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Procore's Document Management tool uses metadata and document fields to automatically grant access to and organize document revisions, making them easier to find. A project's document fields are configured in the Company level Admin tool through configurable fieldsets. Field options can be shown or hidden from the Document Management tool's Configure Settings page.Note: Required fields for every document: Name, Type, Status, and Version.
The table below lists Document Management tool field names and their descriptions, along with notes about where information for these fields populates from.
Note:
Required fields are marked with an asterisk (*) in the Field Name column.
Fields with codes included in the field options are noted in the Data Entry Type column.
This table does not include custom fields.
Certain fields (such as Type, Project, and Originator) have a code at the beginning of the field, which can automatically populate based on the naming standard. See Edit the Naming Standard for the Document Management Tool. For example, a Drawing Type document would populate with 'DR' in the Type field.
Nom du champ | Définition du champ | Type d’entrée de données | Source du champ et notes |
|---|---|---|---|
Flux de travail assigné | Modèle de flux de travail qui a été assigné au document. | Liste déroulante à sélection unique | Sélection manuelle dans l’outil Gestion de documents. Vous pouvez affecter un flux de travail par défaut à appliquer automatiquement à tous les documents chargés dans le projet. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
Rédigé par | Personne qui a créé le document. | Liste déroulante à sélection unique | Génère automatiquement en fonction de la personne qui charge le document, mais vous pouvez modifier le champ si nécessaire. Les options de champ sont copiées à partir de l’outil Annuaire au niveau projet. |
Classification | Sous-type spécifique d’un document. Par exemple, un plan peut avoir une classification de vue en plan, d’élévation ou de coupe. | Liste déroulante à sélection unique (code inclus) | Configuré dans la section Gestion des documents de l’outil Admin au niveau entreprise. Voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion de documents. Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d’origine si le code est au bon endroit selon la norme de nommage. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l’outil de gestion de documents ? et Modifier la norme de dénomination de l’outil de gestion de documents. |
Personnes assignées de l’étape actuelle | Toutes les personnes assignées à l’étape actuelle du modèle de flux de travail. | Référence non modifiable | Se remplit en fonction du modèle de flux de travail de l’outil Flux de travail au niveau Entreprise. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
Étape actuelle du flux de travail | Nom de l’étape du flux de travail dans laquelle se trouve actuellement le document. | Texte non modifiable | Se remplit en fonction du modèle de flux de travail dans l’outil Flux de travail au niveau Entreprise et de l’étape actuelle du flux de travail. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
Date de création | Date à laquelle le document a été créé. | Sélecteur de date | Remplissage automatique lors du chargement si une date est détectée dans le document, mais vous pouvez modifier le champ si nécessaire. Le format de date utilisé correspond à la langue du projet. |
Date de mise à jour | Date et heure de la dernière mise à jour du document dans Procore. | Date non modifiable | Se met à jour automatiquement et ne peut pas être modifié. Ce champ se met à jour automatiquement à partir des éléments suivants : modifications de documents, modifications de métadonnées, et lorsqu’une révision de document remplace ou est remplacée par une autre révision. |
Date de chargement | Date et heure auxquelles le document a été chargé sur Procore. | Date non modifiable | Généré automatiquement en fonction du chargement et ne peut pas être modifié ou masqué. |
Description | Un titre bref pour le document. | Champ de texte | Saisie manuelle dans l’outil de gestion de documents. Pour les plans, l’apprentissage automatique de Procore recherchera la description dans le bloc de titre du plan. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l’outil de gestion de documents ? |
Discipline | Métier associé à ce document, tel que l’architecture, l’électricité ou la mécanique. | Liste déroulante à sélection unique (code inclus) | Configuré dans la section Gestion des documents de l’outil Admin au niveau entreprise. Voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion de documents. Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d’origine si le code est au bon endroit selon la norme de nommage. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l’outil de gestion de documents ? et Modifier la norme de dénomination de l’outil de gestion de documents. |
Lime | Nom de fichier d’origine du document au moment du chargement. | Nom et extension de fichier non modifiables | Généré automatiquement en fonction du fichier téléchargé et ne peut pas être modifié ou masqué. |
Format | Le type de fichier, tel qu’EXCEL, PDF, etc. | Texte non modifiable | Généré automatiquement en fonction du fichier téléchargé et ne peut pas être modifié ou masqué. |
Dans le flux de travail actif | Si le fichier est activement dans un flux de travail (« Oui ») ou non (« Non »). | Texte non modifiable | Génère automatiquement selon qu’un flux de travail a été lancé ou non. Voir Démarrer un flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
Emplacement | Lieu associé au document. | Liste déroulante à sélection unique (code inclus) | Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d’origine tant que le code est au bon endroit conformément à la norme de nommage. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l’outil de gestion de documents ? et Modifier la norme de dénomination de l’outil de gestion de documents. Les options de champ sont copiées à partir de la section Lieux de l’outil Admin au niveau projet. Voir Ajouter des lieux à plusieurs niveaux à un projet. |
Nom* | Identificateur unique d’un document qui peut également être configuré en fonction des exigences d’un projet. | Texte non modifiable OU champ de texte | Génère automatiquement en fonction de la norme de dénomination et de la saisie de champ dans l’outil Gestion de documents. Voir Modifier la norme de dénomination de l’outil de gestion de documents et Modifier les exigences de chargement de l’outil de gestion de documents. Si aucune norme de dénomination n’est appliquée, il s’agit d’un champ de texte brut qui peut être modifié. |
Nombre | Chiffres généralement répertoriés à la fin du nom d’un document. | Champ de texte | Peut être détecté et copié à partir du nom de fichier d’origine si le code est au bon endroit selon la norme de nommage. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l’outil de gestion de documents ? et Modifier la norme de dénomination de l’outil de gestion de documents. Les numéros de plan peuvent être détectés automatiquement sur les documents dont le type est « Dessin ». |
Auteur | Nom de l’entreprise dont la personne qui a créé ou téléchargé le document est employée. | Liste déroulante à sélection unique (code inclus) | Génère automatiquement sur la base du champ « Nom abrégé » de l’entreprise concernée dans l’outil Annuaire. Voir Modifier une entreprise dans l’annuaire de l’entreprise. |
Projet | Abréviation du nom du projet. | Liste déroulante à sélection unique (code inclus) | Copié à partir du champ Code dans l’outil Admin au niveau projet. Voir Qu’est-ce que le champ Code sur la page de création de projet ? |
Révision | Lettre, chiffre ou combinaison de lettres et de chiffres qui identifie une version spécifique du document. | Champ de texte | Lorsqu’un document est chargé, Procore recherche une valeur de révision dans son contenu. S’il en trouve un, il remplit automatiquement le champ « Révision » avec cette valeur. Les utilisateurs peuvent modifier ce champ manuellement à tout moment. |
Taille | La quantité de stockage ou d’espace utilisé par le document. | Texte non modifiable | Génère automatiquement à partir du fichier et ne peut pas être modifié ou masqué. |
Étape | Phase de construction pour laquelle un document a été créé. | Liste déroulante à sélection unique | Les options de champ sont copiées à partir de la section « Étapes » de l’outil Admin au niveau entreprise. Voir Ajouter une étape de projet personnalisée. |
Statut* | L’état d’un document au cours de son passage dans un flux de travail (révision, approbation, rejet, etc.). | Liste déroulante à sélection unique (code inclus) | Sélection manuelle pour les documents sans flux de travail affectés. Les options de champ peuvent être configurées dans la section Gestion des documents de l’outil Admin au niveau entreprise. Voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion de documents. Pour les documents auxquels des flux de travail sont affectés, le champ Statut est automatiquement mis à jour en fonction de l’état actuel du flux de travail. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
Type* | Catégorie du document, telle qu’un plan, un cahier des charges ou un maquette. Si un code d’abréviation (tel que DR pour Drawing) est défini, il s’affiche au début du nom du type. | Liste déroulante à sélection unique (code inclus) | Si le code de type (par exemple, « DR » pour Dessin) existe dans le nom du fichier conformément à la norme de dénomination du projet, il sera renseigné dans le champ Type du document. Voir Modifier la norme de dénomination de l’outil Gestion de documents. Les plans et les cahiers des charges peuvent également être détectés et renseignés par l’apprentissage automatique de Procore. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l’outil de gestion de documents ? Les options de champ pour le champ Type sont gérées dans la section Gestion des documents de l’outil Admin au niveau entreprise. Voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion de documents. |
Mis à jour par | Personne qui a mis à jour le document pour la dernière fois dans Procore. | Nom non modifiable | Les mises à jour se mettent à jour automatiquement en fonction des actions effectuées dans l’outil et ne peuvent pas être modifiées. |
Telechargé par | Personne qui a téléchargé le document sur Procore. | Nom non modifiable | Généré automatiquement en fonction du chargement et ne peut pas être modifié ou masqué. |
Version* | Numéros séquentiels générés automatiquement par Procore pour différencier chaque itération de document soumise. Ce champ n’est pas modifiable. | Corde | Se met à jour automatiquement lorsqu’une nouvelle version du document est soumise ou change de nom. Il ne peut pas être modifié ou masqué. |
Volume / Système | Ce champ est utilisé pour regrouper les documents liés selon les besoins. Un volume est généralement un lot ou un regroupement de documents. Un système est généralement un ensemble complet d’équipements qui fonctionnent ensemble pour un rôle ou un objectif, comme un système solaire-électrique. | Liste déroulante à sélection unique (code inclus) | Configuré dans la section Gestion des documents de l’outil Admin au niveau entreprise. Voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion de documents. |
Personnes assignées du flux de travail | Toutes les personnes assignées de toutes les étapes du modèle de flux de travail. | Noms non modifiables | Se remplit en fonction des sélections effectuées dans le modèle de flux de travail de l’outil Flux de travail au niveau Entreprise. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
Gestionnaire de flux de travail | Personne sélectionnée comme gestionnaire du modèle de flux de travail assigné au document. | Nom non modifiable | Se remplit en fonction des sélections effectuées dans le modèle de flux de travail de l’outil Flux de travail au niveau Entreprise. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
Étape de flux de travail due | Date à laquelle toutes les personnes assignées à l’étape actuelle doivent soumettre leurs réponses. | Date non modifiable | Se remplit en fonction des sélections effectuées dans le modèle de flux de travail de l’outil Flux de travail au niveau Entreprise. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents. |
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