Sage 300 CRE® : connecte Procore à Sage 300 Construction & Real Estate

Les codes de coût standard et les catégories de Sage 300 CRE® sont automatiquement synchronisés dans les codes Sage 300 CRE® de coût standard et les types de coût, respectivement, qui se trouvent dans les paramètres de l’outil Admin dans Structure de découpage du projet, sous Codes de coûts et types de coûts.

Remarque : les codes de coût au niveau projet doivent être ajoutés au projet à partir de la liste des codes de coût standard ERP au niveau entreprise. Les nouveaux codes de coût doivent être créés dans votre système ERP et ne peuvent pas être créés dans Procore. Les segments SDP personnalisés ne sont PAS pris en charge.

Lorsqu’un projet est exporté de Procore vers Sage 300 CRE®, un fichier d’importation est créé pour le module Coût du projet. Ce fichier d’importation est ensuite exécuté automatiquement sur le Sage 300 CRE® serveur pour créer l’enregistrement de projet dans Sage 300 CRE®. Ce fichier d’importation contient 3 types d’enregistrements.

¹ Exporter Remarque : L’ID de tâche Sage est saisi manuellement par un approbateur de comptabilité lorsqu’un projet est exporté de Procore vers Sage 300 CRE.® Cela peut, ou non, en fonction de ce que l’approbateur de comptabilité a saisi, correspondre au numéro de projet trouvé dans Procore sous l’outil Admin au niveau projet. Celui-ci est stocké en tant qu’ID de tâche Sage (vous pouvez le consulter dans l’outil Intégrations ERP au niveau entreprise dans la section Synchronisés de Projets) et est ensuite utilisé sur d’autres exportations liées au projet telles que les budgets, les engagements, etc. Remarque sur l’importation : si le projet est importé de Sage 300 CRE®, l’ID du projet sera automatiquement renseigné dans le champ du numéro de projet.

² codes de coût standard et spécifiques au projet (qui peuvent être créés manuellement dans Sage 300 CRE® sous Configurer dans les codes de coût) sont synchronisés avec la liste des codes de coût du projet dans Procore. Les codes spécifiques au projet sont affichés en bleu.

³ Pour ajouter des codes de coût à un projet ERP précédemment synchronisé dans Procore, cliquez sur « Actualiser les codes de coût » dans l’outil Admin au niveau projet ou exportez le budget.

¹ Les codes de coût standard et spécifiques au projet (qui peuvent être créés Sage 300 CRE® manuellement sous Configurer dans Codes de coût) sont synchronisés avec la liste des codes de coût du projet dans Procore. Les codes spécifiques au projet sont affichés en bleu.

¹ Exporter Remarque : l’ID d’entreprise ERP est saisi manuellement par un approbateur de comptabilité lors de l’exportation d’une entreprise de Procore vers Sage 300 CRE.® Celui-ci est stocké en tant qu’ID d’entreprise ERP (vous pouvez le consulter dans l’outil Intégrations ERP au niveau entreprise sous Entreprises ou dans l’outil Annuaire au niveau entreprise) et est ensuite utilisé pour d’autres exportations liées à l’entreprise (engagements, OC d’engagement).

Les informations sur l’assurance de l’entreprise ne sont importées dans Procore qu’à partir d’entreprises Sage 300 CRE® synchronisées. Les informations relatives à l’assurance sont extraites de l’assurance du fournisseur AP (niveau global) dans Sage 300 CRE®. Il s’agit d’un paramètre facultatif qui peut être activé par le support ERP.

Lorsqu’une modification budgétaire est exportée de Procore vers , un fichier d’importation Sage 300 CRE®pour le coût du projet est créé. Ce fichier d’importation est ensuite exécuté automatiquement sur le serveur Sage pour créer les transactions dans Sage 300 CRE®. Ce fichier d’importation contient 2 types d’enregistrements.

Les modifications budgétaires remplissent un « compartiment » Sage 300 CRE® d’accumulation différent de celui de l’estimation initiale. Une fois publiée, la modification budgétaire se trouve dans Coût du projet > Configurer > projets > Estimer les totaux > les changements approuvés.

¹ Enrègle générale, les modifications budgétaires sont utilisées pour transférer de l’argent d’un poste budgétaire à un autre, généralement avec un effet à somme nulle.

Export from Procore only.

¹ When a commitment is created in Procore you must select a type, Purchase Order or Subcontract. This is used as the commitment type for Sage 300 CRE®.

² The ERP Vendor ID associated with the Contract Company is used on the import file for Sage 300 CRE®. You cannot export a commitment for a Contract Company that does not have an ERP Vendor ID.

³ Typically Units, Unit Cost and Unit Descriptions are only used on Purchase Orders.

⁴ The field is titled Contract Amount when working in a Subcontract, and it is titled Subtotal when working in a Purchase Order.

Exporter depuis Procore uniquement. Lorsque vous saisissez la VDC pour un ordre de changement de l’engagement dans Procore, vous avez la possibilité de sélectionner un poste existant ou d’entrer un nouveau poste. Si vous sélectionnez un poste existant, un seul fichier d’importation (avec 2 enregistrements, l’ordre de changement d’engagement et le poste d’ordre de changement d’engagement) est créé pour Sage 300 CRE® créer l’enregistrement d’ordre de changement d’engagement et les transactions de coût engagées approuvées. Si vous ajoutez un nouveau poste, 2 fichiers d’importation sont utilisés pour Sage 300 CRE®. L’un est utilisé pour créer le nouveau poste (élément d’engagement) sur l’engagement, et l’autre avec 2 enregistrements pour créer l’enregistrement d’ordre de changement de l’engagement et les transactions de coût engagées approuvées. Le(s) fichier(s) d’importation est/sont alors exécuté(s) automatiquement(s) sur le Sage 300 CRE® serveur.

Le fichier d’importation est utilisé pour créer l’ordre de changement de l’engagement et les transactions de coût du projet correspondantes. Il y aura un enregistrement d’élément d’ordre de changement d’engagement dans le fichier d’importation pour chaque élément d’ordre de changement d’engagement qui a été saisi dans la ventilation des coûts dans Procore. Les transactions sont placées dans le fichier new.jct et auront un type de transaction « Aprvd Cmmtt Cst Chng » dans Sage 300 CRE®. Ces transactions mettront à jour les totaux dans Coût du projet pour le projet, les codes de coût et les catégories lorsque ce lot sera validé.

¹ Il n’est pas possible d’exporter un ordre de changement de l’engagement avec un statut autre que Approuvé, il s’agit donc toujours du statut sur le fichier d’importation.

² En règle générale, les unités, le coût unitaire et les descriptions des unités ne sont utilisés que sur les bons de commande.

³Le champ est intitulé Montant du contrat lorsque vous travaillez dans un contrat de sous-traitance et il est intitulé Sous-total lorsque vous travaillez dans un bon de commande.

⁴Uniquement lorsqu’un nouveau poste est sélectionné lors de la saisie de la VDC sur l’OCE.

Si cette option est activée, les informations suivies dans le budget Procore pour la prévision jusqu’à l’achèvement et le coût estimé à l’achèvement seront incluses dans l’exportation chaque fois qu’un montant budgétaire initial ou des modifications budgétaires sont exportés de Procore vers Sage 300 CRE®. Il s’agit d’un paramètre facultatif qui peut être activé à l’aide de la fonction Exporter les montants des prévisions sous Paramètres ERP dans les paramètres de configuration du budget du projet. Voir Comment exporter les données de prévisions des coûts d’un budget Procore vers Sage 300 CRE ? pour obtenir des directives.

Pour chaque poste budgétaire, 2 types de transactions (Feuilles de calcul Divers 1 et Feuille de calcul Divers 2) sont créés dans Sage 300 CRE®. Une fois publiés, ceux-ci mettront à jour les champs Msc cat amt 1 et Msc cat amt 2 sur l’enregistrement de catégorie (Configurer > catégories > MW et Total personnalisé).

Importer depuis Sage 300 CRE® uniquement. Les informations de coûts sont extraites pour chaque code/catégorie de Sage 300 CRE® coût sur les projets synchronisés pour être utilisées à 2 endroits dans Procore, le budget et les coûts du projet.

¹ Il s’agit d’une colonne calculée qui affiche la différence entre les deux champs de la base de données dans Sage 300 CRE®.

Importer depuis Sage 300 CRE® uniquement. Si cette fonctionnalité est activée, tous les détails de transaction de coût validés à partir du fichier Current.JCT dans Sage 300 CRE® sont importés dans l’outil Coûts directs pour chaque projet. Ceci fournit le détail des transactions pour les coûts affichés dans Procore, et si la vue du budget est configurée correctement, les valeurs de ces transactions peuvent être affichées dans les colonnes Coûts directs ou Coût JTD pour un poste budgétaire.

Importer depuis Sage 300 CRE® uniquement. Les contrats dans Sage 300 CRE® peuvent être créés dans l’application Contrats (pour les projets qui ont une méthode de facturation des contrats d’utilisation) ou dans la tâche Feuilles de calcul diverses dans Coût du projet (pour les projets qui ont une méthode de facturation d’utilisation Quickbill). Si la méthode de facturation d’une tâche est Utiliser la facture rapide, un niveau de facturation doit être spécifié. Ce niveau de facturation déterminera le niveau auquel la ventilation des coûts (VDC) peut être saisie. Les options sont Tâche, Division et Section. Quelle que soit la manière dont les informations relatives à votre contrat principal sont enregistrées dans Sage 300 CRE®, elles peuvent être importées dans l’outil Contrats principaux de Procore. Les tableaux ci-dessous fournissent des détails sur les informations qui sont importées dans l’outil Contrat principal de Procore en fonction de votre méthode de facturation et des paramètres de niveau de facturation dans Coût du travail. Un élément de ventilation des coûts est créé dans l’onglet Ventilation des coûts du contrat principal dans Procore pour chaque élément de contrat saisi dans le contrat dans Sage 300 CRE®.

Avec le niveau de facturation du projet , Sage 300 CRE® vous pourrez saisir le montant de la ventilation des coûts pour le projet au niveau du projet sous Tâches > Saisir diverses feuilles de calcul dans Coût du travail. Cela signifie qu’un seul montant résumé, est tout ce qui peut être saisi pour le projet. Lorsque ce type de contrat principal est importé dans Procore, un seul élément de ventilation des coûts est créé dans l’onglet Ventilation des coûts du contrat principal.

Avec le niveau de facturation de la division , Sage 300 CRE® vous pourrez saisir le montant de la ventilation des coûts pour le projet au niveau de la division . Cela signifie qu’un montant de ventilation des coûts peut être saisi pour chaque division de code de coût du projet sous Tâches > Saisir diverses feuilles de calcul dans Coût du travail. Lorsque ce type de contrat principal est importé dans Procore, un élément de ventilation des coûts est créé dans l’onglet Ventilation des coûts du contrat principal pour chaque division de code de coût pour laquelle un montant de ventilation des coûts est saisi dans Sage 300 CRE®.

Avec le niveau de facturation de section, Sage 300 CRE® vous pourrez saisir le montant de la ventilation des coûts pour le projet au niveau de la section ou du code de coût sous Tâches > Saisir diverses feuilles de calcul dans Coût du projet. Cela signifie qu’un montant de ventilation des coûts peut être entré pour chaque code de coût du projet. Lorsque ce type de contrat principal est importé dans Procore, un élément de ventilation des coûts est créé dans l’onglet Ventilation des coûts du contrat principal pour chaque code de coût pour lequel un montant de ventilation des coûts est saisi dans Sage 300 CRE®.

Exporter depuis Procore uniquement. Deux types de transactions sont créés dans le module Coût du projet lorsqu’un ordre de changement au contrat principal approuvé est exporté vers Sage 300 CRE®. Les transactions de changement d’estimation approuvées sont créées et elles sont utilisées pour mettre à jour l’estimation approuvée et l’estimation totale sur le projet, ainsi que les transactions de valeur planifiée approuvées, qui sont utilisées pour mettre à jour les montants des changements approuvés et du contrat total sur le projet. Les annotations utilisées sur un ordre de changement au contrat principal dans Procore sont incluses dans les modifications de valeur planifiée approuvées et peuvent également être envoyées aux modifications d’estimation approuvées .

Pour les détails de la mise à jour de l’estimation, une transaction sera créée pour chaque élément de ventilation des coûts qui a été créé dans l’OCP dans Procore. Les transactions sont placées dans le fichier new.jct et auront un type de transaction Approuvé Changement d’estimation dans Sage 300 CRE®. Ces transactions mettront à jour les totaux pour le projet, les codes de coût et les catégories dans Coût du projet lorsque ce lot sera publié dans le fichier current.jct. Chaque transaction comprendra le numéro OCCP de Procore dans le champ Chg Mgt Ref 1.

Pour les changements de valeur de Sage 300 CRE® planning approuvés, l’API tente de publier ces entrées automatiquement lorsqu’elles sont créées dans le fichier new.jct dans Coût du projet. Si le projet a une méthode de facturation Contrats d’utilisation, une fois que les entrées sont validées dans Coût du projet, il envoie également des transactions à l’application Contrats pour mettre à jour les informations.

¹ Si l’option de création d’un poste sur le contrat principal a été sélectionnée lors de la saisie de l’OCP dans Procore, l’approbateur de comptabilité sera invité à attribuer le nouveau numéro d’identification de poste du contrat au moment de l’exportation. Le code d’élément de contrat saisi est utilisé pour créer le nouvel élément sur le contrat dans l’application Contrats au cours de ce processus. Cet élément sera créé sans montant de contrat d’origine, la seule valeur qu’il aura est le montant de la modification approuvée par l’OCCP.

Exporter depuis Procore uniquement. Lorsqu’une facture est exportée de Procore vers Sage 300 CRE®, un fichier d’importation est créé pour le module Comptabilité fournisseurs . Ce fichier d’importation est ensuite exécuté automatiquement sur le Sage 300 CRE® serveur pour créer l’enregistrement de facture dans Sage 300 CRE®.

Remarque : le paiement dû actuellement qui s’affiche sur l’écran Prêt à exporter dans l’outil Intégrations ERP sous Factures de sous-traitant n’inclut pas le montant de la facture pour la retenue de garantie. Procore enverra le montant initial et les montants de la retenue de garantie séparément Sage 300 CRE® , car le paiement dû actuellement est un montant calculé dans Sage 300 CRE® les comptes fournisseurs (montant d’origine - retenue).

¹ Le numéro de facture de la facture de sous-traitant saisie dans Procore sera prérempli dans le champ ID ERP de l’écran Prêt pour l’exportation dans l’outil Intégrations ERP sous Factures de sous-traitant, mais l’approbateur de comptabilité peut le modifier avant que la facture ne soit exportée de Procore vers Sage 300 CRE®. La valeur qui a été saisie dans le champ ID ERP au moment de l’exportation est stockée en tant qu’ID Sage 300 CRE® (vous pouvez la voir dans la section Synchronisés de l’outil Intégrations ERP sous Factures de sous-traitants).

² La description d’une facture qui sera créée dans Sage 300 CRE® peut être saisie dans le champ Description par un approbateur de comptabilité sur l’écran Prêt à exporter de l’outil Intégrations ERP sous Factures de sous-traitants. Si aucune description n’est saisie au moment de l’exportation, le champ Description sera vide sur la facture créée dans Sage 300 CRE®.

³ Ce champ est rempli automatiquement en fonction de la date de facturation de la facture dans Procore, mais peut être remplacé au moment de l’exportation sur l’écran Prêt à exporter de l’outil Intégrations ERP sous Factures de sous-traitant.

Export from Procore only. When an invoice is exported from Procore to Sage 300 CRE®, an import file is created for the Accounts Receivable module. This import file is then run on the Sage 300 CRE® server automatically to create the invoice record in Sage 300 CRE®.

Note: The Current Payment Due that is displayed on the Ready to Export screen in the ERP Integrations tool under Owner Invoices does not include the amount on the invoice for Retainage. Procore will send the Original Amount and Retainage Amounts to Sage 300 CRE® separately as the Current Payment Due is a calculated amount in Sage 300 CRE® Accounts Receivable (Original Amount - Retainage).