granulaire « Afficher les détails des coûts directs » de l’outil Budget dans vos modèles d’autorisations pour contrôler qui peut et ne peut pas cliquer sur une valeur dans la colonne « Coûts directs » d’une vue du budget pour ouvrir une fenêtre contextuelle qui affiche les détails de la transaction de coût du projet dans l’outil Budget.

Synchronise les détails de la transaction de coût du projet dans l’outil Coûts directs de Procore. Ces informations sont ensuite visibles sous forme de résumé dans quelques colonnes personnalisées que vous configurerez dans la vue du budget appropriée.

Exigences relatives au détail de la transaction de coût du projet:

• Activez la synchronisation des transactions de coût de projet sur votre projet dans l’outil Admin au niveau projet.

• Configurez la ou les vues du budget souhaitées pour votre projet intégré à ERP.

  • Déterminez à quelle(s) vue(s) du budget vous souhaitez ajouter les colonnes de transaction recommandées pour les coûts du projet. Vous pouvez ajuster votre vue du budget standard ou une vue du budget personnalisée, en fonction des configurations de votre entreprise.

  • Si vous avez déjà configuré la synchronisation des données récapitulatives des coûts du projet, vous devrez supprimer à la fois la colonne calculée existante « Coûts directs ERP » et la colonne source « Coûts du projet ERP à ce jour » dans les vues du budget que vous souhaitez modifier pour inclure le détail de la transaction de coût du projet.

Synchronisation de l’assurance du fournisseur

Synchronisation des transactions au taux facturé

Synchronisation des groupes fiscaux

(Frais supplémentaires) Accumulateur de coûts directs du projet : regroupez les types de coûts sur les transactions synchronisées, ce qui vous permet d’empêcher l’importation des types de coûts de paie dans Procore.