Vue

Vue® se connecte à Procore avec le service Ryvit. Il s’agit d’un service Windows léger qui est installé dans votre environnement pendant le processus d’implémentation. Il utilise le protocole HTTP Secure (HTTPS) et une API interne Representational State Transfer (REST) pour :

• Authentifier et vérifier l’autorisation d’accès des utilisateurs.

• Empaquetez et synchronisez en toute sécurité les données entre Procore et le service Ryvit.

General Settings
If you are integrating Procore with Vue®, your Procore point of contact will configure these general settings:

• Default Project Template
  If you have created a project template in the Portfolio tool, you can select that template from the drop-down list. This will apply the template to the Procore project that is created when you import a Vue® job.

• Default Subcontract Commitment.

• Cost Type for Converted Bids.

• Subcontract Commitment SOVs.

• Use Procore Contract #
  Mark this checkbox if you want Procore to populate the 'Commitment ID' field with the Procore contract number, when your users create a commitment in Procore.
  Note: This setting affects only commitments created in Procore. Users also retain the ability to change the Commitment ID in Procore.

• Use Procore Change Order #
  Mark this checkbox if you want Procore to populate the 'CCO ID' field with the Procore's CCO ID, when your users create a commitment change order in Procore.
  Note: This setting only affects CCOs created in Procore. Users retain the ability to change the CCO ID in Procore.

• Automatically add new cost code/category combinations to budgets on projects integrated with Vista®
  Mark this checkbox if you want Procore to automatically add the cost code/category combination as a new budget line item, regardless of whether or not the budget is locked or unlocked. If the budget is unlocked, Procore will automatically import the Estimate amount found in Vue® to the Original Budget column. If the budget is locked, Procore will still add the line item for the new cost code/category combination, but will set the Original Budget column to $0 (Note: Original budgeted amounts will not be imported if the budget is locked).

• Procore's Budget Direct Cost Column

  • Read only, populate from Vista®
    For Vue®, the Budget's 'Direct Cost' column can either be read only and populated with data from Vue® or editable and not populated from Vue®.
    OR

  • Editable, do not populate from Vista®
    If you're using the Direct Costs tab, the data will always be populated from Procore's Direct Costs Tool.

• Vendors will be automatically updated

  • Automatically update vendors when refreshing vendor list
    Choose this option if you want Procore to automatically update the vendor/company record in the Directory tool with information that has been added in Vue®.
    OR

• Do not update vendors
  Choose this option to prevent Procore from automatically updating the vendor/company records in the Directory tool with information that has been added in Vue®.

Sync Schedule

• When your company has enabled the Company level ERP Integrations tool in Procore and configured it to work with the Vue® connector, automatic synchronization occurs once every hour by default. The auto-sync schedule cannot be changed.

• Compliance documents for subcontracts synced with Procore are imported from Vue® every four hours.

Notes

• Les segments SDP personnalisés ne sont PAS pris en charge.

• Les nouveaux codes de coût doivent être créés dans votre système ERP et ne peuvent pas être créés dans Procore.

• Les préférences de codes de coût sont disponibles dans l’outil Admin de votre entreprise, sous Paramètres de l’entreprise.

• Si vous allez intégrer au moins un (1) projet avec Vue®, vous devez toujours activer l’option « Disponible pour utilisation sur de nouveaux projets ».

• Si vous souhaitez examiner les codes de la liste, cliquez sur Modifier pour ouvrir la Vue® page Codes de coût standard.

• Si un code de coût a été désactivé, vous ne pouvez pas l’ajouter à un projet à moins de le réactiver au préalable.

• Les projets utilisant la liste Code de coût standard ne peuvent pas être intégrés avec Vue®.

• La liste des codes de coût standard est soit la liste par défaut incluse dans Procore, soit une liste de codes de coût personnalisée qui a été importée pour votre entreprise.

• La liste Code de coût standard ERP doit être sélectionnée pour synchroniser les données financières d’un projet.

Notes

• Les codes de coût au niveau projet doivent être ajoutés au projet à partir de la liste des codes de coût standard ERP au niveau entreprise.

• Vous pouvez ajouter de nouveaux codes SDP et affectations de type de Vue® coût, puis actualiser les codes SDP de votre projet pour utiliser les codes nouvellement ajoutés.

• Tous les codes de coût au niveau projet qui ne sont pas synchronisés seront automatiquement synchronisés avec votre ERP lors de l’exportation de votre budget.

Syncing

• You can select whether to sync the payment address or the purchasing address of vendors in Vue®. The selected address will be used during the import of Vue® vendors into your Procore account's Company level Directory. This feature is available during the implementation of the Vue® integration.

Notes

• It's strongly recommended that before adding a new company to Procore from Vue®, you must first try to link any Vue® vendors that already exist in your Procore account's Company level Directory.

Recommendations

• If you have a vendor record in Vue® that you will not be using in Procore, you should archive it in Procore.

Limitations

• After a vendor record from Vue® is linked to a company record in Procore, 'Address' changes will not sync between the two systems unless the 'Vendors will be automatically updated' setting in the Company level ERP Integrations tool is enabled.

  • If this setting is enabled, changes to the company's address or phone number in Vue® will sync with the linked Procore company record to maintain an exact match between the two systems.

  • This setting is available because the 'Address' in Vue® pertains to the vendor's billing address, which may be different from the mailing address that your project management team needs to use for job related correspondence.

Notes

• The following insurance fields in a Procore company record are locked when Procore's data is synced with Vue®:

  • Insurance Type (e.g., General, Automotive, Umbrella, and Worker's), Effective Date, Expiration Date, Limit, Name, and Policy Number.

  • You must make any necessary updates to these fields in Vue®.

• During the Implementation Process, your Procore point of contact will work with your company's Procore Administrator to determine whether or not your system will be configured to sync vendor insurance information from Vue® into Procore.

Limitations

• Les projets en cours ou créés avant la connexion de l’intégration ne peuvent pas être synchronisés. Des services professionnels pour l’aide à l’intégration des dossiers de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.

Exigences

• Si vous choisissez d’importer un projet à partir de afin de créer un nouveau projet Procore, vous pouvez sélectionner le modèle de projet que vous souhaitez appliquer à votre nouveau projet dans la page « Paramètres d’intégration Vue® » de l’outil Intégrations ERP.

• Vous devez toujours effectuer l’importation du projet avant de créer des engagements (c’est-à-dire des contrats de sous-traitance ou des bons de commande) dans Procore.

• Avant de pouvoir exporter un projet de Procore vers Vue®, il doit satisfaire aux exigences suivantes :

  • Modèle de responsabilité. Doit avoir un modèle de responsabilité pour le projet Procore.

  • Code de l’État. Doit avoir un code d’état dans l’adresse du projet Procore.

Synchronisation

• Vous pouvez exporter des budgets contenant des postes originaux avec des valeurs de 0 $ de Procore vers Sage Intacct®.

Conditions préalables à l’exportation du budget

• Vous devez assigner un type de coût à chaque code de coût du projet pour exporter votre budget, que le code de coût soit inclus ou non dans le budget.

Restrictions budgétaires à l’exportation

• Après l’exportation d’un budget de Procore vers Vue®, la fonction d’importation (c’est-à-dire de Vue® vers Procore) ne sera plus disponible pour ce projet/budget.

Conditions préalables à l’importation d’un budget

• L’estimation initiale doit être validée avant Vue® d’effectuer l’importation.

• L’outil Budget doit être activé sur votre projet Procore.

• La Vue® tâche doit être synchronisée avec votre projet Procore.

• Le budget du projet doit être débloqué.

Restrictions à l’importation de budget

• L’outil Intégrations ERP ne synchronise PAS les valeurs de l’unité de mesure (UdM) et de la quantité unitaire entre les systèmes. Actuellement, la synchronisation du budget est uniquement basée sur le montant. Cela signifie que vous devez saisir manuellement les unités dans Procore et Vue®.

Informations complémentaires:

• Si une combinaison Code de coût/Type de coût existe sur le projet dans Vue®, son estimation de coût doit être supérieure à zéro (0 > $) afin de créer un poste budgétaire dans Procore.

• Toutes les mises à jour de l’estimation initiale qui Vue® ont été saisies seront déplacées vers Procore pendant le processus d’importation (ou de réimportation) avec l’intégration.

Synchronisation

• Les modifications budgétaires sont synchronisées avec les modifications d’estimations dans Vue®.

Informations complémentaires

• Les postes avec un « ? » ne permettent pas à un utilisateur de créer une modification budgétaire dans/depuis le poste budgétaire.

• Une fois qu’une modification budgétaire a été créée, elle ne peut être ni modifiée ni supprimée.

Requirements
Before you can export a commitment from Procore to Vue®, it must satisfy the following requirements:

• ID Number. Must be 30 characters or less.

• Title. Must be 60 characters or less.

• Contract Company. Must be linked to a synced Vue® vendor.

• Status. For purchase orders, the status must be set to 'Approved'. For subcontracts, the status can be set to 'Approved' (this is the recommended setting) or 'Complete.'

• Schedule of Values (SOV). Must include at least one (1) line item with a Vue® cost code (Note: You can only add a line item to the commitment's SOV if its linked to an existing cost code and category).

Additional Information

• If desired, you can configure your default settings to use your Procore Contract Number for an exported commitment's Vue® ID field. If enabled, the Vue® ID will auto-populate with the Procore Contract Number, however, the value can still be edited (Note: Enabling this setting requires 'Admin' level permission on the ERP Integrations tool.)

Syncing:

• You can import compliance documents from synced subcontracts in Vue® into Procore commitments. See Sync Vista® Compliance Documents with Compliance in Commitments.

Note

• When a synced CCO is deleted from Procore, the delete action is captured in the individual item's Change History tab.

Limitations

• To add a Schedule of Values (SOV) line item to a CCO, it must be tied to an existing cost code and category.

• Vue® has a limitation where a contract line item cannot be modified more than once on any CCO. Therefore, if you have a CCO that contains more than one modification for the same commitment line item, Procore will automatically sum the amount of the items and send it to Vue® as a single (aggregated) value.

Requirements

• Before you can export a CCO from Procore to Vue®, it must satisfy the following requirements:

  • Number (#). Must be an integer and five (5) characters or less.

Exigences

• Avant de pouvoir envoyer une facture de l’outil Engagements à l’outil Intégrations ERP, le statut de la facture doit être Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle ou En attente de l’approbation du maître d’ouvrage .

Informations complémentaires

• Date de facturation. Dans Procore, cette date est transférée en Vue® tant que date sur une facture.

• Les factures dont le montant total est égal à zéro dollar ne peuvent pas être envoyées à Vue®. Ces factures ne seront PAS synchronisées lors de l’exportation.

• La retenue de garantie est libérée automatiquement avec Vue®.

• Les matériaux actuellement entreposés et la retenue de garantie des matériaux ne sont pas pris en charge avec l’intégration Vue® . Ces valeurs seront ignorées lors de l’envoi des factures à Vue®.

Sync Requirements

• The Commitments tool must be active on the desired project(s).

• The Invoice Tool must be active.

  • Contact support to turn on Subcontract Invoice Export for the integration.

• The Payments Issued tab must also be enabled in the project's Commitments tool.

• The subcontractor invoice for which a payment is being made must first be exported to Vue® before payment data can be synced.

Supported Items
The sync process supports the following payments:

• Check and Credit Card payments in Vue®.

• Full and partial payments in Vue®.

• Changes made to a payment after it is synced. For example, voiding a check.

Limitations

• Invoices that were created in Procore and sent to Vue® as AP Unapproved invoices are out of scope.

• There are no special considerations being made for retainage payments as part of this feature.

• Voided payments in Vue®:

  • When voiding payments in Vue® you will be presented with a check box called “Record CM Reference as Void - number cannot be reused“. When NOT checking this box, instead of updating the payment header as “Voided“, Vue® will delete the payment (check number) from the database. If the above box is not checked, one of the following actions must be taken to void this payment in Procore:

    • Contact support to request that they unlink the payment from the ERP. Once the payment is unlinked, the user can delete the payment record from Procore.

    • Manually create an additional payment record in Procore with a negative amount to cancel out the original amount, and a note stating “VOIDED”. Please note that this is not an update to the original payment, but rather an additional payment record.

Additional Information:

• Users cannot edit synced payments in Procore.

• Synced payments deleted in Vue® are not deleted automatically from Procore. To delete a synced payment, contact support. Include details such as project number, commitment number, and invoice number, as well as details about the specific payment.

Requirements:

• Enable the Prime Contracts tool.

• Add the Prime Contracts tool to the Project Tools menu.

• Create a prime contract in Vue® so you can import. Refer to your Vue® documentation for instructions.

Additional Information:

• If you choose to update the prime contract in Vue®, you will need to manually sync and re-import your changes to Procore.

• You will not be able to sync a prime contract when:

  • The prime contract is in unapproved state.

  • The prime contract does not belong to a synced job.

  • The prime contract has inadvertently been added to more than one (1) project in your company's Procore account.

• Within your ERP Integration settings, ERP Admins can enable the ability to designate your prime contract as either Unit-based or Amount-based before importing to Procore.

Requirements:

• Ensure that the project's prime contract has been imported to Procore from Vue®.

• If any changes have been made to the Prime Contract in Vue®, ensure that those changes are synced to Procore.

• Create or update the PCCO in Procore.

• Before you can send a PCCO to the ERP Integrations tool, it must also satisfy these prerequisites:

  • Title. Must be 30 characters or less.

  • Number (#). Must be five (5) characters or less.

  • Status. Must be in the Approved status.

Additional Information:

• When resetting PCCOs, Procore will not check the ERP system before resetting your PCCOs.

• If you want to resend the PCCO, you must delete it in Vue® before resending.

• You can view the 'Quantity', 'Unit of Measure (UOM)', and 'Unit Cost' fields without any values for line items in PCCOs. Currently, these fields cannot be edited because the Procore + Vue® integration does not support this capability.

Synchronisation

• Synchronise les informations de coût du projet au niveau récapitulatif dans une colonne personnalisée « Coûts directs ERP » dans la vue du budget appropriée.

Note

• Pensez à utiliser l’autorisation granulaire « Afficher les détails des coûts directs » de l’outil Budget dans vos modèles d’autorisations pour contrôler qui peut et ne peut pas cliquer sur une valeur dans la colonne « Coûts directs » d’une vue du budget pour ouvrir une fenêtre contextuelle qui affiche les détails de la transaction de coût du projet dans l’outil Budget.

Synchronisation

• Synchronise les détails de la transaction de coût du projet dans l’outil Coûts directs de Procore. Ces informations sont ensuite visibles sous forme de résumé dans quelques colonnes personnalisées que vous configurerez dans la vue du budget appropriée.

Exigences relatives au détail de la transaction de coût du projet

• Activez la synchronisation des transactions de coût de projet sur votre projet dans l’outil Admin au niveau projet.

• Configurez la ou les vues du budget souhaitées pour votre projet intégré à ERP.

  • Déterminez à quelle(s) vue(s) du budget vous souhaitez ajouter les colonnes de transaction recommandées pour les coûts du projet. Vous pouvez ajuster votre vue du budget standard ou une vue du budget personnalisée, en fonction des configurations de votre entreprise.

  • Si vous avez déjà configuré la synchronisation des données récapitulatives des coûts du projet, vous devrez supprimer à la fois la colonne calculée existante « Coûts directs ERP » et la colonne source « Coûts du projet ERP à ce jour » dans les vues du budget que vous souhaitez modifier pour inclure le détail de la transaction de coût du projet.

Exigences:

• Les Vue® données de coûts de l’estimation initiale doivent d’abord être synchronisées avec l’outil Budget de Procore.

• Les données importées et la valeur « Coût final estimé » dans Procore peuvent ensuite utiliser les options « Prévision jusqu’à l’achèvement » de Procore pour calculer les valeurs à exporter vers le système intégré Vue® .

• Lors de l’exportation des informations de prévision pour un projet, TOUTES les vues du budget qui incluent des colonnes source ERP sur vos projets intégrés doivent être configurées pour utiliser les mêmes calculs pour les colonnes « Prévision jusqu’à l’achèvement » et « Coût estimé à l’achèvement ». Si ce n’est pas le cas, il est possible que l’exportation envoie des valeurs incorrectes ou inattendues à Vue®.