L’outil de gestion de documents est disponible dans certains pays. Il n’est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre point de contact Procore.
Autorisations utilisateur requises :
Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil de gestion de documents.
ET
Pour démarrer un flux de travail, vous devez disposer de l’une des autorisations suivantes :
L’autorisation granulaire « Peut démarrer des flux de travail » pour les flux de travail de gestion de documents est activée dans le modèle d’autorisation du projet. Voir Comment les autorisations fonctionnent-elles dans l’outil de gestion de documents ?* Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Annuaire au niveau projet.
Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Flux de travail au niveau Entreprise.
Pour redémarrer un flux de travail, appliquer un autre modèle de flux de travail ou envoyer des éléments via un flux de travail supplémentaire, vous devez disposer de l’autorisation suivante :* Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil de gestion de documents.
Si certains types d’erreurs de document se produisent, l’administrateur du projet peut les résoudre dans la vue enregistrée « Action requise ».
Accédez à l’outil Gestion de documents du projet.
Les options suivantes sont disponibles :
Démarrer un flux de travail sur les documents chargés
Appliquer un nouveau modèle de flux de travail aux documents
Téléchargez des documents si nécessaire. Voir Charger des documents dans l’outil de gestion des documents.
Cliquez sur l’onglet Chargements .
Remplissez les champs obligatoires pour les documents. Voir Informations complètes pour les documents dans l’outil Gestion de documents.
Cliquez sur le menu déroulant Flux de travail affecté pour sélectionner un flux de travail pour les documents.
Pointe! Vous pouvez affecter un flux de travail à plusieurs documents à l’aide de la fonction de modification par lot.
Cliquez sur Appliquer si vous modifiez à partir du panneau « Modifier les attributs du document ».
Ceci applique le flux de travail au(x) document(s), mais ne démarre pas le flux de travail.
Cliquez sur Soumettre.
Les documents sont alors envoyés à la première étape du flux de travail. Les personnes assignées de l’étape actuelle recevront une notification par e-mail.
Note: Le bouton Soumettre n’est pas disponible pour les documents pour lesquels il manque des champs obligatoires. Voir l’étape 3.
Redémarrez, réappliquez ou appliquez un flux de travail supplémentaire à un document ou à un groupe de documents à tout moment de leur cycle de vie. Les modifications apportées au flux de travail d’un document deviennent une partie horodatée de l’historique de son flux de travail.
Cliquez sur l’onglet Documents .
Sélectionnez un ou plusieurs documents auxquels appliquer un nouveau modèle de flux de travail.
Remarque : si vous sélectionnez un document avec un flux de travail terminé, vous pouvez l’envoyer via un processus d’approbation de flux de travail supplémentaire.
Cliquez sur l’icône Flux de travail 
qui apparaît en haut de la liste.
Sélectionnez Appliquer un nouveau flux de travail.
Sélectionnez le modèle de flux de travail souhaité dans la liste.
Note: La sélection du même modèle de flux de travail que celui déjà appliqué à un document relancera le flux de travail de ce document.
Cliquez sur Appliquer.
Cliquez à nouveau sur Appliquer après avoir pris connaissance que les flux de travail en cours seront terminés afin d’appliquer le nouveau modèle de flux de travail.
Les documents sont alors envoyés à la première étape du flux de travail nouvellement appliqué. Les personnes assignées de l’étape actuelle recevront une notification par e-mail.
Revenez à l’onglet Documents si vous souhaitez voir les documents auxquels la modification a été appliquée.
Remarque : le flux de travail actuel d’un document est répertorié dans la colonne « Flux de travail affecté ». Utilisez les paramètres du tableau pour afficher cette colonne, selon vos besoins.
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