Vue®

L’intégration connecte Procore Finances de projet à l’utilisation d’un Trimble® Vista service Windows léger qui est installé dans votre Trimble® Vista environnement pendant le processus d’implémentation. Il utilise le protocole HTTP Secure (HTTPS) et une API interne Representational State Transfer (REST) pour :

• Authentifier et vérifier l’autorisation d’accès des utilisateurs.

• lot et synchronisez en toute sécurité données entre Procore et Vista®.

La synchronisation multi-entreprises est prise en charge par cette intégration.

Paramètres généraux
Si vous intégrez Procore avec Trimble® Vista, votre Point de contact Procore configurera les paramètres généraux suivants :

• Modèle de projet par défaut
  Si vous avez créé un modèle de projet dans l’outil Portefeuille, vous pouvez sélectionner ce modèle dans la liste déroulante. Ceci appliquera le modèle au projet Procore créé lorsque vous importez un Trimble® Vista projet.

• Engagement de contrat de sous-traitance par défaut.

• Type de coût pour les enchères converties.

• Ventilation des coûts de l’engagement de sous-traitance.

• Utiliser le # de contrat Procore
  Cochez cette case à cocher si vous souhaitez que Procore renseigne le chantier « ID d’engagement » avec le numéro de contrat Procore, lorsque vos utilisateurs créent un engagement dans Procore.
  Remarque: ce paramètre ne concerne que les engagements créés dans Procore. Les utilisateurs conservent également la possibilité de modifier l’ID d’engagement dans Procore.

• Utiliser l’ordre de changement Procore #
  Cochez cette case à cocher si vous souhaitez que Procore renseigne le champ « ID de OCE » avec l’ID de OCE de Procore, lorsque vos utilisateurs créent un ordre de changement de l'engagement dans Procore.
  Remarque: ce paramètre n’affecte que les OCE créés dans Procore. Les utilisateurs conservent la possibilité de modifier l’ID de l’OCE dans Procore.

• Ajout automatique de nouvelles combinaisons code de coût/catégorie aux budgets des projets intégrés à Vista®
  Cochez cette case à cocher si vous souhaitez que Procore ajoute automatiquement la combinaison code de coût/catégorie en tant que nouveau poste budgétaire, que le budget soit verrouillé ou déverrouillé ou non. Si le budget est déverrouillé, Procore importera automatiquement le montant de l’estimation trouvée dans Trimble® Vista la colonne Budget d’origine. Si le budget est verrouillé, Procore ajoutera toujours le poste pour la nouvelle combinaison code de coût/catégorie, mais définira la colonne Budget d’origine à 0 $ (Remarque: les montants budgétés d’origine ne seront pas importés si le budget est verrouillé).

• Colonne Coût direct du Budget de Procore

  • Lecture seule, remplir à partir de Vista®
    Pour Trimble® Vista, la colonne « Coût direct » du Budget peut être soit en lecture seule et renseignée avec les données de Trimble® Vista, soit modifiable et non renseignée à partir de Trimble® Vista.
    OU

  • Modifiable, ne pas remplir à partir de Vista®
    Si vous utilisez l’onglet Coûts directs, les données seront toujours renseignées à partir de l’outil Coûts directs de Procore.

• Les fournisseurs seront automatiquement mis à jour

  • Mettre automatiquement à jour les fournisseurs lors de l’actualisation de la liste des fournisseurs
    Choisissez cette option si vous souhaitez que Procore mette automatiquement à jour l’enregistrement du fournisseur/de l’entreprise dans l’outil Annuaire avec les informations qui ont été ajoutées dans Trimble® Vista.
    OU

• Ne pas mettre à jour les fournisseurs
  Choisissez cette option pour empêcher Procore de mettre à jour automatiquement les enregistrements fournisseur/entreprise dans l’outil Annuaire avec les informations qui ont été ajoutées dans Trimble® Vista.

Planning de synchronisation

• Lorsque votre entreprise a activé l’outil Intégrations ERP au niveau entreprise dans Procore et l’a configuré pour fonctionner avec le connecteur, la Trimble® Vista synchronisation automatique se produit une fois par heure par défaut. Le programme de synchronisation automatique ne peut pas être modifié.

• Les documents de Trimble® Vista conformité pour les contrats de sous-traitance synchronisés avec Procore sont importés toutes les quatre heures.

Fonction d’exportation directe disponible

• La fonction d’exportation directe est disponible si les utilisateurs souhaitent ignorer l’examen de l’approbateur de comptabilité dans l’outil Intégrations ERP pour les engagements, ordres de changement de l'engagement et factures de sous-traitant.

Notes

• Les segments SDP personnalisés ne sont PAS pris en charge.

• Les nouveaux codes de coût doivent être créés dans votre système ERP et ne peuvent pas être créés dans Procore.

• Les préférences de codes de coût sont disponibles dans l’outil Admin de votre entreprise, sous Paramètres de l’entreprise.

• Si vous allez intégrer au moins un (1) projet avec Trimble® Vista, vous devez toujours activer l’option « Disponible pour utilisation sur de nouveaux projets ».

• Si vous souhaitez examiner les codes de la liste, cliquez sur Modifier pour ouvrir la Trimble® Vista page Codes de coût standard.

• Si un code de coût a été désactivé, vous ne pouvez pas l’ajouter à un projet à moins de le réactiver au préalable.

• Les projets utilisant la liste Code de coût standard ne peuvent pas être intégrés avec Trimble® Vista.

• La liste des codes de coût standard est soit la liste par défaut incluse dans Procore, soit une liste de codes de coût personnalisée qui a été importée pour votre entreprise.

• La liste Code de coût standard ERP doit être sélectionnée pour synchroniser les données financières d’un projet.

Notes

• Les codes de coût au niveau projet dans Procore doivent être ajoutés au projet à partir de la liste des codes de coût ERP standard au niveau entreprise.

• Des codes de coût et des affectations de type de coût standard et spécifiques au projet peuvent être ajoutés au projet et Trimble® Vistaseront synchronisés avec Procore sur une base horaire.

Synchronisation

• Vous pouvez choisir de synchroniser l’adresse de paiement ou l’adresse d’achat des fournisseurs dans Trimble® Vista. L’adresse sélectionnée sera utilisée lors de l’importation des Trimble® Vista fournisseurs dans le Niveau entreprise Annuaire de votre compte Procore. Cette fonctionnalité est disponible lors de l’implémentation de l’intégration Trimble® Vista .

Support et bonnes pratiques pour les fournisseurs internationaux

• Assurer la réussite des exportations

  • Pour garantir la réussite des exportations, la configuration de la combinaison Pays/État dans les pays du siège social dans Vista® doit correspondre exactement aux sélections de l’Annuaire de Procore pour le fournisseur exportateur. Si cette combinaison n’existe pas, un utilisateur verra une erreur « Combinaison État/pays non valide » lors de l’exportation.

    • Exemple : Si Nottingham, Royaume-Uni est répertorié dans la liste déroulante Procore, il doit être configuré exactement de la même manière dans Vista® .

• Assurer la réussite des importations :

  • Pour garantir la réussite des importations, importez d’abord le fournisseur sans les codes d’état et de pays configurés. Une fois que le fournisseur est préparé pour l’importation, vous pouvez effectuer l’une des deux opérations suivantes :

    • Importez le fournisseur dans Procore. Une fois le fournisseur synchronisé, saisissez les codes d’état et de pays appropriés dans Trimble® Vista Procore.

    • Créez le fournisseur international comme vous le souhaitez dans Procore, puis utilisez la fonction « Lien vers des entreprises existantes » de l’outil ERP pour créer un lien vers l’élément préparé à partir de Trimble® Vista.

Notes

• Il est fortement recommandé, avant d’ajouter un nouveau entreprise à Procore à partir de , d’essayer d’abord Trimble® Vistade lier tous Trimble® Vista les fournisseurs qui existent déjà dans le Niveau entreprise Annuaire de votre compte Procore.

Recommandations

• Si vous avez un enregistrement de fournisseur dans Trimble® Vista que vous n’utiliserez pas dans Procore, vous devez l’archiver dans Procore.

Limites

• Une fois qu’un enregistrement fournisseur de est lié à un enregistrement de entreprise dans Procore, les changements d’adresse Trimble® Vista ne seront pas synchronisés entre les deux systèmes, sauf si le paramètre « Les fournisseurs seront automatiquement mis à jour » dans l’outil Niveau entreprise Intégrations ERP est activé.

  • Si ce paramètre est activé, les modifications apportées à l’adresse ou au numéro de téléphone de l’entreprise seront Trimble® Vista synchronisées avec l’enregistrement d’entreprise Procore lié afin de maintenir une correspondance exacte entre les deux systèmes.

  • Ce paramètre est disponible, car l'« Adresse » de Trimble® Vista correspond à l’adresse de facturation du fournisseur, qui peut être différente de l’adresse postale que votre équipe de gestion de projet doit utiliser pour la correspondance liée au projet.

Limitations

• Les projets en cours ou créés avant la connexion de l’intégration ne peuvent pas être synchronisés. Des services professionnels pour l’aide à l’intégration des dossiers de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.

• Les noms de projet sont limités à 60 caractères. Si le nom du projet comporte plus de 60 caractères, la tentative d’exportation échouera et l’utilisateur sera invité à raccourcir la longueur du nom du projet

Exigences

• Si vous choisissez d’importer un projet à partir de afin de créer un nouveau projet Procore, vous pouvez sélectionner le modèle de projet que vous souhaitez appliquer à votre nouveau projet dans la page « Paramètres d’intégration Trimble® Vista » de l’outil Intégrations ERP.

• Vous devez toujours effectuer l’importation du projet avant de créer des engagements (c’est-à-dire des contrats de sous-traitance ou des bons de commande) dans Procore.

• Avant de pouvoir exporter un projet de Procore vers Trimble® Vista, il doit satisfaire aux exigences suivantes :

  • Modèle de responsabilité. Doit avoir un modèle de responsabilité pour le projet Procore.

  • Code de l’État. Doit avoir un code d’état dans l’adresse du projet Procore.

Conditions préalables à l’exportation du budget

• Vous devez assigner un type de coût à chaque code de coût du projet pour exporter votre budget, que le code de coût soit inclus ou non dans le budget.

Restrictions budgétaires à l’exportation

• Après l’exportation d’un budget de Procore vers Trimble® Vista, la fonction d’importation (c’est-à-dire de Trimble® Vista vers Procore) ne sera plus disponible pour ce projet/budget.

Conditions préalables à l’importation d’un budget

• L’outil Budget doit être activé sur votre projet Procore.

• La Trimble® Vista tâche doit être synchronisée avec votre projet Procore.

• Le budget du projet doit être débloqué.

Restrictions à l’importation de budget

• L’outil Intégrations ERP ne synchronise PAS les valeurs de l’unité de mesure (UdM) et de la quantité unitaire entre les systèmes. Actuellement, la synchronisation du budget est uniquement basée sur le montant. Cela signifie que vous devez saisir manuellement les unités dans Procore et Trimble® Vista.

Informations complémentaires:

• Si une combinaison Code de coût/Type de coût existe sur le projet dans Trimble® Vista, son estimation de coût doit être supérieure à zéro (0 > $) afin de créer un poste budgétaire dans Procore.

• Toutes les mises à jour de l’estimation initiale qui Trimble® Vista ont été saisies seront déplacées vers Procore pendant le processus d’importation (ou de réimportation) avec l’intégration.

Synchronisation

• Les modifications budgétaires sont synchronisées avec les ordres de changement JC internes dansTrimble® Vista.

Informations complémentaires

• Les postes avec un « ? » ne permettent pas à un utilisateur de créer une modification budgétaire dans/depuis le poste budgétaire.

• Une fois qu’une modification budgétaire a été créée, elle ne peut être ni modifiée ni supprimée.

Exigences
Avant de pouvoir exporter un engagement de Procore vers Trimble® Vista, il doit satisfaire aux exigences suivantes :

• Numéro d’identification. Ne doit pas comporter plus de 30 caractères.

  • Les nombres d’engagement peuvent utiliser des traits d’union, mais ne doivent pas inclure de barres obliques avant ou arrière / ou \.

• Titre. Ne doit pas comporter plus de 60 caractères.

• Entreprise sous-traitante. Doit être lié à un fournisseur synchronisé Trimble® Vista .

• Statut. Pour les bons de commande, le statut doit être défini sur « Approuvé ». Pour les contrats de sous-traitance, le statut peut être défini sur « Approuvé » (paramètre recommandé) ou « Terminé ».

• Ventilation des coûts (VDC). Doit inclure au moins un (1) poste avec un Trimble® Vista code de coût (Remarque: vous ne pouvez ajouter un poste à la VDC de l’engagement que s’il est lié à un code de coût et à une catégorie existants).

Informations complémentaires

• Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer vos paramètres par défaut pour utiliser votre numéro de contrat Procore comme champ d’ID d’un Trimble® Vista engagement exporté. Si cette option est activée, l’ID Trimble® Vista se remplira automatiquement avec le numéro de contrat Procore, mais la valeur peut toujours être modifiée (Remarque: l’activation de ce paramètre nécessite une autorisation de niveau « Admin » dans l’outil Intégrations ERP).

• Tous les Engagements seront exportés vers les formulaires de Contrat de sous-traitance Saisie SL (SLHD et SLIT) ou de bon de commande Saisie.

• Aucune donnée n’est mappée ou importée depuis le module Gestion de projet (PM) dans Vista.

Synchronisation:

• Les utilisateurs de Procore Pay peuvent importer les informations de conformité des contrats de sous-traitance synchronisés dans Trimble® Vista les engagements Procore. Voir Synchroniser Vista® Conformité Documents avec Conformité dans Engagements.

Note

• Lorsqu’un OCE synchronisé est supprimé de Procore, l’action de suppression est capturée dans l’onglet Historique des changements de l’élément individuel.

Limites

• Pour ajouter un poste de ventilation des coûts (VDC) à un OCE, il doit être lié à un code de coût et à une catégorie existants.

• Trimble® Vista a une limite où un poste du contrat ne peut pas être modifié plus d’une fois sur un OCE. Par conséquent, si vous avez un OCE qui contient plus d’une modification pour le même engagement poste, Procore additionnera automatiquement le montant des éléments et l’enverra à Trimble® Vista sous la forme d’une valeur unique (agrégée).

Exigences

• Avant de pouvoir exporter un OCE de Procore vers Trimble® Vista, il doit remplir les conditions suivantes :

  • Numéro (#). Doit être un entier et cinq (5) caractères ou moins.

Exigences

• Avant de pouvoir envoyer une facture de l’outil Engagements à l’outil Intégrations ERP, le statut de la facture doit être Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle ou En attente de l’approbation du maître d’ouvrage .

Informations complémentaires

• Date de facturation. Dans Procore, cette date est transférée en Trimble® Vista tant que date sur une facture.

• Les factures dont le montant total est égal à zéro dollar ne peuvent pas être envoyées à Trimble® Vista. Ces factures ne seront PAS synchronisées lors de l’exportation.

• La retenue de garantie est libérée automatiquement avec Trimble® Vista.

• Les matériaux actuellement entreposés et la retenue de garantie des matériaux ne sont pas pris en charge avec l’intégration Trimble® Vista . Ces valeurs seront ignorées lors de l’envoi des factures à Trimble® Vista.

Exigences de synchronisation

• L’outil Engagements doit être actif sur le(s) projet(s) souhaité(s).

• L’outil Facture doit être actif.

  • Contactez le support technique pour activer Contrat de sous-traitance Facture exportation pour le intégration.

• L’onglet Paiements effectués doit également être activé dans l’outil Engagements du projet.

• La facture de sous-traitant pour laquelle un paiement est effectué doit d’abord être exportée vers Trimble® Vista avant que les données de paiement puissent être synchronisées.

Éléments pris en charge
Le processus de synchronisation prend en charge les paiements suivants :

• Paiements par chèque et par carte de crédit en Trimble® Vista.

• Paiements complets et partiels en Trimble® Vista.

• Modifications apportées à un paiement après sa synchronisation. Par exemple, l’annulation d’un chèque.

Limitations

• La synchronisation des paiements n’est pas prise en charge pour les factures qui ont été créées dans Procore et envoyées en Trimble® Vista tant que factures AP non approuvées.

• Il n’y a pas de considérations particulières pour les paiements de retenue de garantie dans le cadre de cette fonctionnalité.

• Paiements annulés en Trimble® Vista:

  • Lorsque vous annulez des paiements Trimble® Vista , une case à cocher intitulée « Enregistrer la référence CM comme annulée - le numéro ne peut pas être réutilisé » vous sera présentée. Si vous ne cochez PAS cette case, au lieu de mettre à jour l’en-tête du paiement en tant que « Annulé », Trimble® Vista le paiement (numéro de chèque) sera supprimé de la base de données. Si la case ci-dessus n’est pas cochée, l’une des actions suivantes doit être effectuée pour annuler ce paiement dans Procore :

    • Contactez le support technique pour lui demander de dissocier le paiement de l’ERP. Une fois le paiement dissocié, l’utilisateur peut supprimer l’enregistrement de paiement de Procore.

    • Créez manuellement un enregistrement de paiement supplémentaire dans Procore avec un montant négatif pour annuler le montant d’origine et une note indiquant « ANNULÉ ». Veuillez noter qu’il ne s’agit pas de mettre à jour le paiement initial, mais plutôt d’un enregistrement de paiement supplémentaire.

Informations complémentaires:

• Les utilisateurs ne peuvent pas modifier les paiements synchronisés dans Procore.

• Les paiements synchronisés supprimés dans Trimble® Vista ne sont pas automatiquement supprimés de Procore. Pour supprimer un paiement synchronisé, contactez le support technique. Incluez des détails tels que le numéro de projet, le numéro d’engagement et le numéro de facture, ainsi que des détails sur le paiement spécifique.

Exigences:

• Activez l’outil Contrats principaux.

• Ajoutez l’outil Contrats principaux au menu Outils de projet.

• Créez un contrat principal dans Trimble® Vista afin de pouvoir importer. Reportez-vous à votre Trimble® Vista documentation pour obtenir des directives.

Informations complémentaires:

• Si vous choisissez de mettre à jour le contrat principal dans , vous devez synchroniser et réimporter manuellement vos modifications dans Trimble® VistaProcore.

• Vous ne pourrez pas synchroniser un contrat principal dans les cas suivants :

  • Le contrat principal n’est pas approuvé.

  • Le contrat principal n’appartient pas à un projet synchronisé.

  • Le contrat principal est associé à plus d’un projet dans Trimble® Vista.

• Dans vos paramètres d’intégration ERP, les admins ERP peuvent activer la possibilité de désigner votre contrat principal comme étant basé sur l’unité ou sur le montant avant l’importation dans Procore.

• L’importation du contrat principal n’entraîne aucun code de budget ni aucune numérotation de contrat associée aux postes du contrat.

Exigences:

• Assurez-vous que le contrat principal du projet a été importé dans Procore depuis Trimble® Vista.

• Si des modifications ont été apportées au contrat principal dans Trimble® Vista, assurez-vous que ces modifications sont synchronisées avec Procore.

• Créez ou mettez à jour l’OCCP dans Procore.

• Avant de pouvoir envoyer un OCCP vers l’outil Intégrations ERP, il doit également satisfaire aux conditions préalables suivantes :

  • Titre. Ne doit pas comporter plus de 30 caractères.

  • Numéro (#). Ne doit pas comporter plus de cinq (5) caractères.

  • Statut. Doit avoir le statut Approuvé.

Informations complémentaires :

• Lors de la réinitialisation des OCCP, Procore ne vérifie pas le système ERP avant de réinitialiser vos OCCP.

• Si vous souhaitez renvoyer l’OCCP, vous devez le supprimer dans Trimble® Vista avant de le renvoyer.

• Vous pouvez afficher les champs Quantité, « Unité de mesure (UdM) » et « Coût unitaire » sans aucune valeur pour les postes dans les OCCP. Actuellement, ces champs ne peuvent pas être modifiés car l’intégration Procore + Trimble® Vista ne prend pas en charge cette fonctionnalité.

Synchronisation

• Synchronise les informations de coût du projet au niveau récapitulatif dans une colonne personnalisée « Coûts directs ERP » dans la vue du budget appropriée.

Note

• Pensez à utiliser l’autorisation granulaire « Afficher les détails des coûts directs » de l’outil Budget dans vos modèles d’autorisations pour contrôler qui peut et ne peut pas cliquer sur une valeur dans la colonne « Coûts directs » d’une vue du budget pour ouvrir une fenêtre contextuelle qui affiche les détails de la transaction de coût du projet dans l’outil Budget.

Synchronisation

• Synchronise les détails de la transaction de coût du projet dans l’outil Coûts directs de Procore. Ces informations sont ensuite visibles sous forme de résumé dans quelques colonnes personnalisées que vous configurerez dans la vue du budget appropriée.

•  Les exportations de factures de sous-traitants et les transactions Procore Pay ne renseignent pas de « Date de réception » ; ce champ sera toujours nul.

  • Si vous n’exportez pas actuellement les factures de sous-traitant et que vous n’avez pas Procore Pay, la « Date de réception » s’affichera comme le premier jour du mois où elles ont été publiées.

• S’il est déterminé que les détails des transactions de paie synchronisés dans Procore affichent des informations sensibles, demandez à votre point de contact Procore d’activer un paramètre permettant de masquer la quantité et le coût unitaire.

Exigences relatives au détail de la transaction de coût du projet

• Activez la synchronisation des transactions de coût de projet sur votre projet dans l’outil Admin au niveau projet.

• Configurez la ou les vues du budget souhaitées pour votre projet intégré à ERP.

  • Déterminez à quelle(s) vue(s) du budget vous souhaitez ajouter les colonnes de transaction recommandées pour les coûts du projet. Vous pouvez ajuster votre vue du budget standard ou une vue du budget personnalisée, en fonction des configurations de votre entreprise.

  • Si vous avez déjà configuré la synchronisation des données récapitulatives des coûts du projet, vous devrez supprimer à la fois la colonne calculée existante « Coûts directs ERP » et la colonne source « Coûts du projet ERP à ce jour » dans les vues du budget que vous souhaitez modifier pour inclure le détail de la transaction de coût du projet.

Exigences:

• Les Trimble® Vista données de coûts de l’estimation initiale doivent d’abord être synchronisées avec l’outil Budget de Procore.

• Les données importées et la valeur « Coût final estimé » dans Procore peuvent ensuite utiliser les options « Prévision jusqu’à l’achèvement » de Procore pour calculer les valeurs à exporter vers le système intégré Trimble® Vista .

• Lors de l’exportation des informations de prévision pour un projet, toutes les vues du budget qui incluent des colonnes source ERP sur vos projets intégrés doivent être configurées pour utiliser les mêmes calculs pour les colonnes « Prévision jusqu’à l’achèvement » et « Coût estimé à l’achèvement ». Si ce n’est pas le cas, il est possible que l’exportation envoie des valeurs incorrectes ou inattendues à Trimble® Vista.