Créer un lot d’appel d’offres avec une expérience améliorée de la gestion des appels d’offres

L’expérience améliorée de gestion des appels d’offres pour la création d’un dossier d’appel d’offres est conçue pour rationaliser votre flux de travail. Il se concentre sur la simplification de la création du dossier d’appel d’offres, qui est un ensemble complet de documents (y compris les plans, le cahier des charges et le périmètre des travaux). Ce lot fournit toutes les informations dont les sous-traitants potentiels ont besoin pour préparer une proposition précise et concurrentielle.

• Autorisations utilisateur requises dans l’outil Appels d’offres du projet.

• Informations complémentaires :

  • Le projet n’a pas besoin d’être à l’étape d’appel d’offres pour créer un dossier d’appel d’offres.

  • Des autorisations de niveau « Admin » sont requises pour être assigné en tant que contact principal d’appel d’offres.

• Mise à jour vers la nouvelle expérience de gestion des enchères

1. Accédez à l’outil Appels d’offres du projet.

2. Cliquez sur + Créer un lot d’appel d’offres.

3. Saisissez les informations suivantes :

   • Informations Afficher/Masquer les détails

     • Nom* : Saisissez un nom pour votre dossier d’appel d’offres. Ce nom apparaît sur la page de liste de l’outil Appels d’offres et dans l’e-mail d’invitation envoyé aux candidats.

     • Numéro : Entrez un numéro pour votre lot d’appel d'offres. Si vous avez des dossiers d’appel d’offres existants, ce champ se remplit automatiquement avec le numéro séquentiel suivant.

     • Statut : sélectionnez l’une des options suivantes dans le menu déroulant :

       • Sélectionnez « Ouvert » si le lot d’appel d’offres est toujours en cours.

       • Sélectionnez « Fermé » si l’appel d’offres a été attribué et fermé.

         • Une fois qu’un appel d’offres est « fermé », les candidats ne peuvent pas voir les informations de l’appel d’offres.

     • Personne-ressource principale pour l’appel d’offres* : Choisissez un contact principal à afficher comme expéditeur de l’invitation à un appel d’offres.

       • Le contact d’appel d’offres principal reçoit tous les e-mails d’appel d’offres et apparaît en tant que contact principal à la place de l’lot créateur bd.

     • Notifications de soumission d’appel d’offres : Ajoutez des membres à cette liste pour les avertir lorsque des appels d’offres sont soumis.

       • Les utilisateurs disposant d’autorisations « Lecture seule » ou « Standard » recevront un accès au dossier d’appel d’offres lorsqu’ils seront ajoutés au champ Notifications de soumission d’appel d’offres.

   • Dates de l’événement Afficher/Masquer les détails

     • Date d’échéance de l’appel d’offres* : Définissez la date et l’heure auxquelles cet appel d’offres sera dû. Si l’appel d’offres est prolongé, modifiez immédiatement la date afin que les candidats puissent saisir les montants.

       • Cochez la À déterminer case à cocher si la date d’échéance de l’appel d’offres est indéterminée.

     • Date limite de DDR : définissez une date d’échéance de DDR.

     • Date d’attribution prévue : Fixez une date d’attribution prévue.

     • Date de la réunion préalable à l'offre : Fixez une date de réunion préalable à l’offre.

       • Adresse : Saisissez l’adresse de la réunion préalable à l’offre.

       • Lien vers la réunion en ligne : Entrez le lien de la réunion en ligne s’il est disponible.

       • Remarques : Saisissez les notes de réunion préalables à l’offre.

     • Date de visite d’inspection du site : définissez la date de visite d’inspection.

       • Remarques : Saisissez toute information pertinente sur la visite d’inspection.

   • Invitation à répondre à un appel d'offres Afficher/Masquer les détails

     • Description du projet* : Saisissez la description qui apparaîtra dans l’e-mail d’invitation envoyé aux candidats invités.

     • Directives pour répondre à un appel d’offres* : saisissez les directives d’appel d’offres et un lien vers la page d’assistance aux appels d’offres de Procore pour que les candidats puissent trouver rapidement des conseils pour télécharger des documents.

       • Définissez un par défaut pour les champs Description du projet et Directives Appel d’offres dans l’outil administrateur Procore afin qu’ils se remplissent automatiquement chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration pour répondre à un appel d'offres de l'entreprise par défaut.

   • Paramètres générauxAfficher/Masquer les détails

     • Date d’échéance flexible de l’appel d’offres : Cochez la case pour accepter les soumissions d’appel d’offres après la date d’échéance.

       • Vous pouvez également activer les soumissions tardives pour tous les lots d’appel d’offres de projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Appels d’offres pour plus d’informations.

       • Documents d’appel d’offres : cochez la case pour inclure les documents en tant que fichiers téléchargeables dans le invitation à soumettre une offre e-mail.

         • Vous pouvez également inclure des documents sous forme de fichiers téléchargeables pour tous les lots d’appel d’offres du projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Appels d’offres pour plus d’informations.

       • E-mails de rappel d’appel d’offres : saisissez le nombre de jours avant la date d’échéance de l’appel d’offres pour commencer à envoyer des e-mails de rappel.

         • Ce paramètre configure également la fréquence des e-mails de rappel d’accord de confidentialité.

         • Vous pouvez également activer les e-mails de rappel d’appel d’offres et de rappel d’Accord de confidentialité pour tous les lots d’appel d’offres du projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Appels d’offres pour plus d’informations.

       • Appels d’offres hors ligne : L’activation de ce paramètre bloque toutes les méthodes d’appel d’offres. Les candidats ne pourront pas répondre aux e-mails d’invitation à soumettre un appel d’offres ni soumettre des offres à partir des outils Salle de planification et Tableau des appels d’offres dans Procore.

       • Message de confirmation de soumission de l'appel d'offres: saisissez le message qui sera envoyé aux candidats une fois qu’ils auront soumis leur offre.

         • Définissez un par défaut pour ce champ dans l'outil d'administrateur Procore afin qu’il se remplisse automatiquement chaque fois que vous créez un dossier d'appel d'offres. Voir Définir la configuration pour répondre à un appel d'offres par défaut de l'entreprise.

       • Formulaire d’appel d’offres : verrouillage des unités et des quantités: définissez le comportement par défaut du formulaire d’appel d’offres pour les postes d’unités et de quantités. Lorsqu’ils sont verrouillés, les candidats ne peuvent pas modifier la quantité ou l’unité de mesure de tous les postes du formulaire d’appel d’offres.

         • Enchère de base : Sélectionnez Verrouiller une quantité et/ou Verrouiller l’unité de mesure.

         • Alternatives : Sélectionnez Verrouiller une quantité et/ou Verrouiller l’unité de mesure.

   • Paramètres de confidentialité et de visibilitéAfficher/Masquer les détails

     • Appel d’offres à l’aveugle : Cochez la case pour activer l’appel d’offres à l’aveugle. L’appel d’offres à l’aveugle masque toutes les offres jusqu’à ce que la date d’échéance de l’appel d’offres soit dépassée. Voir Qu’est-ce qu’un appel d’offres à l’aveugle ?

       • Une fois activé, vous avez la possibilité de sélectionner un gestionnaire.

         • L’affectation d’un gestionnaire contournera la date d’échéance de l’appel d’offres et permettra au gestionnaire de révéler les offres à tout moment.

       • Détails de l’ouverture de l’appel d’offres public :

         • Date de l’événement : Entrez la date d’ouverture de l’appel d’offres public.

         • Lien vers la réunion en ligne : Entrez le lien de la réunion en ligne s’il est disponible.

         • Adresse : Entrez l’adresse si disponible.

       • Vous pouvez également activer l’appel d’offres à l’aveugle pour tous les lots d’appel d’offres du projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Appels d’offres pour plus d’informations.

       • Accord de confidentialité (Accord de confidentialité) : cochez la case pour exiger un Accord de confidentialité. Les candidats devront signer un accord de confidentialité pour voir le nom et les détails du projet. Pour plus d’informations, consultez la FAQ sur les Accords de confidentialité (Accords de confidentialité).

         • Une fois cette option activée, vous avez la possibilité de sélectionner la case Afficher le nom du projet avant la signature de l’accord de confidentialité .

           • Cela permet aux candidats de voir le nom du projet avant de signer l’accord de confidentialité. Tous les autres détails du projet seront masqués.

         • Cliquez sur Charger un fichier pour charger votre fichier NDA. Un seul fichier peut être ajouté à cette section.

       • Découverte publique : Cochez la case pour activer la détection publique.

         • Une fois activé, votre dossier d’appel d’offres sera répertorié sur le Réseau de construction de Procore, ce qui le rendra consultable par des milliers de fournisseurs externes. Pour plus d’informations, consultez Activer la découverte publique .

         • Détails du projet du réseau de construction de Procore : remplissez les champs ci-dessous pour aider les sous-traitants à trouver votre projet sur le réseau.

           • Métiers et services

           • Classifications d’entreprise

           • Type de financement

           • Cochez la case Lieu Visibilité pour les projets NDA afin de permettre à la ville et au département d’apparaître dans les résultats de recherche publics pour les projets NDA. L’adresse complète ne sera pas affichée.

Joindre les documents d’appel d’offres

1. Sur la page Joindre des fichiers, ajoutez des fichiers à partir des outils suivants si nécessaire.

   • Plans

   • Documents

   • Spécifications

   • Disponibilité régionale

     L’outil de gestion de documents est disponible dans certains pays. Il n’est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre point de contact Procore.

     • Gestion des documents

2. Cliquez sur Joindre.

• Créez un formulaire d’appel d’offres avant de pouvoir ajouter des candidats. Voir Créer un formulaire d’appel d’offres et Ajouter des candidats à un formulaire d’appel d’offres.